Met Zapier kun je AdminPulse koppelen aan allerlei andere softwarepakketten, zonder dat je hoeft te programmeren. Zo kun je repetitieve handelingen automatiseren en gegevens automatisch laten doorstromen tussen systemen.

In dit artikel lees je hoe je Zapier met AdminPulse gebruikt, welke mogelijkheden er zijn en hoe je zelf automatiseringen kunt opzetten.

Wat is Zapier?

Zapier maakt het mogelijk om automatische workflows tussen softwarepakketten in te stellen. Zodra een Trigger plaatsvindt, voert Zapier de ingestelde Action uit. Zo kun je bijvoorbeeld documenten, e-mails, registraties of relaties automatisch laten doorsturen tussen AdminPulse en een ander softwarepakket.

Belangrijke Zapier-termen

Zap: een Zap is een automatische workflow. Je stelt die één keer in, waarna Zapier hem automatisch blijft uitvoeren. Je kunt meerdere Zaps tegelijk gebruiken.
Trigger: de trigger is altijd de eerste stap. Het is de gebeurtenis die de Zap start.
Voorbeeld: er wordt een document in een bepaalde Dropbox-map geplaatst.
Action: een action is wat er moet gebeuren zodra de trigger is geactiveerd.
Voorbeeld: maak een document aan in AdminPulse.

Kosten van Zapier

Zapier is een betalende dienst (je betaalt per uitgevoerde actie). Voor meer informatie over prijzen kun je terecht op: https://zapier.com/pricing

Wanneer Zapier gebruiken met AdminPulse?

Gebruik Zapier wanneer je AdminPulse wilt koppelen met een softwarepakket waarvoor geen standaardintegratie bestaat. Je kunt dit controleren in AdminPulse via Instellingen > Geconnecteerde applicaties. Veel tools hebben al een Zapier-koppeling, waardoor je zelf een workflow kunt bouwen tussen AdminPulse en die toepassing.

De Zapier-integratie vervangt de bestaande rechtstreekse integraties van AdminPulse niet, maar vormt een aanvulling daarop.

💡 Werk je met meerdere pakketten? Dan kun je met Zapier één centrale workflow opzetten die AdminPulse met al die tools verbindt.

AdminPulse met Zapier gebruiken

Stap 1: een Zapier-account aanmaken

Ga naar https://zapier.com.
Maak een nieuw account aan of log in met je bestaande profiel.

Stap 2: AdminPulse verbinden met Zapier

Voordat je Zaps kunt maken, moet je AdminPulse eerst koppelen aan Zapier.

Ga in Zapier naar App Connections.
Klik op + Add connection.
Zoek AdminPulse in de lijst.
Kies in het pop-upvenster bij zowel Login als API de optie Production.
Bevestig dat Zapier toegang mag krijgen tot AdminPulse.

💡 Heb je AdminPulse openstaan? Dan wordt de verbinding meestal binnen enkele seconden automatisch opgezet. Als dat niet gebeurt, krijg je eerst het inlogscherm van AdminPulse. Na het inloggen wordt de koppeling alsnog gemaakt.

Stap 3: een Zap opzetten met AdminPulse

Je kunt een workflow op twee manieren opzetten: je begint vanuit een bestaande Zap of je bouwt helemaal zelf een nieuwe Zap.

Bestaande AdminPulse-Zaps gebruiken

Je vindt de voorgedefinieerde AdminPulse-Zaps via: https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations (een stukje naar beneden scrollen).

Om een bestaande Zap te gebruiken:

Klik naast de Zap op Try it. De editor opent.
Kies een trigger event.
Log in bij de andere betrokken applicatie (bijv. Google Drive, Dropbox, Gmail…).
Configureer de trigger (bijvoorbeeld: welke map, welk label, welke sheet…).
Configureer daarna de AdminPulse-action.
Wil je extra stappen toevoegen? Klik dan op + in de workflow.
Test de volledige Zap.
Klik op Publish om de workflow te activeren.

💡 Bestaande Zaps zijn een ideaal startpunt. Je kunt ze daarna helemaal aanpassen aan je eigen wensen.

Zelf een Zap bouwen

Je kunt ook volledig zelf een nieuwe workflow opbouwen.

Klik in Zapier op + Create.
Kies een trigger (bijv. een nieuwe e-mail, een document in een map, een rij in Google Sheets…).
Voeg één of meerdere actions toe (bijv. Create Document, Update Relation…).
Gebruik de beschikbare Zapier-tools (waaronder AI-stappen) om de workflow precies af te stemmen op wat je nodig hebt.
Test de Zap.
Publiceer de Zap.

💡 Gebruik de testfunctie in Zapier om stap voor stap te controleren welke gegevens worden doorgestuurd.

Overzicht van bestaande AdminPulse-Zaps

AdminPulse heeft meerdere voorgedefinieerde workflows voor o.a. Outlook, Dropbox, Google Drive, Google Sheets, Gmail, Toggl, Clockify, Slack en Box. Een volledig overzicht vind je via: https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations

Enkele voorbeelden:

Add new Google Drive files to AdminPulse: wanneer je een document in Google Drive toevoegt, wordt het automatisch in AdminPulse geplaatst. Indien gewenst kun je het document in Drive ook nog verplaatsen naar een andere map.
Upload new files in Dropbox folders as documents in AdminPulse: wanneer je een document in een bepaalde Dropbox-map zet, wordt het automatisch in AdminPulse toegevoegd.
Add newly labeled Gmail emails to AdminPulse: wanneer een e-mail in Gmail een bepaald label krijgt, wordt deze automatisch in AdminPulse geplaatst.
Add new emails in Outlook to AdminPulse: nieuwe e-mails in Outlook worden automatisch doorgestuurd naar AdminPulse.
Upload new Box files to AdminPulse: wanneer een nieuw bestand in Box wordt geplaatst, wordt dit automatisch in AdminPulse toegevoegd.
Create work registrations in AdminPulse from new Google Sheets rows: nieuwe rijen in Google Sheets worden automatisch omgezet naar registraties in AdminPulse.
Create work registrations in AdminPulse from new time entries added in Toggl: nieuwe tijdsregistraties in Toggl worden automatisch doorgestuurd naar AdminPulse.
Create task or update task status: maakt automatisch een taak aan of wijzigt de status van een (sub)taak.
Create relation in AdminPulse: maakt automatisch een relatie aan of werkt deze bij.
Add tag to relation in AdminPulse: voegt automatisch een label toe aan een relatie.

💡 Je kunt een voorgedefinieerde Zap gebruiken als basis en deze verder uitbreiden of verfijnen.

Beschikbare triggers in AdminPulse

De volgende gebeurtenissen in AdminPulse kunnen een Zap starten:

Document Created
Document Updated
Registration Created
Registration Updated
Relation Created
Relation Updated
Task Created
Task Updated

Triggers verfijnen voor relaties

Voor de triggers Relation Created en Relation Updated kun je in de stap Configure extra filters instellen:

CRM-type: Other, Prospect, Customer, Own Company. Dit zijn de waarden van het veld ‘Status’ in relatiedossiers.
Relation type: Company, Sole proprietor, Person. Dit zijn de waarden van het veld ‘Type relatie’ in de relatiedossiers.

💡 Door te filteren beperk je je Zap tot de relevante relaties en voorkom je onnodige kosten.

Beschikbare actions in AdminPulse

Deze acties kan Zapier uitvoeren in AdminPulse.

Create

Gebruik een Action-stap om binnen je Zap nieuwe records in AdminPulse aan te maken of bestaande records bij te werken. Je kunt bijvoorbeeld een relatie aanmaken, een taak toevoegen of de status van een taak bijwerken. Elke stap schrijft rechtstreeks naar AdminPulse.

Add Attachment to Interaction
Add Relation Address
Add Relation Email
Add Relation Web Address
Add Tag to Relation
Create Document
Create Email
Create Interaction
Create New Task
Create New Todo
Create Relation
Create Work Registration
Update Relation
Update Task
Update Task Status

Search

Gebruik een Search-stap om op basis van zelfgekozen criteria een bestaande relatie, taak of gebruiker in AdminPulse op te zoeken. De stap geeft het eerste overeenkomende record terug. Dat record kun je vervolgens gebruiken in de volgende stappen van je Zap.

Search Relations
Search Tasks
Search Users

💡 Denk vooraf na welke gegevens al in AdminPulse aanwezig zijn en welke vanuit andere systemen moeten komen.

Velden configureren in AdminPulse-actions

In de stap Configure bepaal je welke gegevens in welke velden van AdminPulse terechtkomen.

Je kunt gegevens uit de trigger, zoals een e-mailadres, bestandsnaam of een kolom uit Google Sheets, rechtstreeks koppelen aan de juiste velden in AdminPulse.

💡 Vul minstens de verplichte velden in en test met een concreet voorbeeld.

Voorbeeld: een deeltaak updaten via Zapier

Eén van de AdminPulse-actions in Zapier maakt het mogelijk om automatisch een nieuwe status toe te kennen aan een deeltaak.

Kies een AdminPulse-action, zoals Update Task of Update Task Status.
Selecteer eerst de juiste hoofdtaak (sjabloon).

Selecteer vervolgens de gewenste deeltaak.
Stel de nieuwe status in.
Test de Zap en publiceer hem.

Algemene tips voor het gebruik van Zapier met AdminPulse

Begin met een eenvoudige Zap en breid deze later uit.
Test een Zap altijd met enkele voorbeelden voordat je deze publiceert.
Documenteer intern welke Zaps actief zijn.
Controleer regelmatig op foutmeldingen in Zapier.

💡 Zie je onverwachte documenten, registraties of relaties in AdminPulse verschijnen? Controleer dan eerst je actieve Zaps. Misschien komt de wijziging via een automatische workflow.

Gerelateerd aan