In AdminPulse kun je bijlagen toevoegen aan facturatie-e-mails. Handig wanneer je bijvoorbeeld factuurvoorwaarden, algemene voorwaarden of extra documentatie wilt meesturen met je factuur naar de klant. Er zijn drie manieren om dat te doen:
- Via een e-mailsjabloon: de bijlage wordt automatisch meegestuurd met elke factuurmail.
- Ad-hoc: je voegt een bijlage toe wanneer je een specifieke factuur verstuurt.
- Via het factuurvoorstel: de bijlage blijft gekoppeld aan het voorstel en wordt automatisch verzonden samen met de factuur.
👉 Belangrijk om te weten:
- Elke bijlage mag maximaal 50 MB zijn, met een totale limiet van 200 MB per e-mail.
- Ondersteunde bestandsformaten zijn: PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), RTF en platte tekstbestanden (.txt).
💡 Tip: Verstuur je vaak dezelfde documenten? Voeg ze dan toe aan het e-mailsjabloon zodat ze automatisch bij elke factuur worden meegestuurd.
Bijlage automatisch meesturen via het e-mailsjabloon voor facturen
Wil je dat een bepaald document altijd wordt meegestuurd met al je facturen? Voeg het bestand dan toe aan het e-mailsjabloon dat gebruikt wordt voor facturen.
- Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
- Klik op het potloodicoon bij het e-mailsjabloon voor facturen. Dit heeft standaard de naam "Factuur verzenden".
- Klik op de knop + Bijlage toevoegen en selecteer het bestand dat je wilt meesturen.
💡 Werk je met meerdere talen? Voeg de bijlage dan afzonderlijk toe aan elk talige sjabloon, zodat elke klant het document in de juiste taal ontvangt.
Ad-hoc bijlage toevoegen aan een specifieke factuur
Wil je eenmalig een document meesturen met een factuur? Voeg dan de bijlage toe op het moment dat je de factuur verstuurt.
- Ga naar Facturatie > Facturen.
- Zoek de factuur of creditnota in de tabel en klik op het uitklapmenu aan het einde van de rij (
).
- Kies E-mail factuur.
- In het e-mailvenster kun je het document naar het uploadveld slepen of klikken op bladeren om een bestand van je computer te kiezen.
Bijlage koppelen aan een factuurvoorstel
Je kunt ook vóór het versturen al een bijlage koppelen aan een factuur via het voorstel. Zodra je de definitieve factuur verzendt, wordt de bijlage automatisch aan de e-mail toegevoegd.
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- Klik op een voorstellregel om het voorstel te openen.
- Klik op + Bijlage toevoegen en kies een bestand op je computer.
Goed om te lezen
- Wil je meer weten over hoe je werkt met e-mailsjablonen? Bekijk dan het artikel E-mailsjablonen