Met AdminPulse kun je het facturatieproces grotendeels automatiseren. De facturatieplanning genereert automatisch factuurvoorstellen voor je klanten op basis van het ingestelde facturatieschema.
In dit artikel lees je hoe je ervoor zorgt dat deze voorstellen ook automatisch worden genummerd en verzonden.
Automatisch nummeren en verzenden instellen
Met onderstaande instelling bepaal je of AdminPulse factuurvoorstellen uit de facturatieplanning automatisch nummert en eventueel verzendt:
Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen > Factuurvoorstellen gemaakt door planning automatisch nummeren
Standaard staat deze instelling op Niet nummeren. Je hebt de keuze uit de volgende opties:
-
Automatisch nummeren
Factuurvoorstellen die door de planning worden aangemaakt, worden automatisch genummerd.
De planningsdatum (de datum waarop het voorstel automatisch is aangemaakt) wordt gebruikt als factuurdatum. -
Automatisch nummeren en mailen
Factuurvoorstellen die door de planning worden gemaakt, worden automatisch genummerd én per e-mail verzonden.
Ook hier wordt de planningsdatum als factuurdatum ingesteld. -
Automatisch nummeren, met registraties tot als factuurdatum
De factuurvoorstellen die automatisch door de planning worden aangemaakt, worden automatisch genummerd.
Als factuurdatum wordt de datum "Registraties tot en met" uit het facturatieschema aangehouden. -
Automatisch nummeren en mailen, met registraties tot als factuurdatum
De factuurvoorstellen die door de planning worden gegenereerd, worden automatisch genummerd én verzonden via e-mail.
De "Registraties tot en met"-datum uit het facturatieschema wordt daarbij als factuurdatum gebruikt.
Facturen met nulbedrag automatisch nummeren
Kies je een van bovenstaande opties, dan verschijnt er een extra instelling: Facturen met een totaal van 0 euro automatisch nummeren tijdens de automatische nummering
Hiermee geef je aan of ook facturen met een totaalbedrag van € 0 automatisch genummerd mogen worden. Denk bijvoorbeeld aan een afrekeningsfactuur die exact gelijk is aan het betaalde voorschotbedrag.
- Aangevinkt: factuurvoorstellen met een bedrag van nul euro worden automatisch genummerd, net als andere voorstellen.
- Niet aangevinkt: deze factuurvoorstellen blijven in de lijst staan. Je kiest later zelf of je ze wilt finaliseren.
Tip: Controleer op waarschuwingen
Controleer regelmatig of er factuurvoorstellen of facturen met waarschuwingen zijn in de schermen Factuurvoorstellen en Facturen. Gebruik hiervoor de filter 'Met fouten'. Als er fouten zijn, wordt bij de betreffende factuur(voorstel) een waarschuwingsicoon getoond. Zweef met je muis over het icoon om de reden van de foutmelding te bekijken.
👉 Facturen met fouten worden niet automatisch genummerd, zelfs als automatische nummering is ingeschakeld.
💡 Goed om te lezen
- Wil je automatisch facturatieplanning inschakelen en instellen? Lees hier hoe je dat doet: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen
- Ben je benieuwd hoe het facturatieschema werkt en wat de "registraties tot en met"-datum inhoudt? Bekijk de uitgebreide toelichting hier: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
- Wil je zien en opvolgen welke facturen al afgerond zijn? Raadpleeg dan deze handleiding: Overzicht: Beheren en opvolgen van facturen en creditnota's in het Facturen-scherm
- Weet je niet zeker hoe je de verzendmethode voor facturen correct instelt? Alle info lees je hier: Facturen verzenden: hoe werkt het en hoe stel je het in?
- Wil je voor een specifiek factuurvoorstel handmatig de factuurdatum bepalen? Zo werkt het: Nummeren op een specifieke factuurdatum: zo stel je het in