Overzicht: Beheren en opvolgen van facturen en creditnota's in het Facturen-scherm

In het scherm Facturen (Facturatie > Facturen) krijg je een duidelijk overzicht van alle genummerde facturen en creditnota's. Je ziet de betalingsstatus, verzendstatus (e-mail of Peppol) en of ze geëxporteerd zijn. Je kunt filteren, facturen openen of downloaden, en (globale) acties uitvoeren zoals verzenden, exporteren of markeren als betaald.

In dit artikel lees je hoe je het scherm efficiënt gebruikt: van het instellen van filters tot het aanpassen van kolommen en het uitvoeren van acties op één of meerdere facturen of creditnota's tegelijk.

💡 Leestip: In drie schermen van registraties tot factuur:

1. Te factureren – In Open registraties zie je een overzicht van alle geregistreerde prestaties en kosten.
   ⏭️ Overzicht: Open registraties raadplegen en aan factuurvoorstellen toevoegen
2. Voorbereiden en controleren – In Factuurvoorstellen stel je de facturen samen: je past regels aan, controleert bedragen en nummert zodra alles klopt.
   ⏭️ Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden
3. Afronden – In Facturen beheer je de genummerde facturen en creditnota's: je volgt verzendstatussen en betalingen op, voert acties uit en behoudt overzicht.
   👉 Je bent nu hier.

Financieel overzicht bovenaan het Facturen-scherm

Bovenaan het Facturen-scherm zie je zes belangrijke cijfers. Deze geven je een snel beeld van de financiële status van je facturatie. De getoonde waarden zijn afhankelijk van de ingestelde filters.

• Totaal excl.: de som van alle facturen zonder btw.
• Totaal bedrag: de volledige som mét btw.
• Betaald: het bedrag dat al is ontvangen.
• Te factureren registraties: de waarde van registraties die nog moeten worden omgezet naar een factuur. Klik hierop om naar het scherm Open registraties te gaan.
• Factuurvoorstellen: de totale waarde van voorstellen die nog niet genummerd zijn. Klik om naar het scherm Factuurvoorstellen te gaan.
• Aantal facturen in verwerking: (filteronafhankelijk) zodra je een reeks voorstellen laat nummeren in het scherm Factuurvoorstellen, toont dit getal hoeveel voorstellen nog verwerkt worden. Dit getal wordt automatisch om de paar seconden bijgewerkt en loopt terug tot nul.

Zoeken en filteren in het scherm Facturen

Gebruik de filters bovenaan het Facturen-scherm om snel facturen en creditnota's terug te vinden of een selectie te maken voor verdere actie.

Standaardfilters in de facturen

• Zoek facturen: zoek op nummer, klantnaam, betalingskenmerk, enz.
• Type: filter op weergave van alle types, enkel facturen of enkel creditnota's.
• Factuurtype: filter op type facturatie zoals abonnement, voorschot, regie, vrij, enz.
• Factuurdatum: filter op de aanmaakdatum van de factuur. Gebruik een datumbereik (van/tot) of snelle keuzes zoals deze maand, vorig kwartaal, dit jaar, enz.
• Vervaldatum: toon enkel facturen binnen een specifieke vervaldatum (van/tot).
• Betaalstatus: toon alle, alleen betaalde of enkel onbetaalde facturen. Dit werkt alleen indien je de betalingsopvolging gebruikt in AdminPulse.
• Foutenstatus: toon facturen met of zonder fouten. Dit gaat om fouten binnen AdminPulse, zoals een ontbrekende grootboekrekening.
  👉 Let op: dit heeft geen betrekking op foutmeldingen vanuit je boekhoudpakket. Je ziet hier enkel fouten die AdminPulse zelf detecteert.
• Verzendmethode facturen (relatie): filter op ingestelde verzendwijze van de relatie (e-mail, post, enz.)
• Status: filter op factuurstatus met betrekking tot e-mailverzending, export of Peppol-verzending. Te vinden via het dropdownmenu.
• Eigen bedrijven: toon facturen van een specifiek eigen bedrijf.
• Facturatieschema’s: toon alleen facturen met of zonder schema, of gebaseerd op een specifiek schematype.

Snelle filterknoppen in de facturen

Onder het filtervak vind je enkele handige snelkoppelingen. Deze passen automatisch de juiste filters toe en tonen aangepaste totalen bovenaan.

• Alle facturen: de standaardweergave zonder actieve filters.
• Onbetaalde facturen: toon openstaande bedragen bij gebruik van betalingsopvolging.
• Vervallen <30 dagen: onbetaalde facturen die minder dan 30 dagen vervallen zijn.
• Vervallen >30 dagen: facturen die langer dan 30 dagen vervallen zijn.
• Niet-verzonden facturen: facturen die nog niet zijn verstuurd via e-mail of Peppol.
• Niet-geëxporteerde facturen: facturen die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudpakket.
• Niet-afgeleverde facturen: facturen die wel verzonden zijn, maar waarbij de aflevering (via e-mail of Peppol) is mislukt.

Geavanceerde filters in de facturen

Wil je meer gedetailleerd zoeken? Klik dan op 'Geavanceerde filters' om extra filteropties naar voren te halen. Klik op 'Verberg filters' om ze weer te verbergen.

Lijst van de beschikbare geavanceerde filters in het Facturen-scherm:

• Zoek relatie: vind snel de juiste relatie.
• Type relatie: filter op Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon.
• Rechtsvorm: filter op juridische vorm zoals bv, stichting, enz.
• Medewerkers: filter op verantwoordelijke medewerker, vervanger, vennoot, facturatie, senior, enz.
• Relaties met/zonder labels: toon relaties mét of zonder bepaalde labels.
• Relatiegroepen: filter facturen op relatiegroepen.
• Betaalmethode: voeg Handmatig of Automatische incasso toe als extra filter.
• Relatiestatus: filter op Klant, Prospect, Eigen bedrijf of Overig.
• Opdrachtsjabloon: toon alleen facturen met een bepaalde gekoppelde opdracht.

💡 Tip: combineer meerdere filters voor gerichte acties zoals nummering of foutcontrole van specifieke relaties.

Filters terugzetten

Klik op 'Filters terugzetten' om in één keer alle actieve filters leeg te maken.

Werken in het overzicht van de facturen en creditnota's

In het onderste deel van het scherm zie je een overzichtstabel met alle facturen en creditnota's die aan de selectie voldoen. Je kunt deze tabel aanpassen, in kolommen filteren en acties uitvoeren — op één factuur of op meerdere tegelijk.

De overzichtstabel van facturen en creditnota's aanpassen en gebruiken

De overzichtstabel in het Facturen-scherm toont één regel per factuur of creditnota, met kolommen zoals Klant, Datum, Vervaldatum, Bedragen, Status, enz. Je kunt de weergave optimaliseren en filteren op kolomniveau.

• Kolommen aanpassen: klik op 'Kolommen aanpassen' rechts boven de tabel om de zichtbare kolommen te kiezen. Beschikbare kolommen: 'F/C', 'Opdracht', 'Eigen bedrijf', 'Klantcode', 'Nr. boekhouding', 'Vervaldag', 'Oorspronkelijk bedrag', 'Aangepast bedrag', 'Bedrag excl. BTW', 'Te betalen', 'Betaald', 'Saldo', 'Factuurtype', 'Peppol', 'Status'
• Trechtericoon: bij sommige kolomtitels staat een trechtericoon waarmee je extra filters kunt toepassen. Als het icoon rood wordt, is er een filter actief.
• Exporteer naar Excel: exporteer het huidige factuuroverzicht (gefilterd) naar een Excel-bestand.

Door op een regel in de overzichtstabel met facturen en creditnota's te klikken, worden de factuurlijnen getoond en kun je de onderliggende registraties bekijken, met meer details over aantal, tarief, subtotaal, btw, enz.

Nieuwe vrije voorstellen aanmaken

Wil je handmatig een factuur of creditnota starten? Gebruik dan de knoppen rechts bovenaan het scherm.

• + Nieuw vrij factuurvoorstel: creëer een nieuwe factuur vanaf nul.
• + Nieuwe vrije creditnota: maak zelf een creditnota aan.

Zo kun je handmatig een voorstel opbouwen, los van registraties of automatische schema’s.

Globale acties op meerdere facturen of creditnota's

Wil je snel meerdere facturen of creditnota's tegelijkertijd verwerken?

1. Selecteer de gewenste facturen of creditnota's via de selectievakjes ()
2. aan het begin van de regel of bovenaan de overzichtstabel. 
3. Klik op 'Globale acties' rechts boven de tabel en kies een actie.

Beschikbare globale acties voor facturen en creditnota's

• Exporteer alle niet-geëxporteerde facturen: start de export van alle geselecteerde facturen. Zonder selectie worden alle nog niet eerder geëxporteerde facturen meegenomen.
• Download als ZIP-bestand (PDF en UBL): download de geselecteerde facturen als PDF en UBL in één ZIP-bestand.
• Open in samengevoegde PDF: open alle geselecteerde facturen in één gezamenlijk PDF-bestand. Handig om in bulk te bekijken of te printen.
• Open als aparte PDF-bestanden: open elke geselecteerde factuur of creditnota afzonderlijk in een nieuw tabblad. Vooral handig bij kleinere aantallen.
• Facturen verzenden: stuur de geselecteerde facturen via e-mail naar klanten.
• Markeren als verzonden: wijzig de status van de geselecteerde facturen naar 'verzonden'. Handig als je ze buiten AdminPulse verzonden hebt.
• Markeren als geëxporteerd: geef handmatig aan dat de geselecteerde facturen reeds geëxporteerd zijn naar je boekhoudpakket.
• Markeren als betaald: verander de betaalstatus naar 'betaald'. Deze optie is alleen beschikbaar als de module betalingsopvolging geactiveerd is.
• Exportstatus leegmaken: reset de exportstatus zodat deze facturen opnieuw geëxporteerd kunnen worden naar het boekhoudpakket.

👉 Voor sommige globale acties heb je specifieke rechten nodig. Zie je een actie niet? Dan heb je er mogelijk geen toegang toe. Vraag je AdminPulse-beheerder om meer informatie.

Acties op individuele facturen en creditnota's

Aan het einde van elke regel in de overzichtstabel met facturen en creditnota's heb je direct toegang tot meest gebruikte acties. Extra opties vind je in het uitklapmenu ().

Rechtstreeks zichtbare actieknoppen per factuur of creditnota

• Betaling toevoegen: voeg een betaling toe aan de factuur. Meer uitleg vind je hier.
• Verzendstatus: verstuur de factuur/creditnota of controleer aan wie die verzonden is. Zie ook verzonden e-mails opvolgen.
• Open PDF: open de PDF in een nieuw tabblad om te controleren of te printen.
• Download: download de PDF en de XML in een ZIP-bestand.

Meer individuele acties per factuur/creditnota via het rechter uitklapmenu

Klik op het driehoekje aan het einde van de factuur- of creditnota-regel om extra acties uit te voeren:

• Download detail: download een detail van de factuur. Je kunt ook niet-factureerbare registraties tonen.
• E-mail factuur: verstuur de factuur per e-mail, kies zelf de ontvangers.
• Verstuur aanmaning: verzend een herinnering per e-mail naar de klant.
• Relatie opzoeken op het Peppol-netwerk: zoek de ontvanger op binnen het Peppol-netwerk. Hiermee kun je elektronisch verzenden.
• Verzenden via Peppol: verzend de factuur via het Peppol-netwerk.
• Markeren als verzonden: wijzig handmatig de verzendstatus naar 'verzonden'.
• Markeren als geëxporteerd: markeer de factuur of creditnota als geëxporteerd.
• Bijlage toevoegen: voeg één of meerdere bestanden toe aan de factuur.
• Verzonden e-mails: bekijk eerder verzonden berichten, inclusief tijdstempel, geadresseerde en status.
• Gebeurtenissen: bekijk de volledige historiek van acties op de factuur of creditnota.
• Registratieoverzicht openen: open Registratieoverzicht om koppelingen te bekijken.
• Registraties exporteren: exporteer de gekoppelde registraties naar Excel.
• Facturatiegeschiedenis: raadpleeg eerdere factuurbedragen, gebruikte facturatieschema's, enz.
• Kopieer factuur: maak een nieuw voorstel op basis van deze factuur.
• Maak creditnota: genereer een creditnota op basis van deze factuur. Wordt automatisch opgeslagen als voorstel.
• Bewerken: open de genummerde factuur om deze aan te passen.
  👉 Let op: het originele factuurnummer blijft behouden. Als de factuur al verzonden was, blijft ook die status behouden.
• Ontnummeren: verwijder het factuurnummer. Dit is alleen mogelijk als het de laatst genummerde factuur is.

Goed om te lezen

Hieronder vind je aanvullende artikelen die je kunnen helpen bij het gebruik van facturatie in AdminPulse.

• De factuurdatum van een factuurvoorstel kun je aanpassen. Meer informatie: Factuurdatum instellen
• E-mailstatussen die je kunt tegenkomen in AdminPulse en hoe je deze opvolgt: Hoe de verzending van e-mails opvolgen in AdminPulse
• Meer weten over rollen in AdminPulse en wie wat kan? Lees: Medewerkers
• Beginnen met Peppol? Lees hier verder: Peppol en AdminPulse: Aan de slag