Voor je kantoor wil je graag kunnen nagaan of de vooropgestelde budgetten voor je relaties niet in gevaar komen.
Via het scherm 'Budgetten' stel je eerst voor je relaties de budgetten in. Dit kan met de hulp van globale acties waarbij je het bedrag bijv. kan baseren op het abonnementsbedrag of de registraties van het vorige jaar.
AdminPulse gaat dan het bedrag berekenen van de effectieve prestaties. Gedurende het jaar kan je dan gemakkelijk opvolgen hoeveel procent een relatie al van het budget opgebruikt heeft zodat je snel ziet welke relaties mogelijks het budget zullen overschrijden.
Inhoud
Budgetten in het relatiedossier
Instellingen Budgetten
Bij de Algemene Instellingen kan je aangeven met welke registraties AdminPulse rekening moet houden bij de berekening van het budget:
Deze instellingen zullen hierdoor overal van toepassing zijn, zowel in het scherm van de budgetten als voor de budgetmeter in de relatiefiche.
Opgelet: deze instellingen zijn per Eigen Bedrijf in te stellen!
Scherm Budgetten
Filters
Naast de standaardfilters die je ook op andere schermen terugvindt, zijn er nog extra's filters specifiek voor het budgetscherm:
Met budget: toon enkel de relaties waarvoor een budget werd ingesteld.
Zonder budget: toon de relaties waarvoor nog geen budget werd ingesteld.
Rechts bovenaan kan je klikken op . Zo kom je meteen terecht bij de specifieke instellingen bij de Algemene Instellingen waarmee je kan aangeven met welke registraties AdminPulse rekening moet houden bij de berekening van het budget.
Overzicht
Budget (bedrag): het vooropgestelde budget voor het gehele jaar voor deze relatie. Zie Budget bedrag aanpassen hoe dit bedrag toegevoegd kan worden.
Bedrag: Is het bedrag aan registraties tot op heden afhankelijk van de filter die je instelt.
LET OP! Gaat het over een abonnementsklant, dan kun je bij het budgetbedrag het jaarlijkse bedrag van het abonnement zetten. Bij 'bedrag' zal AdminPulse het bedrag berekenen van de registraties (het abonnementsbedrag wordt hier dus niet meegerekend). Zo kun je zien of je abonnementsbedrag hoger of lager is dan de gemaakte prestaties. Het bedrag kan verschillen afhankelijk welke filters je gebruikt voor de berekening van het budget.
Gebruikt % bedrag: het percentage van het gefactureerde bedrag ten opzichte van het vooropgestelde budget.
Budget (uren): het vooropgestelde aantal uren dat verwacht wordt te werken voor deze relatie gedurende het gehele jaar. Zie Budget uren aanpassen hoe dit bedrag toegevoegd kan worden.
Uren: het aantal uren die dit jaar al geregistreerd werden voor deze relatie.
Gebruikt % uren: het percentage van de gepresteerde uren ten opzichte van het vooropgestelde aantal uren.
Legenda kleuren
In de kolommen 'Gebruikt % bedrag' en 'Gebruikt % uren' worden de volgende kleuren gehanteerd:
Globale acties
Budget (bedrag) aanpassen
Er zijn verschillende methodes om een budgetbedrag toe te kennen. Je kan zelf een bedrag instellen of je kan je baseren op bv het registratiebedrag van vorig jaar.
Bovendien kan je je budgetten ook indexeren via de optie "met percentage verhogen of verlagen".
Budget (uren) aanpassen
Er zijn verschillende methoden om een budgeturen toe te kennen. Je kunt zelf een aantal uren instellen of je kunt je baseren op bijv. het aantal uren van vorig jaar.
Budget kopiëren
Je kunt via deze globale actie het huidige budget kopiëren naar volgend jaar.
TIP! Je kunt ook het budget van een ander jaar kopiëren, dit doe je door bovenaan in de filters geen jaar te selecteren maar te kiezen voor "alle". Zo kan je dan zelf een specifiek jaar aanduiden.
Toegang
Alle gebruikers in AdminPulse hebben toegang tot het scherm van de budgetten.
De gebruikers met de rol 'enkel registreren' en 'relatiebeheerder' kunnen echter geen bedragen zien, enkel de uren.
Budgetten in het relatiedossier
Voor een relatie waarvoor een budget werd ingesteld zie je bovenin het dossier ook meteen de status.
Ga hier met je muis naartoe om ook de details voor het budgetbedrag en het budget in uren te zien.
Via je het potloodje kun je ook meteen het budget aanpassen mocht dit nodig zijn.
Berekening van deze budgetmeter
De budgetmeter in het relatiedossier is gebaseerd op de instelling voor de budgetberekening.
Facturatieplanning
Hier zie je het huidige budget. Klik je op de weegschaal dan krijg je het overzichtje van de budgetten: