Met het budgetbeheer in AdminPulse hou je eenvoudig overzicht en controle over de ingestelde budgetten voor je relaties. Hierdoor kun je efficiënt opvolgen, bijsturen en mogelijke overschrijdingen tijdig aanpakken.
Wat is budgetbeheer?
In het Budgetten-scherm stel je snel en eenvoudig budgetten in voor je relaties. Je hebt de keuze om budgetten:
- Handmatig in te geven
- Automatisch te laten berekenen
Na het instellen van budgetten houdt AdminPulse automatisch bij hoeveel van het budget al is gebruikt. Relaties die mogelijk hun budget gaan overschrijden, worden duidelijk gemarkeerd. Dit laat je toe om op tijd actie te ondernemen en je aanpak te verfijnen.
Algemene budgetinstellingen
De instellingen die bepalen welke registraties meetellen bij de berekening die AdminPulse doet, kun je aanpassen via Instellingen > Algemene Instellingen > Budgetinstellingen.
💡 Goed om weten
- De budgetinstellingen beïnvloeden zowel het Budgetten-scherm als de budgetmeter in het relatie-lint.
- Budgetinstellingen gelden per ‘Eigen bedrijf’ en moeten dus per 'Eigen bedrijf' ingesteld worden.
- Als je werkt met meerdere opdrachten voor één relatie, wordt het budget per opdracht ingesteld en opgevolgd.
Het Budgetten-scherm
Je vindt het Budgetten-scherm onder Relatiedossiers > Budgetten.
Gebruik de filters of het zoekveld bovenaan om snel specifieke relaties te vinden. Naast standaardfilters kun je ook budgetspecifieke filters toepassen:
- Met budget: Toont enkel relaties waarvoor een budget is ingesteld.
- Zonder budget: Geeft relaties zonder ingesteld budget weer.
- Opdrachtsjabloon: Filtert opdrachten voor relaties met meerdere opdrachten.
💡 Tips
- Vind je een filter niet terug? Kies ‘Meer filters’ om extra opties in te schakelen.
- Bovenaan het scherm vind je een snelkoppeling naar de budgetinstellingen.
Relatie overzicht in het Budgetten-scherm
Onderaan het scherm zie je een tabel met een overzicht van de geselecteerde relaties. Standaard worden de volgende kolommen weergegeven:
- Relatie: De naam van de relatie.
- Opdracht: De specifieke opdracht waarvoor het budget geldt.
- Jaar: Het jaar waarop het budget betrekking heeft.
- Budget (Bedrag): Het geplande bedrag voor het jaar.
- Bedrag: Het geregistreerde bedrag tot nu toe.
- Gebruikt % (Bedrag): Het percentage van het geplande bedrag dat is gebruikt. Dit wordt aangevuld met een grafiek.
- Budget (Uren): Het geplande aantal uren voor het jaar.
- Uren: Het aantal geregistreerde uren tot op heden.
- Gebruikt % (Uren): Het percentage van de geplande uren dat is benut (inclusief grafiek).
Naast deze kolommen vind je ook handige actieknoppen aan de rechterzijde om budgetten te verwijderen, de facturatiegeschiedenis te raadplegen of registraties in te zien.
Met het potloodicoon voeg je budgetten toe en door op een budget te klikken kan je het handmatig aanpassen.
Kleurenlegende
De kleuren in de budgetgebruik-percentages geven de benutting aan:
- Groen: Onder 30%
- Grijs: Tussen 30% en 70%
- Geel: Tussen 70% en 100%
- Rood: Boven 100%
Globale Acties in het Budgetten-scherm
Via het menu ‘Globale acties’ kun je meerdere budgetten tegelijk beheren. Dit bespaart tijd bij repetitieve aanpassingen.
Beschikbare globale acties:
- Budget (bedrag) aanpassen: Stel handmatig een nieuw budgetbedrag in, gebruik een berekend bedrag zoals bedrag abonnement, registratiebedrag, totaal factuurbedrag, voorschotbedrag of pas indexering toe door het bedrag met een percentage te verhogen of te verlagen.
Opmerking:
Gaat het over een abonnementsklant, dan kan je bij het budgetbedrag het jaarlijkse bedrag van het abonnement instellen. Bij "bedrag" zal AdminPulse het bedrag berekenen op basis van registraties (het abonnement bedrag wordt hier dus niet meegerekend). Zo kun je zien of je abonnement bedrag hoger of lager is dan de gemaakte prestaties. Het bedrag kan verschillen afhankelijk van welke filters je gebruikt voor de berekening van het budget.
- Budget (uren) aanpassen: Werk geplande uren manueel bij of baseer de geplande uren op registraties van voorgaande jaren.
- Budget kopiëren: Kopieer een budget van het ene jaar naar een volgend jaar. Gebruik het filter ‘Alle jaren’ bovenaan het Budgetten-scherm om specifieke jaren te kunnen selecteren en direct over te zetten.
Budgetinformatie in het relatie-lint
Het relatie-lint van een relatie toont de budgetstatus als er een budget is ingesteld. Dit biedt in één oogopslag essentiële informatie.
- Klik op het budgetpercentage om detailinformatie te openen (via een pop-up).
- Bewerk het budget direct in de pop-up met het potloodicoon.
Budgetten en Facturatieplanning
In het vak Facturatieplanning (sectie 'Facturatie' van het relatiedossier) vind je samenvattende budgetinformatie voor een relatie.
Met een klik op de weegschaal-icoon open je een pop-up met meer details, zoals:
- Het geplande Budget (bedrag) en Budget (uren).
- De geregistreerde bedragen en uren tot nu toe.
- Het benuttingspercentage van zowel bedragen als uren.
Toegang tot het Budgetten-scherm
Alle gebruikers hebben toegang tot het Budgetten-scherm. Echter, bepaalde gebruikersrollen hebben beperkte toegang tot de weergegeven gegevens:
- Gebruikers met de rol ‘Enkel registreren’ of ‘Relatiebeheerder’ zien enkel de uren en niet de bedragen.