Twikey ontzorgt partners, klanten en consumenten in hun terugkerend betaalverkeer.
Met Twikey bied je transacties via automatisch incasso en iDeal op een slimme en geautomatiseerde manier aan jouw klanten aan. Door een maximale conversie naar recurrent betalen, automatisering van het interne automatische incasso, een geautomatiseerd opvolgingsproces van gefaalde transacties en het aanbieden van online betalingen via oa iDeal maakt Twikey betalen eenvoudig.
Er worden geen extra kosten aangerekend door AdminPulse. Om de integratie op te zetten is enkel een Twikey Plus abonnement nodig.
Inhoud
Overzicht mogelijke functionaliteiten bij koppeling met Twikey
Koppeling opzetten tussen AdminPulse en Twikey
QR-code en betaal link toevoegen aan factuursjabloon
Betaal link toevoegen aan e-mailsjabloon
Opgelet: ontnummeren van facturen
Opgelet: versturen van facturen en herinneringen
Integratie in AdminPulse
1. Overzicht mogelijke functionaliteiten bij koppeling met Twikey
De integratie tussen AdminPulse en Twikey automatiseert deze zaken:
- het verkrijgen van een betaallink die gebruikt kan worden op de PDF van je factuur PDF en in de bijhorende e-mail, alsook een QR-code die op de PDF van de factuur kan gezet worden.
- facturen in AdminPulse markeren als betaald wanneer de betaling in Twikey geregistreerd wordt
- wanneer de klant kiest voor incasso en het contract tekent:
- importeren van het contract in AdminPulse
- importeren van het bankrekeningnummer dat gebruikt wordt voor de incasso in AdminPulse
- aanpassen van het relatieveld "Betaalmethode" naar incasso in AdminPulse.
2. Twikey-account
Voor de integratie met Twikey heb je een Twikey-account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via https://www.twikey.com
Let op: voor de integratie met AdminPulse heb je minstens een Plus abonnement nodig.
3. Koppeling opzetten tussen AdminPulse en Twikey
In Twikey
Wanneer je Twikey-account klaar is om te gebruiken, dien je de API gegevens van Twikey in te geven op onze Admin-Connect webpagina. Ga dus eerst naar Twikey en vervolgens naar Instellingen -> integraties -> selecteer hier AdminPulse -> initialiseren. Je krijgt nu de API gegevens te zien de ingevuld moeten worden in AdminPulse.
In AdminPulse
Ga naar Algemene instellingen -> Software koppeling > Twikey: klik op "connect".
In het AdminPulse scherm dienen de gegevens die je op het Twikey scherm te zien krijgt, ingevuld te worden:
Klantnummer, API-sleutel en privésleutel.
Na het invullen van de gegevens kan je de connectie testen en opslaan. Indien de connectie niet gelukt zou zijn, kan je met de foutcode een support ticket aanmaken.
QR-code en betaal link toevoegen aan factuursjabloon
Er zijn twee nieuwe invulvelden die in het factuursjabloon kunnen gebruikt worden om de QR-code en betaal link op de factuur te krijgen.
Voor meer informatie en voor het makkelijk kopiëren en plakken hiervan vind je hier meer info.
Meer informatie over het aanpassen van je factuursjabloon kan je hier terugvinden.
-
{Image:PaymentQrCode}
-
{PaymentUrl}.
Betaallink toevoegen aan emailsjabloon
Naast de PDF kan de betaallink ook toegevoegd worden aan het e-mailsjabloon. Het veld dat hiervoor gebruikt dient te worden is:
- {invoice.paymentqrcode}
- {invoice.paymenturl}
Wanneer de klant dan op deze URL in de e-mail klikt, zal hij naar de betalingspagina van Twikey geleid worden.
Incasso's
Twikey biedt jou als ondernemer de mogelijkheid om makkelijk incasso's aan te bieden aan de klant. Meer hulp over het opzetten van de incasso's zelf kun je verkrijgen bij je contactpersoon van Twikey.
Je kunt op twee verschillende manieren een incasso activeren:
Via de betaallink bij het versturen van de factuur
Wanneer de koppeling met Twikey actief is en er een factuur vanuit AdminPulse met betaallink naar de klant wordt gestuurd, zijn er twee mogelijkheden:
De klant heeft nog geen incasso
Wanneer de klant nog geen mandaat voor incasso getekend heeft en op de betaallink klikt, krijgt hij de mogelijkheid om de factuur te betalen via één van de directe betalingsmogelijkheden, zoals bancontact.
Hij kan er echter ook voor kiezen om meteen een incasso aan te gaan, via onderstaande knop. Op dat moment wordt de klant gevraagd om het mandaat te tekenen. Wanneer dit is gebeurd, zal het mandaat voor incasso actief zijn en zal het factuurbedrag van deze factuur en ook alle toekomstige facturen automatisch geïnd worden via de bank.
Zodra het mandaat getekend is, zal AdminPulse het getekende contract in PDF-vorm toevoegen aan het documentoverzicht van deze klant. Bijkomend zal ook het bankrekeningnummer worden toegevoegd aan de relatiefiche en zal het veld "Betaalmethode" veranderen naar "Incasso"
De klant heeft reeds een lopende incasso
Wanneer de klant reeds een mandaat voor incasso getekend heeft en deze ook actief is, zal hij bij het klikken op de betaal link geen betalingsmogelijkheden meer krijgen. Twikey toont onderstaande melding om aan te geven dat het bedrag automatisch geïnd zal worden.
Om deze reden raden we tevens aan om het factuursjabloon zodanig aan te passen dat de betalingsreferentie niet getoond wordt op de PDF van de factuur maar wel een melding om aan te duiden dat de betaling via incasso zal verlopen.
Dit doe je door het factuursjabloon (Word-bestand) aan te passen met de volgende velden (volledig kopiëren):
{IF RelationPaymentMethodDirectDebit} Betaling via incasso {ENDIF RelationPaymentMethodDirectDebit}
{IF RelationPaymentMethodManual} Referentie bij betaling: {PaymentReference} {ENDIF RelationPaymentMethodManual}
In het e-mailsjabloon gebruikt men hiervoor deze velden:
{IF_relation.paymentmethod.direct}
Betaling via incasso
{ENDIF_relation.paymentmethod.direct}
{IF_relation.paymentmethod.manual}
Referentie bij betaling: {invoice.paymentReference}
{ENDIF_relation.paymentmethod.manual}
Opgelet: ontnummeren van facturen
AdminPulse stuurt de factuur naar Twikey vanaf het moment dat deze genummerd wordt. Dit is noodzakelijk om de betaal QR-code op de factuur te kunnen zetten.
Wil je de factuur ontnummeren in AdminPulse, dan is de actie in Twikey verschillend afhankelijk of de klant wel of niet via domiciliêring betaalt en of het gaat om een nulfactuur. Hieronder worden deze verschillen uitgelegd:
- Als je een factuur ontnummert van een klant die niet via domiciliëring betaalt, en het is ook geen nulfactuur, dan zal deze factuur ook automatisch uit Twikey verwijderd worden.
- Als je een reeds genummerde factuur ontnummert voor een klant die via domiciliëring betaalt, zal de factuur niet automatisch in Twikey verwijderd kunnen worden. Wanneer je dan de factuur opnieuw probeert te nummeren in AdminPulse, zal dit niet lukken omdat de (oude) factuur nog bestaat in Twikey.
Om dit op te lossen dien je de volgende stappen uit te voeren:
- controleer welke factuur in verwerking zit in AdminPulse. Het factuurnummer is nog niet zichtbaar, maar je kan het factuurnummer van de vorige genummerde factuur gebruiken om te weten wat de factuurnummer is van de factuur die nu in verwerking zit.
- ga naar Twikey en open de lijst met facturen. Controleer over welke klant het gaat en wat het factuurbedrag is door de factuur te zoeken via het factuurnummer
- ga naar de transacties -> te versturen. De transactie die gekoppeld is aan de factuur zal hier in de lijst te zien zijn. Verwijder de transactie.
- ga terug naar het factuuroverzicht in Twikey en open de details van de factuur. Verwijder de factuur via de meer acties knop rechtsbovenaan.
- AdminPulse zal nu de factuur die in verwerking staat opnieuw naar Twikey kunnen verzenden. Dit gebeurt automatisch en wordt op een frequente basis geprobeerd. Als de factuur na 30 minuten nog steeds in verwerking staat, contacteer dan onze helpdesk.
- Hebt u een nulfactuur ontnummerd in AdminPulse en wil je deze ook verwijderen in Twikey? Dan moet je de factuur in Twikey eerst archiveren en vervolgens verwijderen.
Opgelet: versturen van facturen en herinneringen
Zowel via AdminPulse als Twikey kan je je factuur en eventuele herinneringen verzenden via e-mail, maar dit gebeurt uiteraard best maar door één van beide zodat de klant geen dubbele facturen ontvangt. Je kan dus zelf de keuze maken welk systeem de factuur verzendt en welk systeem de herinneringen verzendt. Zorg er voor dat je in beide systemen de configuratie hiervoor juist instelt:
Facturen verzenden
Kies je voor AdminPulse
- Verzend je facturen manueel via het scherm Facturen.
- Wil je de facturen automatisch laten verzenden, dan vink je de volgende optie aan in de Algemene Instellingen:
Kies je voor Twikey
Dan kan je dit hier activeren: Menu Instellingen > Profielen > Kies Profiel > Submenu Facturen
Herinneringen versturen
Kies je voor AdminPulse
- Verzend je herinneringen manueel via het scherm Facturen.
- Wil je de herinneringen automatisch laten verzenden, dan vink je de volgende opties aan in de Algemene Instellingen:
Kies je voor Twikey
Het verzenden van herinneringen voor vervallen facturen kan via Twikey. Om dit in te stellen dien je contact op te nemen met support@twikey.com.