Heb je een fout opgemerkt in een net genummerde factuur? In AdminPulse kun je de meest recente factuur opnieuw omzetten naar een voorstel door deze te ontnummeren.
Dit artikel legt uit wanneer ontnummeren mogelijk is, welke voorwaarden van toepassing zijn en hoe je deze actie correct uitvoert.
Wanneer gebruik je de functie 'Ontnummeren'?
Je gebruikt de functie Ontnummeren wanneer je een fout hebt ontdekt in de laatst genummerde factuur. Door de factuur te ontnummeren, wordt deze weer bewerkbaar zodat je deze kunt corrigeren of verwijderen.
AdminPulse staat alleen toe om de meest recent genummerde factuur te ontnummeren. Op die manier blijft de factuurnummering correct en chronologisch opgebouwd.
👉 Let op: gebruik deze functie alleen wanneer het strikt noodzakelijk is. Als een factuur al is verzonden of verwerkt (bijvoorbeeld naar de klant of naar een boekhoudpakket), kan ontnummeren leiden tot fouten in de administratie of synchronisatieproblemen.
Voorwaarden om een factuur te kunnen ontnummeren
Een factuur ontnummeren is alleen mogelijk wanneer aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
- De factuur is de meest recent genummerde factuur.
- Er zijn geen betalingen geregistreerd op deze factuur (ook geen creditnota’s).
- De factuur is niet geëxporteerd naar een extern systeem.
- Er is geen facturatieverwerking bezig.
- Als Twikey als betalingsprovider wordt gebruikt, moet de factuur eerst verwijderd worden uit Twikey.
Hoe ontnummer je een factuur?
- Ga naar het scherm Facturen (Facturatie > Facturen).
Standaard staat de meest recente factuur bovenaan, tenzij er filters actief zijn. - Open het menu Meer acties via het pijltje aan het einde van de lijn (
).
- Kies voor de actie Ontnummeren.
- Bevestig je keuze in het dialoogvenster.
Wat gebeurt er na het ontnummeren?
Zodra je het ontnummeren bevestigt:
- Wordt de factuur ontnummerd.
- Verdwijnt deze uit de lijst van definitieve facturen.
- Komt deze opnieuw terecht bij de Factuurvoorstellen (Facturatie > Factuurvoorstellen), waar je deze kunt aanpassen of verwijderen.
💡De actie 'Ontnummeren' wordt automatisch gelogd in de Gebeurtenissen van de factuur. Je opent dit overzicht via het pijltje () aan het einde van de lijn van een factuur of factuurvoorstel.
Wat als ontnummeren niet mogelijk of wenselijk is?
👉 Een factuur ontnummeren is bedoeld om fouten recht te zetten in de meest recente factuur.
Is de factuur al verzonden, betaald of verwerkt? Dan is ontnummeren niet mogelijk of administratief risicovol.
💡 In dat geval gebruik je beter een alternatieve oplossing, zoals:
- een creditnota om een fout te corrigeren;
- een aangepaste opvolgfactuur met de juiste gegevens.