Overzicht: Werken met het Relaties-scherm

Het Relaties-scherm is een veelgebruikt overzicht waarin je dossiergegevens kunt opzoeken en beheren. In dit scherm kun je filters toepassen, kolommen aanpassen, en met behulp van 'globale acties' snel acties voor meerdere dossiers tegelijk uitvoeren.

Filteren in je relatieoverzicht

Bovenaan het Relaties-scherm kun je relaties zoeken op basis van bepaalde dossiergegevens, zoals naam, btw-nummer, telefoonnummer etc. Dit is handig om snel specifieke relaties terug te vinden. Je kunt ook enkele standaardfilters toevoegen om meer relevante zoekresultaten te krijgen.

Als de standaardfilters niet volstaan voor jouw zoekopdracht, kun je via de knop 'Meer filters' extra filters instellen. Deze filters blijven zichtbaar en actief in je overzicht.

Overzicht personaliseren

Met de knop 'Kolommen aanpassen' bepaal je zelf welke informatie in de overzichtslijst wordt weergegeven. 

Btw/Ondernemingsnummer weergeven

Als je ervoor kiest om Btw/Ondernemingsnummers toe te voegen, worden de volgende gegevens getoond:

• indien een geldig Btw-nummer ingevuld is: het btw-nummer verschijnt
• indien een Btw-nummer in aanvraag is & het ondernemingsnummer ingevuld is: het ondernemingsnummer wordt getoond
• indien geen Btw-nummer ingevuld is & het ondernemingsnummer ingevuld is: het ondernemingsnummer wordt getoond

💡Tip: overzicht groter maken

Als je veel kolommen tegelijk weergeeft in het Relaties-scherm, verruim je het scherm door de 'Recent geopende relaties' te verbergen. Dit zorgt voor een bredere weergave van je overzicht.

Globale acties in het Relaties-scherm

Met globale acties kun je eenvoudig acties uitvoeren voor meerdere geselecteerde relaties tegelijk. Deze acties zijn handig om repetitieve taken voor meerdere dossiers te automatiseren. Je kunt acties zoals taakplanning, facturatieplanning of het verzenden van e-mails efficiënt toepassen.

Relaties selecteren

Om een actie op meerdere dossiers uit te voeren, moet je eerst de gewenste relaties selecteren. Dit doe je door de checkboxjes links van elke vermelde relatie aan te vinken. Wil je alles binnen de huidige filterselectie kiezen? Gebruik dan de checkbox bovenaan de lijst.

Zodra je relaties hebt geselecteerd, wordt de knop 'Globale acties' rechtsboven actief. Hiermee kun je verschillende acties tegelijk uitvoeren.

Beschikbare globale acties in het Relaties-scherm

De volgende globale acties zijn beschikbaar in het Relaties-scherm:

• Taakplanning instellen / verwijderen
• Eenmalige taak toevoegen
• Veld aanpassen
• Gebruiker aanpassen
• Nieuwe registratie
• Facturatieplanning instellen
• Opdracht toevoegen
• E-mail verzenden
• Team toevoegen / verwijderen
• Labels toevoegen / verwijderen
• Documenten genereren
• Opzoeken op het Peppol-netwerk

In de volgende sectie worden enkele van de belangrijkste globale acties stapsgewijs uitgelegd.

Veelgebruikte globale acties: stap-voor-stap

Taakplanning instellen / verwijderen

1. Klik op 'Globale acties' en selecteer 'Taakplanning instellen / verwijderen'
2. Kies in de pop-up een taaksjabloon en planningsschema, of verwijder de bestaande taakplanning
3. Klik op 'OK' om de wijzigingen door te voeren

Eenmalige taak toevoegen

1. Selecteer 'Eenmalige taak' toevoegen in het 'Globale acties' menu
2. Vul de taakdetails in, zoals de deadline en verantwoordelijke medewerker
3. Klik op 'OK' om de taak toe te voegen aan de geselecteerde relaties

Veld aanpassen

1. Binnen het 'Globale acties' menu kies je voor 'Veld aanpassen'
2. Selecteer het veld dat je wilt wijzigen, zoals Taal, en vul de nieuwe waarde in
3. Klik op 'OK' om de wijzigingen op te slaan

Medewerker aanpassen

1. Klik binnen 'Globale acties' op 'Medewerker aanpassen'
2. Selecteer de medewerker die je wilt wijzigen (zoals vennoot, medewerker of vervanger)
   Optioneel: vink de optie aan om de toegewezen medewerker in bestaande taken aan te passen
3. Klik op 'OK' om de wijziging toe te passen

Nieuwe registratie

1. Kies 'Nieuwe registratie' uit het menu 'Globale acties'
2. Voeg de registratiegegevens (bijv. tijdinvoer) toe. Deze worden verdeeld over alle geselecteerde relaties.
3. Bevestig de invoer door op 'OK' te klikken

Facturatieplanning instellen

1. Kies in 'Globale acties' voor Facturatieplanning instellen
2. Stel een facturatieschema in, inclusief bedrag en frequentie voor de geselecteerde relaties
3. Klik op OK om het schema toe te passen

Documenten genereren

1. Selecteer 'Documenten genereren' in het 'Globale acties' menu
2. Kies een documenttemplate voor de relaties. Als de relaties verschillende taalinstellingen hebben, vraagt AdminPulse om aparte templates per taal.
3. Klik op 'OK' om de documenten te genereren

Opzoeken op het Peppol-netwerk

1. Kies in het 'Globale acties' menu voor 'Opzoeken op het Peppol-netwerk'
   AdminPulse zal de informatie voor de geselecteerde relaties ophalen in Peppol
2. Klik op 'OK' om de zoekopdracht te starten

Uitvoering in de achtergrond en status opvolgen

Sommige globale acties, zoals het aanpassen van velden of het genereren van documenten, kunnen meerdere minuten in beslag nemen. AdminPulse voert deze acties automatisch op de achtergrond uit. Zodra je op OK klikt, krijg je hiervan een bevestiging.

Je kunt de status en voortgang van acties controleren via de statusknop in je menubalk. Hier zie je overzichtelijk welke acties je gestart en in uitvoering zijn. Klik op het info-icoon om per actie meer details te zien.