"eStox, le registre électronique et sécurisé des actions de votre société. Un service aux multiples avantages proposé par les notaires, experts-comptables et conseils fiscaux." - https://www.estox.be/

AdminPulse peut échanger des données avec eStox. Vous pouvez créer des relations dans les deux sens et récupérer les mises à jour d’eStox dans AdminPulse.

Accorder l'accès

Avant de pouvoir établir la connexion, vous devez accorder à AdminPulse l'accès à l'environnement eStox. Pour ce faire, accédez à la vue d'ensemble des intégrations dans eStox.

Mise en place d'une connexion

Pour pouvoir échanger des données, vous devez établir une connexion entre les deux applications. Dans AdminPulse, accédez au menu Applications connectées et cliquez sur 'Connect'. Suivez ensuite les étapes pour vous connecter à l'environnement eStox.
Dès que vous recevez le message indiquant que la configuration a été enregistrée, vous pouvez fermer l'écran.

👉 Attention :

La connexion doit être établie par utilisateur.
Lors de l'établissement de la connexion, choisissez impérativement d'utiliser votre compte eStox avec numéro de TVA (si vous disposez également d'un compte sans numéro de TVA).

Option de ne pas transférer les données d'eStox vers AdminPulse

Chaque nuit, les données d'eStox sont automatiquement transférées vers AdminPulse (synchronisation nocturne), sauf si vous désactivez cette synchronisation.

👉 Si vous désactivez l’option 'Synchronize changes from eStox…', les modifications dans eStox ne sont plus récupérées automatiquement dans AdminPulse. Cela signifie que la synchronisation nocturne (voir Obtenez des données récentes d'eStox) ne s’exécute plus.

Vous choisissez alors délibérément de récupérer toutes les mises à jour manuellement. Pour ce faire, utilisez le bouton 'Récupérer des données d'eStox' dans le dossier relation, sous la section Légal > Actions.

Créer une relation à partir d'AdminPulse

Vous pouvez envoyer une relation AdminPulse existante vers eStox en cliquant sur 'Créer une relation dans eStox' dans la section Légal > Actions du dossier relation.

Dès que cette action a été réalisée, vous pouvez compléter cette relation dans l'environnement eStox en modifiant la relation conceptuelle et en complétant les données manquantes.

Créer une relation à partir d'eStox

Si vous souhaitez transférer une relation eStox existante vers AdminPulse, naviguez vers Dossiers Relations > Nouvelle relation et choisissez d'ajouter une relation depuis eStox. Saisissez le numéro de société souhaité et cliquez sur 'Enregistrer'.

💡 Les actionnaires sont créés automatiquement et liés à la relation concernée.

Obtenez des données récentes d'eStox

AdminPulse met à jour les structures d'actionnariat automatiquement lorsque des changements surviennent dans l'environnement eStox (sauf si vous avez désactivé la synchronisation automatique via l’option 'Synchronize changes from eStox…').

Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez récupérer les modifications manuellement — par exemple après un changement de nom — cliquez sur le bouton 'Récupérer des données d'eStox' dans le dossier relation, sous Légal > Actions.

💡 Chaque nuit, AdminPulse vérifie s’il existe des modifications dans eStox pour les relations indiquées comme se trouvant dans le registre des actions – Digital – eStox. Si des données ont été modifiées dans eStox au cours de la journée précédente, elles sont automatiquement transférées vers AdminPulse (sauf si vous avez désactivé la synchronisation automatique).

Quelles données sont échangées entre AdminPulse et eStox ?

La connexion avec eStox permet d’échanger les données suivantes :

De AdminPulse vers eStox :

Cela sert uniquement à enregistrer une entreprise dans eStox, et non à mettre à jour les données existantes.

Nom
Numéro d’entreprise
Forme juridique
Dénomination commerciale
Adresse
Langue
RPM
Nombre total d’actions
Date de création
Apport

De plus, les informations suivantes sur les actionnaires sont transmises :

Nom de l’actionnaire
Numéro de registre national ou numéro d’entreprise de l’actionnaire
Adresse de l’actionnaire
Date de naissance de l’actionnaire
Droits de propriété de l’actionnaire
Nombre d’actions/droits de vote de l’actionnaire
Groupe d’actionnaires de l’actionnaire
Catégorie de l’actionnaire

De eStox vers AdminPulse :

Si des modifications sont apportées dans eStox, les champs spécifiques aux actionnaires suivants seront mis à jour dans AdminPulse :

Nom de l’actionnaire
Numéro de registre national ou numéro d’entreprise de l’actionnaire
Adresse de l’actionnaire
Date de naissance de l’actionnaire
Droits de propriété de l’actionnaire
Nombre d’actions/droits de vote de l’actionnaire
Groupe d’actionnaires de l’actionnaire
Catégorie de l’actionnaire

Questions fréquentes

Lien registre d'UBO

Dans eStox, vous pouvez indiquer si le registre UBO doit être mis à jour automatiquement ou non :

Dans AdminPulse, dans la relation (section UBO), définissez le champ 'Méthode de calcul' sur 'Le calcul se fait ailleurs'. Si vous récupérez ensuite les données d'eStox pour cette relation, la 'Date d'entrée dans le registre' sera également ajustée.
eStox peut automatiquement procéder à la réaffirmation annuelle ; AdminPulse adaptera la 'Date d'entrée dans le registre' une fois qu'eStox aura effectué cette réaffirmation.

Lorsque le calcul est effectué par AdminPulse mais qu'il n'y a pas encore de calculs UBO, AdminPulse adaptera la 'Date d'entrée dans le registre' et changera la méthode de calcul en 'Le calcul est effectué ailleurs'.

Tous les actionnaires ne sont pas repris ?

Lorsque vous créez des actionnaires dans eStox, vous avez peut-être ajouté l'actionnaire en tant que 'Bénéficiaire'. Ces relations ne sont pas transférées à AdminPulse. Pour corriger cela, changez le type de détenteur de titres en 'Compte standard'.

Aller à la page 'Actionnaires' du registre.
Cliquez sur l'actionnaire concerné.
Dans la barre latérale de l'écran de détail, modifiez le champ 'Type de titulaire' et sélectionnez 'Compte standard'.

Adresse dans eStox

Lors de la synchronisation des données d'eStox dans AdminPulse, les données d'adresse ne sont plus copiées. La raison en est que les données d'adresses dans eStox ne sont pas toujours à jour.

Comment puis-je savoir quels clients utilisent eStox pour leur registre des actions ?

Si vous souhaitez vérifier quels clients utilisent eStox pour la gestion de leur registre des actions, vous pouvez le faire facilement via l’écran Relations (Dossiers relations > Relations). Dans cet écran, appliquez le filtre 'Registre des actions' et sélectionnez la valeur 'Électronique – eStox'.

Vous obtiendrez ainsi directement un aperçu de tous les clients qui gèrent leur registre des actions de manière numérique via eStox, sans devoir ouvrir chaque dossier séparément.

Contact pour des questions spécifiques sur eStox

Contactez le service d'assistance de l'ITAA à l'adresse servicedesk@itaa.be ou via son numéro de téléphone 02 221 10 00.

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