In AdminPulse kan je via de Taken eenvoudig e-mails versturen naar meerdere relaties. Door een deeltaak van het type 'mail' op de status 'Klaar' te zetten, wordt automatisch de gekoppeld e-mailsjabloon verstuurd. Dit kan je mail per mail doen via het Taakbord, maar ook voor meerdere relaties tegelijk in het Taak overzicht.
Voorwaarden
Om e-mails op deze manier te verzenden, moet voor de betreffende relaties een taak gepland zijn die een deeltaak van het type 'mail' bevat.
We leggen het hieronder uit aan de hand van de taak ‘PB’, maar dezelfde werkwijze geldt voor elke taak met een deeltaak waarvoor een mail verstuurd moet worden.
Stappen om een e-mail naar meerdere relaties te versturen
1. Ga naar het Taak overzicht
Ga in AdminPulse naar het Taak overzicht (Taken> Taak overzicht) en selecteer de taak ‘PB’. (Indien je gebruikmaakt van meerdere PB-sjablonen, moet je deze stappen herhalen voor elk sjabloon.)
2. Taken selecteren
Selecteer alle taken waarvoor je documenten wilt opvragen. Gebruik het selectievakje links bovenaan om alle taken in één keer te selecteren.
3. Status van deeltaak wijzigen
Klik op 'Globale acties' en kies 'Status deeltaak wijzigen'. Deze optie wordt pas actief zodra je minstens één taak hebt geselecteerd.
In het dialoogvenster dat verschijnt:
- Kies de deeltaak 'Documenten opvragen'
- Zet de status op 'Klaar'
- Vink de optie 'E-mail verzenden' aan
4. Controleer het e-mailsjabloon
Het standaard e-mailsjabloon dat gekoppeld is aan het taaksjabloon van deze taak zal nu openen. Als je dat wenst, kan je hier een de e-mail text aanpassen.
5. Verzenden
Klik op 'OK' om de mails te versturen. De deeltaak wordt voor alle geselecteerde taken naar 'Klaar' gezet en de mails worden verstuurd naar de betreffende relaties.
Volg de voortgang van de verzendactie
Je kan de voortgang en de resultaten van de verzonden e-mails opvolgen via het Achtergrondprocessen-scherm dat je opent met de volgende knop uit de menubalk: