Inhoud
E-mail waarmee je de factuur verstuurt
E-mail om meerdere herinneringen gebundeld te versturen
Inleiding
Je kan AdminPulse een QR-code laten genereren. Hiermee kan je klant gemakkelijk een betaling uitvoeren. Hij of zij hoeft enkel maar de QR-code te scannen en de belangrijke gegevens (het bedrag, de mededeling, het bankrekeningnummer en de vervaldatum) staan al meteen voorgedefinieerd. Het zorgt voor een vlotte betaling zonder risico op fouten.
De QR code kan je plaatsen op je factuur en de e-mail die je uitzendt samen met de factuur. Ook kan je deze gebruiken in een e-mail die je verstuurt vanuit de taken. Verder kan je ook op je briefsjablonen een QR-code genereren.
Versturen van je factuur
Factuur
Om de QR code op je factuur te laten verschijnen volstaat het om {Image:PaymentQrCode} te vermelden op het factuursjabloon.
Op het factuursjabloon:
Resultaat op de factuur:
LET OP! Deze QR-code kan je scannen/uitlezen met de standaard app van de bank. De QR-code kan niet worden gescand/uitgelezen door de Payconiq app.
E-mail waarmee je de factuur verstuurt
Om de QR code in de e-mail te laten verschijnen volstaat het om {invoice.paymentQrCode} te vermelden in het e-mailsjabloon.
E-mailsjabloon:
Resultaat:
LET OP! Deze QR-code kan je scannen/uitlezen met de standaard app van de bank. De QR-code kan niet worden gescand/gelezen door de Payconiq app.
E-mail om meerdere herinneringen gebundeld te versturen
Indien er nog meerdere facturen onbetaald zijn, kan je één e-mail versturen waarin al de openstaande facturen bijgevoegd worden. Ook in de e-mail die je hierbij verstuurt, kan je een QR-code laten zetten.
In de QR-code is het bedrag in dit geval de som van de openstaande bedragen. De mededeling op de overschrijving is dan een lijstje met al de factuurnummers.
Om de QR-code in de e-mail te laten verschijnen volstaat het om {invoices.paymentQrCode} te vermelden in het e-mailsjabloon.
E-mail vanuit de taken
Ook als je een e-mail stuurt vanuit de taken bijv. voor de taak 'Voorafbetalingen', kan je in de e-mail een QR-code laten genereren. Je zou dan in bulk vanuit het taakoverzicht een e-mail kunnen versturen waarin de gegevens voor de voorafbetaling in een QR-code verwerkt zijn.
De structuur van het invulveld dat je hiervoor gebruikt is als volgt:
{PaymentQR:Naam ontvanger;Iban ontvanger;Bic ontvanger;Bedrag;Mededeling}
Je kan de elementen die nodig zijn in deze structuur al handmatig invullen of ook nog eens vervangen door een invulveld. Heb je bijvoorbeeld in je taaksjabloon een veld 'Bedrag' gemaakt, dan kan je dit laten gebruiken in de QR-code.
Een mogelijke combinatie zou dan kunnen zijn:
{PaymentQR:{company.name};{company.iban};{company.bic};{Bedrag};Voorafbetalingen {Today.month}}
LET OP!
- Heb je je invulveld niet goed samengesteld, dan zal het invulveld niet herkend worden en zal je als resultaat nog steeds het invulveld zien staan. Dit moet je dus bij voorkeur corrigeren voor je de e-mail naar de klant uitstuurt.
- Heb je het invulveld goed samengesteld, maar kan de QR-code niet gegenereerd worden, dan wordt het invulveld weggelaten. Deze e-mail kan je dus wel nog steeds versturen naar je klant. Een mogelijke reden voor een lege QR-code is bijv. een negatief bedrag.
Brieven
Ook in je briefsjablonen heb je de mogelijkheid om een QR-code te laten genereren.
De structuur van het invulveld dat je hiervoor gebruikt is als volgt:
{PaymentQR:Naam ontvanger;Iban ontvanger;Bic ontvanger;Bedrag;Mededeling}
Je kan de elementen die nodig zijn in deze structuur al handmatig invullen of ook nog eens vervangen door een invulveld.
Wil je bijv. voor steeds dezelfde kosten al meteen de QR-code laten verschijnen in je brief, dan kan je de velden al handmatig aanvullen:
{PaymentQR:TopBoekhouders;BE06 1420 6934 2694; GEBABEBB;500;opstartkost}
Wil je bijv. de QR-code al klaarzetten in je brief, maar is het bedrag steeds verschillend, dan kan je dit toch al in je briefsjabloon definiëren. Bij het opstellen van de brief kan je dan nog handmatig het bedrag invullen.
{PaymentQR:{company.name};{company.iban};{company.bic};{Bedrag};{relation.vatstructuredmessage}}
TIP!
Het veld 'Voeg QR code toe' is een andere QR-code. Deze QR-code wordt door AdminPulse gebruikt bij de documentherkenning. Vink je deze aan, dan kan AdminPulse de relatie en document herkennen wanneer je dit opnieuw uploadt in het documentenscherm.