Met AdminPulse kan je eenvoudig e-mails versturen. Standaard worden deze e-mails vanuit het bedrijf verzonden, maar je hebt ook de mogelijkheid om ze namens een specifiek persoon te versturen.
Je kan algemene instellingen instellen, maar ook specifieke instellingen voor taken of facturen.
Belangrijke begrippen vooraf: afzender vs. antwoordadres
- Afzender (from): Dit is wat de ontvanger van de e-mail te zien krijgt en zorgt voor vertrouwen bij de ontvanger. De Afzender bestaat uit een afzendernaam en een afzender e-mailadres.
- Antwoordadres (reply to): Dit is waar de antwoorden op de e-mail naartoe gaan, wanneer iemand op 'antwoorden' klikt. Zo kan je bijvoorbeeld e-mails versturen vanaf "inbox@adminpulse.be", maar de antwoorden laten toekomen op "kantoor@mijnbedrijf.be."
Waar stel je de e-mailinstellingen in?
Algemene e-mailinstellingen
Je vindt de algemene e-mailinstellingen onder Instellingen > Algemene instellingen, in de sectie ‘Algemeen’.
Specifieke e-mailinstellingen voor taken en facturen
- Taken: Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Sectie Taakbeheer
- Facturen: Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Sectie Facturatie-e-mail
Opmerking: Als je voor taken of facturen geen specifieke instellingen kiest, worden de algemene instellingen automatisch gebruikt.
Specifieke e-mailinstellingen in e-mailsjablonen
Je kunt de e-mailinstellingen niet alleen in de algemene instellingen of specifiek voor taken en facturen aanpassen, maar ook rechtstreeks in een e-mailsjabloon.
Wanneer je in het sjabloon het vinkje ‘Gebruik e-mailopties uit de algemene instellingen’ uitzet, kun je per sjabloon precies bepalen wie als afzender wordt gebruikt en naar welke adressen antwoorden, CC of BCC worden gestuurd.
Overzicht van de beschikbare e-mailinstellingen
In de algemene en specifieke instellingen kun je verschillende e-mailinstellingen aanpassen. Deze instellingen bepalen wie als afzender wordt weergegeven, waar antwoorden terechtkomen en welke adressen automatisch in CC of BCC worden geplaatst.
Welke instellingen kun je aanpassen?
- E-mail afzender naam: De naam die de ontvanger als afzender ziet
- E-mail afzender: Standaard wordt verzonden vanuit "inbox@adminpulse.be." Wil je je eigen domein gebruiken, zoals “kantoor@jouwbedrijf.be”? Dit kan zodra je domein geverifieerd is. Meer details hierover vind je in dit artikel: E-mailadres van het kantoor gebruiken als afzender
- E-mail antwoorden aan: Het e-mailadres waar de antwoorden naartoe worden gestuurd
- E-mail CC: Voeg hier een e-mailadres toe dat automatisch in de CC komt te staan. Dit is voor de ontvangers zichtbaar.
- E-mail BCC: Voeg hier een e-mailadres toe dat standaard in de BCC staat, onzichtbaar voor de ontvangers.
Keuzeopties per instelling
Voor de velden 'E-mail afzender naam', 'E-mail antwoorden aan', 'E-mail CC' en 'E-mail BCC' zijn er de volgende keuzeopties in de dropdown:
- Eigen Bedrijf: Gebruik de bedrijfsnaam of het e-mailadres dat je hebt ingevoerd bij de bedrijfsinstellingen (Instellingen > Eigen bedrijf)
- Verzender: Gebruik de naam of het e-mailadres van de persoon die de e-mail verzendt
- Vrije Tekst (alleen voor de afzendernaam): Hiermee kan je handmatig een eigen afzendernaam invoeren
-
Medewerker, Medewerker verantwoordelijke, Medewerker (vervanger), Medewerker vennoot, Medewerker facturatie of Medewerker senior: Hierbij gebruik je de gegevens van de medewerker die aan de klant is gekoppeld.
Bijvoorbeeld, als Jan Janssens 'Medewerker verantwoordelijke' is voor een klant, wordt de e-mail met zijn naam als afzender verstuurd en ontvang je antwoorden op zijn e-mailadres, ook als Tine Goffin de mail feitelijk heeft verstuurd.
👉 Als het betreffende veld in de klantfiche leeg is, wordt de e-mail verzonden met de gegevens van het Eigen Bedrijf.
Extra opties bij specifieke e-mailinstellingen voor taken en facturen
De opties in de dropdown-menu's bij taken en facturen zijn gelijk aan de algemene instellingen, maar er is één extra keuze:
- Algemene instellingen: Hiermee kies je om de algemene e-mailinstellingen te gebruiken voor taken en facturen.