AdminPulse maakt het mogelijk om eenvoudig voor elke medewerker het aantal gewerkte uren op te volgen. Hiervoor geef je eerst achterliggend het uurrooster voor elke medewerker mee. Elke werkdag registreert de medewerker zijn gewerkte tijd of geeft hij in dat hij afwezig is.
AdminPulse kan dan een overzicht geven van de prestaties van de medewerker, waarin je ook kan zien of er ontbrekende uren zijn of dat er overuren gewerkt werden.
Ben je net gestart met de HRM module, maar wens je bestaande overuren saldo's in te geven; dat kan eenvoudig door deze correctie in te geven in AdminPulse (zie artikel Correcties overuren).
Inhoud
- Uurrooster aanmaken/bijwerken
- Afwezigheden aanmaken/bijwerken
- Eigen bedrijf instellen
- Registraties/Afwezigheden//Tijd voor tijd invoeren
- De duur van de afwezigheid of tijd voor tijd ingeven
- Mijn registraties
Uurrooster aanmaken/bijwerken
Voor elke medewerker kan je in AdminPulse zijn of haar uurrooster ingeven. Aan de hand van het uurrooster kan AdminPulse dan bijhouden hoeveel uren er geregistreerd werden en kan het aangeven of er tijdregistraties ontbreken of er overuren gemaakt zijn.
Om een uurrooster in te geven, ga je via de algemene instellingen naar het scherm van de Medewerkers en klik je op de medewerker voor wie je een uurrooster wilt ingeven.
Onder de details van de medewerker, vind je de knop 'Uurrooster aanmaken' of 'Uurrooster bijwerken' indien het uurrooster al bestaat.
Hier kan je de standaard werkuren voor de medewerker aanvullen. AdminPulse zal je het totaal aantal uren voor elke dag tonen, alsook het totaal aantal uren op weekbasis.
Na het ingeven van het uurrooster, klik je onderaan op de knop Opslaan.
Afwezigheden aanmaken/bijwerken
Je kan zelf instellen welke afwezigheden je wenst te gebruiken. Dit kan in het scherm van de Prijslijst (onder menu Registratie).
Zodra je hier afwezigheden hebben toegevoegd, zal je deze kunnen selecteren bij de registraties.
Eigen bedrijf instellen
Bij het invoeren van een registratie zal je steeds aanduiden voor welke relatie je tijd registreert.
Ook bij het invoeren van een afwezigheid of tijd voor tijd zal dit gelinkt worden aan een relatie, namelijk een relatie van het type 'Eigen bedrijf'. Je zal dus ook je Eigen Bedrijf als een aparte relatie moeten invoeren in AdminPulse.
Bij het invoeren van een afwezigheid of tijd voor tijd zal je deze tijd dan kunnen linken aan het juiste Eigen Bedrijf:
Registraties/Afwezigheden/Tijd voor tijd invoeren
De medewerker registreert steeds zijn gewerkte tijd in AdminPulse, bijv. via een nieuwe registratie. Voor meer info over registraties zie artikel Nieuwe registratie.
Ook de momenten waarop de medewerker vrijaf heeft, moeten geregistreerd worden. Dit kan door een afwezigheid toe te voegen of door tijd voor tijd toe te voegen.
AdminPulse kan zo voor elke werkdag nagaan hoeveel uren de medewerker geregistreerd heeft, en of hij minder of meer uren ingegeven heeft dan de uren die in zijn uurrooster bepaald werden.
LET OP! Enkel als de medewerkers al zijn registraties en afwezigheden volledig ingeeft, kan je hierover een degelijke rapportering verkrijgen in AdminPulse. Ontbreken er ten onrechte uren in AdminPulse, dan zal dit uiteraard ook een vertekend beeld geven in de rapportering.
Hoe een afwezigheid of tijd voor tijd toevoegen
Knop 'Afwezigheid toevoegen of tijd voor tijd toevoegen'
Dit kan je doen via de knoppen onderaan het scherm van de nieuwe Registratie of via het scherm 'Overzicht Registraties'.
De duur van de afwezigheid of tijd voor tijd ingeven
Van - tot/ Duur
Ben je slechts een gedeelte van de dag afwezig dan kan je werken met de velden 'Van' en 'Tot'. Zo kan je zelf een bepaalde begin- en eindtijd ingeven. AdminPulse berekent dan hoelang je afwezig bent.
Je kan er ook voor kiezen om meteen in te vullen hoelang je afwezig bent in het veld 'Duur'. AdminPulse zal je afwezigheid dan laten aansluiten op je laatst gemaakte registratie.
Hele dag
Ben je de gehele dag afwezig, dan hoef je de velden 'Van' en 'Tot' niet te gebruiken maar kan je simpelweg het selectievakje 'Hele dag' aanvinken.
AdminPulse zal dan de afwezigheid registreren, vanaf de begintijd in je uurrooster en met als duur het aantal uren dat je verwacht werd te werken die dag.
Langere periode
Ben je voor een langere periode afwezig, dan kies je in het veld 'Datum' de begindatum van de afwezigheid.
Vervolgens vink je hier ook het selectievakje 'Hele dag' aan. Nu kan je het aantal dagen ingeven dat je afwezig zal zijn.
AdminPulse berekent de einddatum van de afwezigheid, en via de kalender krijg je een overzicht van alle dagen waarop je afwezig zal zijn.
TIP! Je hoeft enkel de dagen mee te tellen waarop je normaal gezien had moeten werken volgens je uurrooster. Het weekend, een vaste vrije dag in de week of een feestdag hoef je niet mee te rekenen.
Feestdagen
De wettelijke feestdagen zijn op de achtergrond opgeslagen in AdminPulse. Op een feestdag hoef je dus niet zelf nog een afwezigheid toe te voegen, op een feestdag worden er geen gewerkte uren verwacht.
Voeg je op een feestdag toch een registratie toe, dan worden deze uren verrekend als overuren.
Mijn registraties
Op de startpagina van AdminPulse bestaat het kader met 'Mijn Registraties'. Hierin zie in een oogopslag hoeveel uren je al geregistreerd hebt, of er nog uren ontbreken en of je overuren gepresteerd hebt.