Met de koppeling tussen SharePoint en AdminPulse beheer je vanuit AdminPulse documenten die in SharePoint staan. Zo kun je samen met collega’s Word- en Excel-documenten bewerken en in AdminPulse de meest recente versie raadplegen.
In dit artikel lees je hoe je de koppeling instelt, hoe je documenten beheert en wat je kunt doen bij foutmeldingen.
Wat doet de koppeling met SharePoint?
Met deze koppeling kun je:
- documenten uit AdminPulse verplaatsen naar een SharePoint-site;
- bestanden die al in SharePoint staan, toevoegen aan AdminPulse;
- Word- en Excel-documenten bewerken in SharePoint of in de Word- of Excel-app op je computer;
- vanuit AdminPulse de naam van een document wijzigen, het document vervangen of het verwijderen, ook in SharePoint.
Het bestand staat in SharePoint. Wanneer je het in AdminPulse opent, haalt AdminPulse de meest recente versie op uit SharePoint.
👉 Bestanden worden niet automatisch tussen AdminPulse en SharePoint toegevoegd of verplaatst. Je verplaatst elk document zelf naar SharePoint of voegt het zelf vanuit SharePoint toe aan AdminPulse.
De koppeling met SharePoint instellen
Wat heb je nodig voor deze koppeling?
Dit heb je nodig om de koppeling te gebruiken:
- een werkaccount van Microsoft met toegang tot SharePoint;
- toegang tot de SharePoint-sites waar je documenten wilt bewaren of ophalen. AdminPulse toont alleen de sites waar jouw Microsoft-account toegang toe heeft;
- in AdminPulse de rechten om documenten te wijzigen.
Elke medewerker stelt de koppeling zelf in met een eigen Microsoft-account. De koppeling geldt dus per medewerker en niet per eigen bedrijf. Wanneer je een document verplaatst, toevoegt of opent, gebruikt AdminPulse jouw koppeling.
👉 Wil een collega een document openen dat in SharePoint staat? Dan moet die collega de koppeling ook zelf instellen en in SharePoint toegang hebben tot het bestand. Anders krijgt de collega de melding "U hebt geen toestemming om dit bestand te bekijken of uw SharePoint-verbinding is nog niet geconfigureerd."
De koppeling instellen via Admin-Connect
Stel de koppeling als volgt in:
-
Ga via het menu-item
naar Mijn profiel en klik bij Integraties op Admin-Connect. Admin-Connect opent in een nieuw tabblad.
-
Klik bij SharePoint op Connect.
-
Meld je aan met je Microsoft-account.
👉 Heb je bij Microsoft met hetzelfde e-mailadres zowel een werkaccount als een persoonlijk account? Kies dan bij het aanmelden je werkaccount. Met een persoonlijk account werkt de koppeling niet.
- Geef AdminPulse toestemming om documenten in SharePoint te bewerken.
-
Na het aanmelden keer je automatisch terug naar Admin-Connect. Klik op Validate connection om te controleren of de koppeling werkt.
Werkt de koppeling? Dan toont Admin-Connect je naam, je Microsoft-account en een voorbeeld van een SharePoint-site waar je toegang toe hebt.
De koppeling controleren of opnieuw aanmelden
Klik in Admin-Connect op Validate connection om te controleren of de koppeling nog werkt. Krijg je een foutmelding? Klik dan op Reauthenticate en meld je opnieuw aan bij Microsoft.
Documenten in SharePoint beheren
Zodra de koppeling werkt, kun je SharePoint-documenten vanuit AdminPulse beheren.
Een document naar SharePoint verplaatsen
Om een document naar SharePoint te verplaatsen, heb je in AdminPulse de rechten nodig om documenten te verwijderen.
Volg deze stappen:
-
Klik in de lijst met documenten op de pijl naast de actieknop van het document en kies Verplaatsen naar SharePoint.
- Selecteer bij SharePoint site de site waar je het document wilt bewaren. Je kunt zoeken op de naam van de site.
- Selecteer bij SharePoint drive de documentbibliotheek waarin je het document wilt bewaren.
- Kies bij Map eventueel een map of submap. Kies je geen map? Dan zet AdminPulse het document in de hoofdmap van de documentbibliotheek.
- Klik op OK.
AdminPulse verplaatst het bestand naar SharePoint. Vanaf dat moment haalt AdminPulse het bestand uit SharePoint op wanneer je het opent, bekijkt of downloadt.
Een document dat in SharePoint staat, herken je aan het SharePoint-icoon in de lijst met documenten.
💡 Bestanden groter dan 10 MB verplaatst AdminPulse op de achtergrond. Het kan dus even duren voordat het document in SharePoint staat.
👉 Facturen (Factuur (.xml), Factuur (PDF) en Factuurspecificatie (PDF)), e-mails die bij een factuur horen en briefsjablonen kun je niet naar SharePoint verplaatsen.
Een bestand uit SharePoint toevoegen aan AdminPulse
Je kunt één bestand tegelijk toevoegen. Hiervoor heb je in AdminPulse de rechten nodig om documenten aan te maken.
Volg deze stappen:
-
Klik in de Drop zone, de zone waarin je bestanden toevoegt, op Toevoegen vanuit SharePoint.
- Selecteer de SharePoint site, de SharePoint drive en de Map waarin het bestand staat.
- Selecteer bij Bestand het bestand dat je wilt toevoegen.
- Klik op OK.
AdminPulse maakt een document aan dat naar het bestand in SharePoint verwijst. Het bestand zelf blijft in SharePoint staan: AdminPulse maakt er geen kopie van.
AdminPulse koppelt het document aan de geselecteerde relatie en plaatst het in de map die je op dat moment hebt geselecteerd, net zoals wanneer je een bestand uploadt.
AdminPulse probeert ook het documenttype te herkennen.
💡 Staat het bestand al in AdminPulse, bijvoorbeeld omdat je het eerder verplaatst of toegevoegd hebt? Dan maakt AdminPulse geen tweede document aan.
Een document in SharePoint bewerken
Om een document te bewerken, heb je in AdminPulse de rechten nodig om documenten te wijzigen.
Je kunt Word- en Excel-documenten die in SharePoint staan op een van deze manieren bewerken:
- via het SharePoint-icoon (Document bewerken in SharePoint) in de lijst met documenten: het document opent in SharePoint in je browser;
- via Openen in app in het actiemenu van het document (de pijl naast de actieknop): het document opent in Word of Excel op je computer;
- via Bewerken in de voorbeeldweergave van het document: het document opent in SharePoint in je browser.
SharePoint slaat je wijzigingen automatisch op. Omdat AdminPulse het bestand altijd uit SharePoint ophaalt, zie je in AdminPulse meteen de meest recente versie.
Bewerken als de Office 365 document editor ook gekoppeld is
Heb je ook de Office 365 document editor gekoppeld? Dan zie je Bewerken niet in de voorbeeldweergave van een SharePoint-document. Gebruik dan het SharePoint-icoon of Openen in app.
Een SharePoint-document openen, downloaden of delen
Andere bestanden dan Word- en Excel-documenten, zoals pdf’s, open je in SharePoint via het SharePoint-icoon (Open document in SharePoint).
Met Downloaden download je een SharePoint-document. Met Delen deel je het met een collega, net zoals elk ander document.
💡 In de voorbeeldweergave kun je een Word- of Excel-document ook als pdf downloaden via Downloaden als PDF.
Een document hernoemen of vervangen
Wijzig je de naam van een SharePoint-document in AdminPulse? Dan past AdminPulse de naam ook aan in SharePoint.
Vervang je het document via Vervangen? Dan vervangt AdminPulse ook het bestand in SharePoint.
👉 Wijzig je de naam rechtstreeks in SharePoint? Dan behoudt het document in AdminPulse de oude naam.
Een eerdere versie raadplegen
Een eerdere versie van een SharePoint-document kun je niet downloaden via de wijzigingsgeschiedenis van het document in AdminPulse. Gebruik daarvoor de versiegeschiedenis in SharePoint.
Een document verwijderen
👉 Verwijder je een SharePoint-document in AdminPulse? Dan verwijdert AdminPulse het bestand ook in SharePoint, waar het in de prullenbak terechtkomt. Dat geldt ook voor bestanden die je via Toevoegen vanuit SharePoint hebt toegevoegd.
Als verwijderen in SharePoint niet lukt
AdminPulse verwijdert het bestand met de koppeling van de medewerker die het document verwijdert. Lukt dat niet? Dan gebruikt AdminPulse de koppeling van de medewerker die het document in AdminPulse heeft aangemaakt.
Als je het bestand rechtstreeks in SharePoint verwijdert
Verwijder je een bestand rechtstreeks in SharePoint? Dan blijft het document in AdminPulse in de lijst staan, maar kun je het niet meer openen. Verwijder het document dan ook in AdminPulse.
Bekende foutmeldingen en oplossingen
Krijg je een foutmelding? Open de rubriek hieronder om te lezen wat de melding betekent en wat je kunt doen.
Foutmeldingen en oplossingen
| Foutmelding | Betekenis | Oplossing |
|---|---|---|
| SharePoint validation error, please check if the authorized account is a valid Work account and not a Personal account | Je bent bij Microsoft aangemeld met een persoonlijk account in plaats van een werkaccount. Je ziet deze melding in Admin-Connect na Validate connection. | Klik op Reauthenticate en kies bij het aanmelden je werkaccount. |
| Error while trying to connect to sharepoint server. | AdminPulse kan met je Microsoft-account geen verbinding maken met SharePoint, bijvoorbeeld omdat je aanmelding niet meer geldig is. Je ziet deze melding in Admin-Connect na Validate connection. | Klik op Reauthenticate en meld je opnieuw aan bij Microsoft. |
| No Sharepoint sites are accessible for this user, so no site can be linked. | De koppeling werkt, maar je Microsoft-account heeft geen toegang tot een SharePoint-site. | Vraag toegang tot de juiste SharePoint-site aan de beheerder van jullie Microsoft-omgeving. |
| "Er liep iets fout bij het connecteren naar Sharepoint" | AdminPulse kan SharePoint niet bereiken met jouw koppeling, bijvoorbeeld omdat je de koppeling nog niet hebt ingesteld of je aanmelding niet meer geldig is. | Stel de koppeling in. Heb je de koppeling al? Klik dan in Admin-Connect op Validate connection en zo nodig op Reauthenticate. |
| "U hebt geen toestemming om dit bestand te bekijken of uw SharePoint-verbinding is nog niet geconfigureerd." | Je opent een SharePoint-document, maar je hebt de koppeling nog niet ingesteld of je hebt in SharePoint geen toegang tot het bestand. Het bestand kan ook verwijderd zijn in SharePoint. | Stel de koppeling met SharePoint in als je dat nog niet hebt gedaan, of vraag toegang tot het bestand in SharePoint. Controleer ook of het bestand nog in SharePoint staat. Is het daar verwijderd? Verwijder het document dan ook uit de lijst in AdminPulse. |
| "Er werd reeds een bestand gevonden met dezelfde naam in SharePoint." | In de map die je hebt gekozen, staat al een bestand met dezelfde naam. AdminPulse overschrijft dat bestand niet. | Kies een andere map, of wijzig eerst de naam van het document in AdminPulse. |
| "Document is al verplaatst naar SharePoint" | AdminPulse is een groot bestand nog op de achtergrond naar SharePoint aan het verplaatsen. | Wacht even tot het document verplaatst is. |
| "Er liep iets fout bij het opslaan in SharePoint. Mogelijks is het bestand bij iemand geopend of bestaat er reeds een bestand met dezelfde naam op dezelfde locatie." | Je vervangt een SharePoint-document, maar SharePoint kon het nieuwe bestand niet opslaan. | Controleer of het bestand in SharePoint bij iemand geopend is en of er in dezelfde map al een bestand met dezelfde naam staat. Probeer het daarna opnieuw. |
Tip: een SharePoint-link bij een relatie bewaren
Los van de koppeling kun je bij een relatie een link bewaren naar de SharePoint-site of -map van die klant. Je hebt hiervoor geen koppeling met SharePoint nodig, wel de rechten om relaties te wijzigen.
Voeg de link als volgt toe:
- Open het relatiedossier en klik bij Communicatiekanalen op het plus-icoon.
- Kies het type SharePoint.
- Plak het webadres van de SharePoint-site of -map in het veld.
- Klik op Opslaan.
AdminPulse toont de link als SharePoint-logo bij de Externe links van het relatiedossier. Klik op het logo om de SharePoint-site of -map in een nieuw tabblad te openen. Zo open je de SharePoint-omgeving van een klant direct vanuit het relatiedossier.
👉 AdminPulse gebruikt deze link niet om documenten te verplaatsen of op te halen. De link is een snelkoppeling naar SharePoint.
💡 Goed om te lezen
Lees ook deze artikelen voor meer uitleg over Admin-Connect en het werken met documenten:
- Wil je je koppelingen beheren in Admin-Connect? Lees hoe je dat doet: Admin-Connect: koppelingen tussen AdminPulse en je andere applicaties.
- Wil je documenten bewerken die in AdminPulse zelf staan? Lees hoe je de document editor gebruikt: Documenten bewerken met de Office 365 document editor vanuit AdminPulse.
- Wil je een document delen met een collega? Ontdek hoe je de deelfunctie gebruikt: FAQ - Hoe deel je een taak, to-do, interactie of document met een collega?.
- Wil je meer weten over communicatiekanalen en externe links bij een relatie? Lees verder in: Het Relatiedossier - sectie Communicatie.