In dit artikel leer je hoe je snel en accuraat btw-saldo's kunt doorgeven aan je klanten, met behulp van een taaksjabloon dat voorwaardelijke invulvelden gebruikt.
We behandelen eerst de instellingen van het taaksjabloon en het e-mailsjabloon, gevolgd door een stapsgewijze uitleg voor het gebruik tijdens elke btw-periode.
1. Taaksjabloon en e-mails instellen
A. Taaksjabloon importeren
Het instellen van een taaksjabloon zorgt ervoor dat het hele proces voor het communiceren van btw-saldi vlot en georganiseerd verloopt. Volg de onderstaande stappen om het taaksjabloon te importeren in AdminPulse:
- Download het taaksjabloon onderaan dit artikel
- Navigeer naar het tandwieltje in AdminPulse > Taaksjablonen
- Klik op 'Taaksjabloon importeren' en volg de instructies om het sjabloon toe te voegen
- Pas het taaksjabloon naar jouw wensen aan
B. E-mailsjablonen configureren + QR-code toevoegen
Na het importeren van het taaksjabloon, stel je de e-mailsjablonen in om vlotte en foutloze e-mailcommunicatie te garanderen:
- Ga naar het tandwieltje > E-mailsjablonen
- Bewerk de standaardsjablonen 'Documenten opvragen' en ‘Saldo en kopie naar klant’ naar jouw voorkeur
Voorwaardelijke invulvelden correct gebruiken
Het e-mailsjabloon ‘Saldo en kopie naar klant’, maakt gebruik van voorwaardelijke invulvelden zoals {IF_Te betalen}, {IF_Terugbetaling}, en {IF_Overdracht}. Dit zorgt ervoor dat klanten alleen de informatie krijgen die voor hen relevant is. Deze velden zijn al correct ingesteld in het sjabloon, maar het kan nuttig zijn om te weten hoe ze werken, vooral als je later aanpassingen wilt maken aan het sjabloon.
De tekst tussen {IF_XXX} en {ENDIF_XXX} wordt alleen weergegeven als het veld "XXX" de waarde "Ja" heeft. Denk er dus zeker aan om altijd de twee velden {IF_XXX} en {ENDIF_XXX} in jouw sjabloon te gebruiken rond de voorwaardelijke tekst.
Optionele toevoegingen voor je e-mails
Voor een vlottere verwerking en betere organisatie, kun je ervoor kiezen om de volgende opties in te stellen:
- Labels toevoegen: Deze kunnen worden toegevoegd aan je e-mailsjablonen (of taaksjablonen) voor een betere interne opzet in AdminPulse. Dit is optioneel en vooral handig om documenten en taken organisatorisch onder controle te houden.
- Btw-ontvangstbewijs automatisch meesturen: Je kunt het btw-ontvangstbewijs standaard als bijlage aan je ‘Saldo en kopie naar klant‘ sjabloon toevoegen. Dit is geen vereiste, maar het bespaart tijd als je dit document toch bij elke klant altijd meestuurt.
-
QR-code voor betalingen: Voeg een QR-code toe aan het e-mailsjabloon, zodat klanten makkelijk hun betalingen kunnen uitvoeren.
Let op: een Belgisch voorbeeld van deze code is al opgenomen in het sjabloon, maar je kan de volgende syntaxis gebruiken voor aanpassingen:
{PaymentQR:Omschrijving dienst;IBAN;BIC;{Te betalen};{relation.vatStructuredMessage}}
Deze code bevat:
- Naam van de dienst,
- Het IBAN- en BIC-rekeningnummer (zonder spaties),
- Het bedrag uit het veld {Saldo},
- De gestructureerde mededeling uit {relation.vatStructuredMessage}.
2. Werkwijze gedurende de btw-periode
Tijdens elke btw-periode doorloop je een aantal stappen, van het opvragen van de benodigde documenten tot het indienen van de btw-aangifte, die in het taaksjabloon geconfigureerd zijn. Een belangrijk deel hiervan is het communiceren van het btw-saldo naar je klanten. Volg deze stappen om dit proces efficiënt te laten verlopen.
A. Btw-saldo berekenen en invullen
- Ga naar de btw-taak in het taakoverzicht (Taken > Taak overzicht)
- Klik op 'Velden tonen' om de zes invulvelden van het sjabloon zichtbaar te maken
- Vink per klant de kolom aan die het juiste btw-saldo weergeeft: te betalen, terugbetaling, of overdracht
- Bereken het saldo en vul dit in het veld 'Saldo' in
Problemen oplossen:
Als het saldo niet correct wordt weergegeven:
- Controleer of de juiste velden in het sjabloon zijn aangemaakt en goed ingevuld.
- Zorg ervoor dat de voorwaardelijke invulvelden overeenkomen met de velden die in het sjabloon staan.
B. Klantenselectie en e-mails versturen
Wanneer de btw-saldi zijn berekend en ingevuld, kun je de e-mails eenvoudig versturen aan de juiste klanten. Dit proces kan in bulk worden uitgevoerd, waardoor het veel sneller gaat.
- Selecteer de klanten door op de check-box voor hun naam te klikken
- Ga naar ‘Globale acties’ en kies voor 'Status deeltaak wijzigen'
- Kies in het pop-upvenster de deeltaak 'Saldo en kopie naar klant'
- Wijzig de status van de deeltaak naar ‘Klaar’
- Vink de optie ‘E-mail verzenden’ aan om de e-mails automatisch naar de geselecteerde klanten te sturen
- Indien van toepassing, wordt het btw-ontvangstbewijs als bijlage toegevoegd
AdminPulse zorgt ervoor dat alle velden in de e-mails correct worden ingevuld op basis van de geselecteerde btw-informatie (te betalen, terugbetaling, of overdracht) en dat de e-mails worden verstuurd naar je klanten.
💡 Tip: Controles bij eerste gebruik
Het is verstandig om bij het eerste gebruik van dit proces een test te doen. Dit voorkomt potentiële fouten en geeft je vertrouwen dat alles goed werkt voordat je klanten de e-mails ontvangen.
- Ga in het Taakbord (Taken > Taakbord) naar de btw-aangifte taak van een specifieke klant
- Versleep de deeltaak ‘Saldo en kopie naar klant’ naar de status ‘In uitvoering’ zodat een scherm met de e-mail wordt geopend
- Controleer of de velden correct ingevuld zijn en of de gegenereerde e-mail overeenkomt met wat je verwacht. Omdat dit slechts 1 relatie betreft, vult AdminPulse in het voorbeeld alle waarden in de invulvelden in.
- Bevestig met op ‘OK’ te klikken zodat de e-mail wordt verstuurd
Als de test succesvol is, kun je deze stappen ook voor meerdere klanten tegelijk toepassen met de globale actie ‘Status deeltaak wijzigen’ in de Taak overzicht (Taken > Taak overzicht).