Inhoud
Bijhouden van activiteiten aan- of uitzetten
Welke activiteiten worden geregistreerd
Inleiding
Het correct invoeren van al je registraties doorheen de dag kan een tijdrovende activiteit zijn. Als je jouw registraties bovendien pas op het einde van de dag of zelfs maar op het einde van de week invoert, dan is de kans groot dat deze niet meer accuraat zijn. Met behulp van ClockAssist worden al jouw activiteiten de gehele dag automatisch bijgehouden. Aan het einde van de dag kan je deze laten omzetten in registraties in AdminPulse.
Belangrijke opmerking: ClockAssist is een hulpmiddel voor de medewerker om op een eenvoudige manier nauwkeurige tijdsregistraties in te voeren. ClockAssist kan niet gebruikt worden door een werkgever om zijn medewerkers te gaan controleren. Enkel de medeweker heeft toegang tot de activiteiten die door ClockAssist gedetecteerd zijn.
- Opmerking: deze functionaliteit staat niet standaard aan. Wil je deze gebruiken, vraag dit dan aan via een ticket in AdminPulse.
- De kostprijs van ClockAssist kan u hier terugvinden.
ClockAssist activeren
Rechts onderaan in het scherm van AdminPulse zie je het bolletje staan waarmee je toegang hebt tot ClockAssist. Klik hierop en kies dan voor "Nu gratis proberen".
Er wordt een gratis proefperiode van twee weken gestart. Klik nu op "download software".
In het installatieschermpje word je nog gevraagd om de gebruikte browser(s) en integraties aan te duiden. Dit is nodig zodat ClockAssist de toegang heeft om je activiteiten bij te kunnen houden.
Nu klik je onderaan rechts op "start met registreren".
Werking
Bijhouden van activiteiten aan- of uitzetten
Na de installatie zal je op de taakbalk een chronometer zien staan.
Heeft deze een rode kleur, dan betekent dit dat de activiteiten bijgehouden door ClockAssist. Gebruik je in het weekend je laptop voor persoonlijke gebruik, dan kan je ClockAssist ook even uitzetten. Doe dit door eenmaal op de chronometer te klikken. Deze krijgt nu een grijze kleur.
Wil je ClockAssist later weer aanzetten, klik dan nogmaals op de chronometer. Deze zal weer een rode kleur hebben, teken dat de activiteiten opnieuw bijgehouden worden.
Welke activiteiten worden geregistreerd
ClockAssist herkent de activiteiten die je de gehele dag doet. Dit gaat van het werken in een boekhoudpakket, een exceldocument dat je bewerkt tot bijvoorbeeld de e-mails die je verstuurt.
Niet enkel de toepassing die je gebruikt maar ook de klant waarvoor je werkt zal zoveel mogelijk automatisch gedetecteerd worden. Zo zullen de registraties later aan de juiste relatie in AdminPulse gelinkt worden.
Ook als je meerdere applicaties op meerdere schermen gebruikt, weet ClockAssist in welke applicatie je actief bezig bent en zal de tijd daarop geboekt worden.
ClockAssist herkent ook automatisch de websites voor privégebruik, zoals sociale media of nieuwswebsites. Indien er een aanzienlijke tijd gespendeerd wordt aan privégebruik zal deze tijd leeg blijven zonder gelinkt te worden aan een bepaalde klant.
Verwerken van de activiteiten
De gehele dag
Terwijl je aan het werk bent, registreert ClockAssist automatisch je werkactiviteiten.
In AdminPulse zie je rechts onderaan steeds de bol van ClockAssist waar je kan zien hoeveel uren er al geregistreerd zijn. Je kan deze meer in detail bekijken als je klikt op het bolletje.
Registraties verwerken
Op het einde van je werkdag ga je de registraties verwerken. ClockAssist is een hulpmiddel om je tijdsregistraties bij te houden. Je hebt dus steeds nog de mogelijkheid om de gegevens nog aan te passen.
Je klikt weer onderaan op de bol om het menu te openen. Daar klik je dan op "verwerken".
Opgelet: Je kan pas één keer per dag de gegevens van ClockAssist doorsturen naar AdminPulse. Ga je 's avonds ook nog wat werk inhalen, dan kan je het beste je registraties pas de dag erna verwerken zodat dit avondwerk ook nog meegerekend wordt.
Dan selecteer je de dag die je wilt verwerken.
Opgelet: je kan voor een dag slechts éémaal gegevens doorsturen naar AdminPulse. Doe dit dus pas als je werkdag er volledig op zit.
Afspraken
Indien je voor die dag vergaderingen had ingepland staan, kan je deze tijd eerst al boeken.
Taggen
Indien ClockAssist een bepaalde activiteit niet kan linken aan een juiste relatie in AdminPulse, dan zal er bij de verwerking van de tijdsregistraties gevraagd worden om deze handmatig te taggen.
Wanneer je ClockAssist net begint te gebruiken zal je regelmatig gevraagd worden bepaalde registraties te taggen. Aangezien ClockAssist deze tags onthoudt, zal je hoe langer hoe minder activiteiten nog zelf hoeven te taggen.
Intern
Tijdens deze stap kan je al de interne boekingen nog even nakijken. Had je bijvoorbeeld een overleg met een collega over een bepaalde klant, dan boek je dit niet op "intern" maar op specifieke klant.
Boeken
Tijdens deze stap koppel je de prijslijstitems vanuit AdminPulse aan je registraties.
Indienen
Nadat je op "Dag indienen" hebt geklikt, zullen deze registraties automatisch overgenomen worden in AdminPulse.
ClockAssist verwijderen
Mocht je ClockAssist weer willen verwijderen, dan kan dat via de volgende stappen:
Open eerst de instellingen:
Hier klik je dan onderaan op "geavanceerd":
Hier kan je dan klikken op "uninstall".
Veelgestelde vragen
- Welke software herkent ClockAssist om automatisch tijd te registreren ?
Standaard zal ClockAssist 100'en applicaties herkennen, mocht er toch eentje ontbreken in onze lijst, aarzel niet om een meeting in te plannen via deze link :