La mise en page de base dans Word permet déjà d’obtenir un bon résultat, mais il arrive que vous ayez besoin de plus de contrôle sur la présentation exacte de vos factures. Cet article vous propose des conseils pour affiner davantage votre modèle de facture.
💡 Il n’est pas nécessaire d’avoir une version payante de Word pour modifier vos modèles. Avec Word pour le web, vous pouvez modifier gratuitement des documents Word dans votre navigateur. Il suffit de créer un compte Microsoft gratuit.
💡 Il existe de nombreuses versions de Word (Windows, Mac, web...), ce qui fait que les menus et boutons peuvent varier. Les exemples dans cet article sont là à titre illustratif. Un doute ? Vous trouverez facilement en ligne les informations adaptées à votre version de Word.
Polices dans les modèles de facture
Word propose un grand choix de polices, mais toutes ne sont pas prises en charge par AdminPulse pour une utilisation dans les modèles de facture.
Pour consulter la liste des polices compatibles, référez-vous au tableau de la section « Introduction » sur cette page : Liste des polices Microsoft
Ajouter une image (comme un logo)
Vous souhaitez afficher un logo ou une autre image sur votre facture ? Ajoutez-la directement dans le document Word de votre modèle.
Dans Word, allez dans Insertion > Images et sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur.
Une fois l’image sélectionnée, l’onglet Format de l’image s’affiche automatiquement. Vous pouvez y :
- Définir le comportement de l’image par rapport au texte (ex. : "Devant le texte", "Derrière le texte", "Aligné sur le texte")
- Ajouter une bordure, une ombre ou d’autres effets
👉 Choisissez de préférence « Devant le texte » ou « Aligné sur le texte » pour garantir un rendu stable lors de la conversion en PDF. Cela évite que le logo se déplace de manière inattendue.
💡 Utilisez de préférence un fichier PNG ou JPG de bonne qualité.
Utiliser les en-têtes et pieds de page
Utilisez les en-têtes et pieds de page dans Word pour afficher automatiquement des informations standard, comme vos coordonnées (adresse, e-mail, BCE, …), sur chaque page de facture. Vous pouvez également y insérer des tableaux pour structurer ces données de manière claire, ou encore y ajouter votre logo.
Utiliser des tableaux pour une mise en page soignée
Les tableaux sont idéaux pour organiser les informations de façon lisible. Ils permettent un bon alignement, même si certains champs contiennent plus de texte que d’autres.
Les options de « Disposition du tableau » apparaissent dès que vous cliquez dans un tableau. Le menu « Création de tableau » vous permet de personnaliser les bordures.
💡 Dans Word, vous pouvez rendre les quadrillages visibles sans qu’ils soient imprimés sur la facture. Cela facilite le positionnement précis des éléments (Disposition du tableau > Tableau > Afficher le quadrillage).
Plus d’espace dans votre tableau : fusionner des cellules
Vous constatez que le texte dans une colonne (p. ex. « Description ») est trop vite renvoyé à la ligne ? Agrandissez l’espace disponible en fusionnant cette cellule avec des cellules adjacentes vides.
Sélectionnez les cellules à combiner, allez dans Disposition du tableau › Fusionner › Fusionner ou faites un clic droit et choisissez 'Fusionner'. Vous obtenez ainsi une cellule plus large, ce qui évite que le texte passe trop rapidement à la ligne suivante. Besoin de revenir en arrière ? Utilisez « Fractionner » dans le même menu ou Ctrl+Z.
👉 Attention : évitez de fusionner des cellules qui doivent chacune afficher un contenu distinct (p. ex. « Quantité » et « Prix »). Vous éviterez ainsi les problèmes d’alignement.
Paramètres de tableau : positionnement
Vous souhaitez par exemple aligner un tableau juste au-dessus du pied de page ? Dans Word, vous pouvez définir précisément où un tableau doit apparaître sur la page.
Via Mise en page du tableau > Propriétés > Position, vous pouvez définir la distance exacte par rapport au haut ou au bas de la page.
Paramètres de paragraphe : conserver les lignes ensemble
Parfois, vous souhaitez qu’un bloc de texte (comme les conditions de paiement) reste sur la même page de facture. Utilisez pour cela les paramètres de paragraphe dans Word.
Vous les trouverez via Accueil > Paragraphe > Enchaînements.
Définir l’espacement avant et après
N’utilisez pas la touche Entrée pour ajouter des espaces. Il vaut mieux définir l’espacement avant ou après un paragraphe via les options de mise en forme dans le menu Accueil. Cela évite les décalages imprévus dans vos factures.
Utilisez régulièrement l’aperçu dans AdminPulse
Ce n’est pas un conseil propre à Word, mais une étape cruciale : le rendu final de votre modèle de facture peut être différent une fois que les champs de saisie sont remplis.
Vérifiez donc régulièrement un aperçu via la fonction d’aperçu dans AdminPulse (Paramètres > Modèles de facture > +Ajouter ou remplacez un modèle existant). Vous verrez directement à quoi ressemble votre facture.
Le résultat vous convient avec les données fictives de l’aperçu ? Activez alors le modèle et testez-le avec quelques factures provisoires utilisant des données réelles. C’est le meilleur moyen d’ajuster les derniers détails avant la version définitive.
Le résultat n’est pas celui attendu ?
Vous ne parvenez pas au résultat souhaité ? N’hésitez pas à nous envoyer un ticket. Ajoutez le modèle de facture, ainsi que des captures d’écran du problème (par exemple à partir de l’aperçu ou d’une facture provisoire). Cela nous permet de mieux comprendre le souci et de vous aider efficacement.
💡Bon à lire
- Vous débutez dans la personnalisation des modèles de facture ? Lisez d'abord notre série d'articles sur les modèles de facture et leur fonctionnement. Commencez ici : Premiers pas : les modèles de factures dans AdminPulse
- Vous voulez savoir comment AdminPulse remplit automatiquement les informations dans vos factures sur base de substituants ? Lisez alors cet article sur les substituants dans les modèles de facture :
➡️ Modèles de facture : substituants pour les informations générales de facture
➡️ Modèles de facture : substituants pour les tableaux
➡️ Modèles de détails de facture : structure, tableaux et substituants - Vous souhaitez mieux comprendre le fonctionnement de Word ? Consultez les rubriques « Pages et mises en page » et « Insérer des tableaux, images et filigranes » dans la documentation Microsoft.