Zapier est un outil qui permet de relier différents systèmes entre eux. De manière simple, vous pouvez commencer à automatiser les flux de travail en mettant en place un zap. Pour AdminPulse, il existe quelques zaps ou flux de travail standard définis qui connectent Outlook, Dropbox, Toggl, Google Sheets, Gmail, Google Drive, Clockify,... se connecter à AdminPulse. Vous pouvez découvrir ces zaps via https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations.

Terminologie

Zap : Un zap ou workflow est un modèle qui s'exécute automatiquement. Vous devez le configurer une fois. Vous pouvez définir différents zaps dans Zapier.
Trigger : Un déclencheur est toujours la première étape que vous devez définir. C'est un événement qui provoque l'invocation du zap. Par exemple : un document est placé dans un dossier Dropbox.
Action : Une action est la réponse à un déclencheur défini. Vous définissez ce qui doit se passer après le déclenchement. Par exemple : créer un document dans AdminPulse.

Fonctionnement

Créer un compte

Créez un compte via zapier.com. Avant de vouloir créer des zaps, connectez-vous à AdminPulse. Pour ce faire, allez dans " My apps " dans votre compte et cherchez AdminPulse à connecter. Par le biais de la popup, accordez à Zapier l'accès pour se connecter à AdminPulse. Veillez à sélectionner "Production" pour l'URL de connexion et l'URL d'api. Après cela, vous pouvez vous connecter à AdminPulse de la manière habituelle.

Mise en place de Zaps

Via https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations vous obtenez un aperçu des zaps déjà prédéfinis. Pour AdminPulse, les zaps suivants sont déjà disponibles :

Add new Google Drive files to AdminPulse: Lorsque vous ajoutez un document dans votre Google Drive, ce document est également placé automatiquement dans AdminPulse (et le document est également déplacé vers un autre dossier Google Drive).
Upload new files in Dropbox folders as documents in AdminPulse: Lorsque vous placez un document dans un dossier Dropbox particulier, ce document est également placé automatiquement dans AdminPulse.
Add newly labeled Gmail emails to AdminPulse: Chaque fois qu'un email dans votre Gmail obtient une certaine étiquette, cet email est automatiquement placé dans AdminPulse.
Add new emails in Outlook to AdminPulse: Chaque fois qu'un nouvel e-mail arrive dans votre Outlook, cet e-mail est automatiquement placé dans AdminPulse.
Upload new Box files to AdminPulse: Chaque fois qu'un nouveau fichier est placé dans Box, ce document est aussi automatiquement placé dans AdminPulse.
Create work registrations in AdminPulse from new Google Sheets rows: Chaque fois qu'une nouvelle ligne est créée dans une Google Sheet, un enregistrement est également créé automatiquement dans AdminPulse avec ces données.
Create work registrations in AdminPulse from new time entries added in Toggle: Lorsqu'une nouvelle entrée de temps est créée dans Toggle, elle est aussi automatiquement créée dans AdminPulse.
Create task or update task status: Sur la base d'un certain déclencheur, une tâche créée dans AdminPulse ou une sous-tâche se voit attribuer un nouveau statut.
Create relation in AdminPulse: Sur la base d'un certain déclencheur, créer ou mettre à jour une relation
Add tag to relation in AdminPulse: Sur la base d'un certain déclencheur, ajouter un tag à une relation

Fonctionnement général

Vous pouvez créer un nouveau zap vous-même ou choisir l'un des zaps ci-dessus en cliquant sur " Use this Zap " :

Dans une étape suivante, vous devez vous connecter à votre compte de votre application connectée et vous pouvez modifier le zap si nécessaire. Vous pouvez compléter et tester le déclencheur et l'action. Cliquez sur " Publish " pour terminer l'automatisation de votre flux de travail.

Create task or update task

Une des actions que vous pouvez choisir dans Zapier est de faire changer l'état d'une sous-tâche.

Pour ce faire, choisissez d'abord la bonne tâche principale sous Actions. Zapier commencera toujours par récupérer toutes vos tâches existantes dans AdminPulse.

Dans l'étape suivante, vous pouvez sélectionner la sous-tâche souhaitée à partir de cette tâche principale. Vous indiquez également ici le nouveau statut de cette sous-tâche.