In het scherm Facturen (Facturatie > Facturen) beheer je alle genummerde facturen en creditnota's. Je volgt er de betalings-, verzend- en exportstatus.
In dit artikel lees je hoe je facturen en creditnota's zoekt, details bekijkt, kolommen aanpast en acties uitvoert op één of meerdere documenten.
💡 Leestip: in drie schermen van registraties tot factuur
-
Te factureren – In Open registraties zie je een overzicht van alle geregistreerde uren en kosten.
⏮️ Overzicht: Open registraties raadplegen en aan factuurvoorstellen toevoegen -
Voorbereiden en controleren – In Factuurvoorstellen stel je de facturen samen: je past factuurregels aan, controleert bedragen en nummert zodra alles klopt.
⏮️ Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden -
Afronden – In Facturen beheer je de genummerde facturen en creditnota's: je volgt verzendstatussen en betalingen op, voert acties uit en houdt overzicht.
👉 Je bent nu hier.
Financieel overzicht bovenaan het Facturen-scherm
Bovenaan het Facturen-scherm zie je zes belangrijke cijfers. De eerste drie bedragen worden aangepast aan de ingestelde filters. De andere cijfers verwijzen naar eerdere stappen in het facturatieproces of naar facturen die nog worden verwerkt.
- Totaal excl.: het totaalbedrag zonder btw van de facturen en creditnota's die aan de ingestelde filters voldoen.
- Totaal bedrag: het totaalbedrag met btw van de facturen en creditnota's die aan de ingestelde filters voldoen.
- Betaald: het ontvangen bedrag voor de facturen en creditnota's die aan de ingestelde filters voldoen.
- Te factureren registraties: de waarde van registraties die nog moeten worden omgezet in een factuur. Klik op het bedrag om naar het scherm Open registraties te gaan.
- Factuurvoorstellen: de totale waarde van voorstellen die nog niet zijn genummerd. Klik op het bedrag om naar het scherm Factuurvoorstellen te gaan.
- Aantal facturen in verwerking: het aantal voorstellen dat op dat moment wordt genummerd. Dit getal wordt niet beïnvloed door de filters. AdminPulse werkt het automatisch om de paar seconden bij totdat de verwerking is afgerond.
Zoeken en filteren in het Facturen-scherm
Gebruik de filters bovenaan het Facturen-scherm om snel facturen en creditnota's terug te vinden of een selectie te maken voor een verdere actie.
Standaardfilters in het Facturen-scherm
- Zoek facturen: zoek op nummer, klantnaam, betalingskenmerk, enz.
- Type: kies Alle, Factuur of Creditnota.
- Factuurtype: filter op een factuurtype, zoals Abonnement, Voorschot, Urenbasis of Vrij.
- Factuurdatum: filter op de factuurdatum. Gebruik een datumbereik of een snelle keuze, zoals deze maand, vorig kwartaal of dit jaar.
- Vervaldatum: toon alleen facturen met een vervaldatum binnen het gekozen datumbereik.
- Betaalstatus: toon alle, alleen betaalde of alleen onbetaalde facturen. Dit werkt alleen als je betalingsopvolging gebruikt in AdminPulse.
-
Foutenstatus: toon facturen met of zonder fouten. Het gaat om fouten die AdminPulse zelf detecteert, zoals een ontbrekende grootboekrekening.
👉 Let op: dit filter heeft geen betrekking op foutmeldingen vanuit je boekhoudpakket. - Verzendmethode facturen (relatie): filter op de ingestelde verzendmethode van de relatie, zoals e-mail of post.
- Status: filter op de status van de e-mailverzending, export of Peppol-verzending.
- Eigen bedrijven: toon facturen van een specifiek eigen bedrijf.
- Facturatieschema's: toon alleen facturen met of zonder facturatieschema, of facturen op basis van een specifiek type schema.
Snelle filterknoppen in het Facturen-scherm
Onder de filters vind je enkele snelkoppelingen. Ze passen automatisch de juiste filters toe en tonen de bijbehorende totalen bovenaan.
- Alle facturen: de standaardweergave zonder actieve filters.
- Onbetaalde facturen: toon openstaande bedragen als je betalingsopvolging gebruikt in AdminPulse.
- Vervallen <30 dgn: toon onbetaalde facturen waarvan de vervaldatum minder dan 30 dagen geleden is verstreken.
- Vervallen >30 dgn: toon onbetaalde facturen waarvan de vervaldatum meer dan 30 dagen geleden is verstreken.
- Niet-verzonden facturen: toon facturen die nog niet via e-mail of Peppol zijn verzonden.
- Niet-geëxporteerde facturen: toon facturen die nog niet naar je boekhoudpakket zijn geëxporteerd.
- Niet-afgeleverde facturen: toon facturen waarvan de aflevering via e-mail of Peppol is mislukt.
Geavanceerde filters in het Facturen-scherm
Wil je specifieker zoeken? Klik op Geavanceerde filters om extra filteropties te tonen. Klik op Verberg filters om ze weer te verbergen.
Dit zijn de beschikbare geavanceerde filters:
- Zoeken: zoek een specifieke relatie.
- Type relatie: filter op Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon.
- Rechtsvorm: filter op de juridische vorm van een relatie, zoals bv of stichting.
- Medewerkers: filter op verantwoordelijke medewerker, vervanger, partner, facturatie, senior, enz.
- Relaties met labels / Relaties zonder labels: toon relaties met of zonder specifieke labels.
- Relatiegroepen: filter facturen op relatiegroep.
- Betaalmethode: filter op Handmatig of Automatische incasso.
- Relatie status: filter op Klant, Prospect, Eigen bedrijf of Andere.
- Opdrachtsjabloon: filter op het sjabloon van de gekoppelde opdracht.
- Behandelingsniveau: filter op Standaard, Geel / Beperkt of Rood / Geblokkeerd.
- Creditnota reden: filter op één of meerdere redenen. Kies Zonder reden voor creditnota om creditnota's te tonen waarvoor geen reden is ingevuld.
💡 Combineer meerdere filters om een gerichte selectie te maken voor verdere opvolging of acties.
Filters terugzetten
Klik op Filters terugzetten om alle actieve filters in één keer te wissen.
Werken met facturen en creditnota's in de overzichtstabel
Onderaan het Facturen-scherm zie je een overzichtstabel met alle facturen en creditnota's die aan de ingestelde filters voldoen. Je kunt de tabel aanpassen, op kolomniveau filteren en acties uitvoeren op één of meerdere documenten.
De overzichtstabel aanpassen en gebruiken
De overzichtstabel toont één regel per factuur of creditnota en bevat kolommen zoals Klant, Datum, Vervaldatum, Bedragen en Status. Je kunt de weergave aanpassen en op bepaalde kolommen filteren.
- Kolommen aanpassen: klik rechts boven de tabel op Kolommen aanpassen en kies welke kolommen je wilt tonen. Beschikbare kolommen zijn onder meer F/C, Opdracht, Eigen bedrijf, Klantcode, Nr. boekhouding, Vervaldatum, Oorspronkelijk bedrag, Aangepast bedrag, Bedrag excl. BTW, Te betalen, Betaald, Saldo, Factuurtype, Peppol en Status.
-
Trechtericoon: bij sommige kolomtitels staat een trechtericoon waarmee je een extra filter kunt instellen. Als het icoon rood is, is er een filter actief.
- Exporteren naar Excel: exporteer het huidige, gefilterde factuuroverzicht naar een Excel-bestand.
Klik op een regel in de overzichtstabel om de factuurregels en onderliggende registraties te bekijken. Je ziet er onder meer het aantal, de prijs, het subtotaal en de btw.
Bij een creditnota zie je in de details ook het veld Creditnota reden als er een reden is ingevuld. Is er geen reden gekozen, dan verschijnt het veld niet. Meer informatie vind je in Creditnotaredenen instellen en gebruiken.
Een vrij factuur- of creditnotavoorstel aanmaken
Wil je handmatig een factuur- of creditnotavoorstel starten? Gebruik dan de knoppen rechts bovenaan het scherm.
- + Nieuw vrij factuurvoorstel: maak een nieuw factuurvoorstel zonder registraties of automatisch facturatieschema.
- + Nieuwe vrije creditnota: maak een nieuw creditnotavoorstel.
Je werkt het voorstel daarna verder af in het scherm Factuurvoorstellen.
Globale acties uitvoeren op meerdere facturen of creditnota's
Zo voer je dezelfde actie uit op meerdere facturen of creditnota's:
- Selecteer de gewenste facturen of creditnota's via de selectievakjes (
) aan het begin van de regel of bovenaan de overzichtstabel.
- Klik rechts boven de tabel op Globale acties en kies een actie.
Beschikbare globale acties
- Exporteer geselecteerde facturen / Exporteer alle niet-geëxporteerde facturen: exporteer de geselecteerde facturen en creditnota's naar je boekhouding. Zonder selectie worden alle facturen en creditnota's meegenomen die nog niet eerder zijn geëxporteerd.
- Download als ZIP-bestand (PDF en UBL): download de geselecteerde facturen als PDF en UBL in één ZIP-bestand.
- Open in samengevoegde PDF: open alle geselecteerde facturen in één PDF-bestand. Zo kun je ze samen bekijken of afdrukken.
- Open als aparte PDF-bestanden: open elke geselecteerde factuur of creditnota in een afzonderlijk tabblad.
- Verzenden via e-mail: verzend de geselecteerde facturen via e-mail.
- Verzenden via Peppol: verzend de geselecteerde facturen via Peppol.
- Verzenden via verzendmethode: verzend de geselecteerde facturen via de verzendmethode die voor de klant is ingesteld.
- Markeren als verzonden: wijzig de status van de geselecteerde facturen naar 'verzonden'. Gebruik deze actie als je de facturen buiten AdminPulse hebt verzonden.
- Markeren als geëxporteerd: geef handmatig aan dat de geselecteerde facturen al naar je boekhouding zijn geëxporteerd.
- Markeren als betaald: wijzig de betaalstatus naar 'betaald'. Deze actie is alleen beschikbaar als betalingsopvolging actief is.
- Exportstatus leegmaken: verwijder de exportstatus zodat de geselecteerde facturen opnieuw naar je boekhouding kunnen worden geëxporteerd.
👉 Voor sommige globale acties heb je specifieke rechten nodig. Zie je een actie niet, dan heb je er mogelijk geen toegang toe. Vraag je AdminPulse-beheerder om meer informatie.
Acties uitvoeren op één factuur of creditnota
Aan het einde van elke regel vind je de meest gebruikte acties. Extra acties staan in het uitklapmenu ().
Rechtstreeks zichtbare acties
- Betaling toevoegen: voeg een betaling toe aan de factuur. Lees hoe je een betaling aan een factuur toevoegt.
-
Verzenden / Verzendstatus: verzend de factuur of creditnota via de verzendmethode die voor de klant is ingesteld.
Na het verzenden verandert deze actieknop. Klik erop om de verzendinformatie te bekijken.Lees ook hoe je verzonden e-mails opvolgt.
- Open PDF: open de PDF in een nieuw tabblad om de factuur of creditnota te controleren of af te drukken.
- Download: download de PDF en XML in één ZIP-bestand.
Extra acties via het uitklapmenu
Klik op het driehoekje aan het einde van de regel om extra acties te tonen:
- Download detail: download een detail van de factuur. Je kunt ervoor kiezen om ook niet-factureerbare registraties te tonen.
- E-mail factuur: verzend de factuur via e-mail en kies zelf de ontvangers.
- Verstuur aanmaning: verzend een herinnering via e-mail naar de klant.
- Relatie opzoeken op het Peppol-netwerk: zoek de ontvanger op het Peppol-netwerk om elektronische verzending mogelijk te maken.
- Verzenden via Peppol: verzend de factuur elektronisch via het Peppol-netwerk.
- Markeren als verzonden: wijzig de verzendstatus handmatig naar 'verzonden'.
- Markeren als geëxporteerd: geef de factuur of creditnota de status 'geëxporteerd'.
- Bijlage toevoegen: voeg één of meerdere bestanden als bijlage toe.
- Verzonden e-mails: bekijk de verzonden e-mails met het tijdstip, de ontvanger en de status.
- Gebeurtenissen: bekijk wie welke actie op de factuur of creditnota heeft uitgevoerd en wanneer.
- Registratieoverzicht openen: open het scherm Registratieoverzicht met de gekoppelde registraties.
- Registraties exporteren: exporteer de gekoppelde registraties naar een Excel-bestand.
- Facturatiegeschiedenis: bekijk eerdere factuurbedragen, facturatieschema's en andere historische informatie.
- Kopieer factuur: maak op basis van de factuur een nieuw voorstel met dezelfde inhoud.
- Maak creditnota: maak een creditnota op basis van de regels van de factuur. AdminPulse plaatst de creditnota automatisch bij de factuurvoorstellen.
-
Bewerken: open de genummerde factuur om deze aan te passen.
👉 Let op: het oorspronkelijke factuurnummer blijft behouden. Als de factuur al is verzonden, blijft ook de verzendstatus behouden. - Ontnummeren: verwijder het factuurnummer. Dit kan alleen bij de laatst genummerde factuur.
💡 Goed om te lezen
Deze artikelen helpen je verder bij het gebruik van facturatie in AdminPulse: