Te factureren registraties
Om prestaties te factureren, moet je van de registraties eerst een factuurvoorstel van maken. Deze registraties kan je zien bij Open registraties.
Een factuurvoorstel maken van de registratie kan met de knop Maak factuurvoorstel
Deze acties kunnen ook uitgevoerd worden vanaf de pagina Registratie > Overzicht.
Factuurvoorstellen
Dit is de pagina waarin je je facturen en creditnota's maakt. Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
Wijzig een factuurvoorstel
Klik op een factuurvoorstel om de verschillende factuurregels te zien. Klik op een bepaalde factuurregel om de registraties te zien die verrekend zijn in deze factuurregel. Elk factuurvoorstel kan handmatig naar wens aangepast worden alvorens de factuur te maken en deze naar de klant te sturen.
Klik op "Voeg registratie toe" om handmatig een registratie toe te voegen aan een factuurregel.
Als een veld bewerkbaar is, kan je erop klikken en een nieuwe waarde ingeven. Gewijzigde velden zijn oranje.
Wil je een waarde resetten? Klik op de knop "Reset naar de geregistreerde waarden".
Klik op "Voeg factuurregel toe" om handmatig een extra factuurregel toe te voegen aan de factuur.
Een korting toevoegen kan hier ook. Meer over kortingen vind je hier.
Je kan ook (extra) bijlagen meesturen met individuele facturen. Je kan die bijlagen al toevoegen bij het factuurvoorstel. Lees hier hoe je vlot één of meerder bijlages toevoegt.
Om het btw-transactietype van een factuur te wijzigen, klik je op onderstaande knop.
LET OP! Is het transactietype voor deze relatie steeds verschillend, dan wijzig je dit het beste op het niveau van de relatie zelf.
Als je een bepaalde registratie toch niet wil factureren, kan je ze terugzetten naar "Niet te factureren".
Als je een factuur, een enkele factuurregel of een bepaalde registratie wil uitstellen, kan je ze weer op "Te factureren" zetten.
De volgorde van de factuurregels kan je wijzigen met de pijltjes.
Zie je een waarschuwingssymbool bij een factuur dan betekent dit belangrijke informatie om te kunnen factureren ontbreekt. Je kan deze aanvullen in het relatiedossier. Klik op de waarschuwing om deze te openen.
Factuurvoorstel (PDF) bekijken
Als het factuurvoorstel naar wens is, kan je de factuur bekijken zoals ze zal verzonden worden.
Factuurvoorstel controleren (optioneel)
Controleren
- registraties toevoegen
- factuuregels toevoegen
- transactietype aanpassen
- tarieven of aantallen aanpassen
Welke acties zijn wel nog mogelijk bij een gecontroleerde factuur:
- gewenste factuurdatum invullen
- factuurvoorstel nummeren
- terugzetten in te factureren
- voor een vrije factuur: de factuur verwijderen
Vrijgeven
Wil je toch nog een wijziging doorvoeren of een registratie toevoegen aan een gecontroleerde factuur, dan zal je deze eerst moeten ontgrendelen. Dit doe je door opnieuw op het slotje te klikken. Daarna is het factuurvoorstel vrijgegeven.
Factuurvoorstel nummeren (en versturen)
Om de factuur aan te maken, klik je op Nummer factuur. De factuur wordt dan aangemaakt maar niet verzonden.
Om de factuur aan te maken en onmiddellijk te verzenden volgens de instellingen in het relatiedossier, klik je op Nummer en verstuur factuur. Als deze gegevens nog niet in het relatiedossier staan, zal deze knop niet beschikbaar zijn.
Facturen
Dit is een overzicht van alle facturen en creditnota's die je al gemaakt hebt. Je kan alle details zien door een factuur te klikken. Bovenaan in het scherm wordt een samenvatting getoond.
Via deze filters krijg je snel een overzicht van de volgende facturen:
Met fouten: Facturen die nog een fout in AdminPulse geven (bvb nr. boekhouding is niet ingevuld). Opgelet: dit heeft geen betrekking op eventuele foutmeldingen die gegeven worden door een boekhoudpakket, dit zijn enkel de fouten in AdminPulse zelf.
Onbetaalde facturen: indien je gebruik maakt van de betalingsopvolging in AdminPulse krijg je zo de nog onbetaalde facturen
Vervallen <30 dagen: onbetaalde facturen die nog minder als een maand over de vervaldatum zijn
Vervallen > 30 dagen: onbetaalde facturen die al meer dan een maand over de vervaldatum zijn
Niet-verzonden facturen: facturen die nog niet werden verzonden (hetzij via e-mail of via Peppol)
Niet-geëxporteerde facturen: facturen die nog niet werden geëxporteerd
Niet-afgeleverde facturen: facturen die wel al verzonden werden maar die niet afgeleverd konden worden
Via de knop kolommen aanpassen kan je zelf bepalen welke gegevens je wilt zien.
Actieknoppen achter de facturen
 |
Voeg een betaling toe voor deze factuur. Meer uitleg over betalingen vind je hier. |
 |
Verzend de factuur volgens de instellingen. |
 |
Aan wie werd de factuur reeds verzonden? |
 |
Open de PDF om deze te controleren of printen. |
| Het menu "Meer acties" toont meerdere opties om de factuur te hanteren. |
De verschillende opties zijn:
| Download de factuur (.xml en .pdf) als een .zip file. | |
| Verzend de factuur per e-mail. Je kan zelf de geadresseerde(n) kiezen. | |
| Verzend de factuur per e-mail. Je kan zelf de geadresseerde(n) kiezen. | |
| Geef de factuur de status Verzonden. | |
| Voeg een bijlage toe aan deze factuur. | |
| Bekijk de mails die reeds verzonden zijn. | |
| Zo ga je naar het registratie-overzicht waarop de registraties die aan deze factuur hangen, gefilterd zullen staan | |
| Zo exporteer je de registraties die aan deze factuur hangen, naar excel | |
| Raadpleeg de geschiedenis van de factuur. | |
| Kopiëer deze factuur en maak een nieuw factuurvoorstel. | |
| Maak een creditnota van deze factuur. Dit opent het voorstel voor deze creditnota die dezelfde lijnen bevat. | |
| Wijzig de genummerde factuur. Let op: het oorspronkelijke factuurnummer wordt niet gewijzigd. Als de oorspronkelijke factuur reeds verzonden was, blijft de status van de gewijzigde factuur op "Verzonden". |
Actieknoppen om verschillende facturen tegelijkertijd te behandelen
Vink de vakjes aan die voor de facturen staan om ze te selecteren. De actieknoppen bovenin de balk worden actief:
 |
Exporteer de geselecteerde facturen. Zonder selectie worden alle facturen geselecteerd die nog niet geëxporteerd werden. |
 |
Downloaden als .xml en.pdf bestanden (in .zip bestand). |
 |
Open in samengevoegde PDF. |
 |
Als aparte PDF-bestanden openen. |
Globale acties
Wens je een bepaalde globale actie op een aantal facturen uit te voeren, selecteer dan desbetreffende facturen en klik op de gewenste actie. (bijv. alle facturen globaal afdrukken).
Selecteer facturen > Globale acties > Open in samengevoegde PDF
E-mail status
Je kan eenvoudig de status van een e-mail bekijken in het factuur overzicht.
Meer informatie kan je hier terugvinden.
Nuttige links