In AdminPulse kies je zelf op welke datum een factuurvoorstel genummerd wordt. Dat kan direct of op een specifieke datum — afzonderlijk of in bulk.
Dit artikel legt uit hoe je een specifieke datum instelt, wat er gebeurt bij het selecteren van een bepaalde datum en welke regels van toepassing zijn.
Waarom een specifieke factuurdatum kiezen?
Een specifieke factuurdatum is handig in situaties zoals:
- Je wilt de laatste dag van de gefactureerde periode gebruiken als factuurdatum.
- Je factureert op een vast moment, bijvoorbeeld aan het begin van de maand.
- Je wilt facturen een nummer geven in het vorige boekjaar.
- Je wilt de timing van je facturatie beter afstemmen op je rapportages.
Hoe stel je een factuurdatum in?
Je kunt op twee manieren een specifieke factuurdatum instellen: per voorstel of via een globale actie.
Factuurdatum instellen met een globale actie
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- Selecteer de gewenste voorstellen via het selectievakje aan het begin van de rij of bovenaan de tabel (
)
- Klik op Globale acties en kies Factuur nummeren.
- In het pop-upvenster dat verschijnt:
- Kies de gewenste factuurdatum (en eventueel het vorige boekjaar).
- Gebruik de schuifknoppen om aan te geven of de facturen ook direct verzonden moeten worden (indien de datum vandaag is), en of facturen met een bedrag van 0 meegenomen worden.
- Onderaan toont het systeem extra informatie over de status en geldigheid van de gekozen datum voor de geselecteerde voorstellen.
Factuurdatum instellen per individueel factuurvoorstel
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- In de overzichtstabel klik je op het potloodicoon in de kolom Gewenste factuurdatum bij het voorstel waarvan je de datum wilt wijzigen.
- Selecteer een factuurdatum of pas de bestaande datum aan.
Wat gebeurt er na het instellen van een gewenste factuurdatum?
Zodra je een factuurdatum instelt en deze geldig is, werkt het systeem automatisch alle bijhorende gegevens bij — zoals factuurnummering, vervaldatum en rapportageperiode. Afhankelijk van de gekozen datum voert AdminPulse de volgende acties uit:
-
Bij een datum van vandaag of in het verleden:
- De factuur wordt direct genummerd.
- Het systeem genereert de PDF en XML en bereidt de verzending voor.
-
Bij een toekomstige datum:
- De factuur wordt pas op die datum automatisch genummerd.
Daarnaast bepaalt de gekozen datum ook automatisch:
- De vervaldatum volgens de ingestelde betalingstermijn
- In welke periode de factuur wordt opgenomen in de rapportages
👉 Let op: facturen kunnen pas genummerd worden als er geen andere facturen meer in verwerking zijn binnen hetzelfde boekjaar.
Regels en beperkingen voor factuurdatums
Bij het instellen van een gewenste datum controleert AdminPulse automatisch of deze voldoet aan de onderstaande regels.
- De gekozen factuurdatum moet altijd liggen binnen het huidige of vorige boekjaar. Binnen elk boekjaar bewaart AdminPulse automatisch de chronologische nummering van facturen.
- Voor facturen in het huidige boekjaar geldt dat de datum niet vóór vandaag mag liggen, en dat deze minimaal gelijk moet zijn aan de datum van de laatst genummerde factuur.
- Voor facturen in het vorige boekjaar mag je elke datum binnen dat boekjaar kiezen, zolang deze niet vóór de laatst genummerde factuur in dat jaar ligt.
💡Tip: Kies je een datum in het vorige boekjaar? Dan wordt de factuur automatisch in de juiste administratie en rapportages opgenomen.
Factuurdatum voor creditnota’s
Creditnota’s volgen dezelfde datum- en validatieregels als gewone facturen. AdminPulse bewaakt dus ook hier de chronologische volgorde binnen het boekjaar.
Net als bij facturen geldt: een creditnota kan pas genummerd worden als er geen andere facturen in verwerking zijn binnen dat jaar.
De gekozen datum bepaalt bovendien automatisch de vervaldatum van de creditnota, die overeenkomt met de factuurdatum.
Goed om te lezen
- Wil je meer weten over factuurvoorstellen en de beschikbare globale acties? Lees dan: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden