In AdminPulse wordt de berekening van de UBO-structuur eerst uitgevoerd in de UBO-sectie van een relatie. Nadat de berekening is voltooid, kun je de berekende structuur delen via e-mail, afdrukken of opslaan voor later gebruik. Hiervoor heb je een sjabloon nodig dat automatisch wordt ingevuld met de gegevens van de relatie.
Wil je meer weten over hoe een UBO-structuur wordt berekend? Raadpleeg ons artikel: UBO-berekening door AdminPulse: een stapsgewijze gids
Stap 1: Een briefsjabloon toevoegen (eenmalige actie)
Voordat je een UBO-structuur overzicht kunt genereren, moet je een sjabloon toevoegen. Dit kan op twee manieren:
-
Voorbeeldsjabloon gebruiken:
- Ga naar Instellingen > Briefsjablonen
- In de voorbeeldsjablonen bovenaan de pagina, zoek onder de categorie 'Andere' naar het sjabloon 'UBO overzicht'
- Download het voorbeeldsjabloon en pas het aan naar jouw voorkeuren
- Voeg het aangepaste sjabloon toe als briefsjabloon via de knop 'Toevoegen'
-
Maak een nieuw sjabloon van nul:
- Creëer een sjabloon volledig afgestemd op jouw behoeften door een nieuw Word-document te maken.
- Voeg invulvelden aan het Word-document toe om de UBO-structuur automatisch te laten invullen. Bekijk de beschikbare velden hier: Briefsjablonen - Lijsten.
- Upload het nieuwe sjabloon in Instellingen > Briefsjablonen via de knop 'Toevoegen'.
Stap 2: Een document opstellen met de UBO-sjabloon
-
Ga naar de sectie 'Brieven'
Open het relatiedossier van de relatie waarvoor je een UBO-overzichtsdocument wilt maken en ga naar de sectie 'Brieven'.
-
Start een nieuw document
Klik op 'Brief opstellen'. Kies in het veld 'Sjabloon' onder het type 'Andere' het sjabloon 'UBO overzicht'. AdminPulse vult het document automatisch met de berekende UBO-gegevens van de relatie.
-
Controleer de inhoud via het voorbeeld
Gebruik de knop 'Voorbeeld' om een voorbeeld van de brief te bekijken. Controleer of alle gegevens correct en volledig zijn voordat je het document opslaat of deelt.
Stap 3: Het document delen en opslaan
Na het opstellen van de brief kun je kiezen hoe je deze wilt gebruiken:
- 'Downloaden': Download het document om het te bewerken en printen.
- 'Download PDF': Maak een pdf die direct klaar is voor digitaal delen of afdrukken.
- 'Enkel via e-mail versturen': Verstuur de brief rechtstreeks via e-mail vanuit AdminPulse zonder deze lokaal op te slaan.
- 'Opslaan': Kies deze optie als je het document in de sectie 'Brieven' wilt opslaan en op een later moment wilt openen of delen.
💡Tips
- Zorg ervoor dat je de UBO-berekening al hebt voltooid in de UBO-sectie van de relatie voordat je een document opstelt.
- Controleer altijd de gegevens in het voorbeeld om fouten te voorkomen.
- Gebruik het standaard voorbeeldsjabloon om tijd te besparen, of pas het sjabloon aan voor een volledig gepersonaliseerd document.