"eStox, het beveiligde digitale effectenregister. Een tool met heel wat voordelen, aangeboden door notarissen, accountants en belastingadviseurs." - https://www.estox.be
AdminPulse kan gegevens uitwisselen met eStox. Je kan relaties in beide richtingen aanmaken én updates vanuit eStox in AdminPulse ophalen.
AdminPulse toegang verlenen aan eStox
Voor je de koppeling kunt opzetten, moet je in de eStox-omgeving toegang verlenen aan AdminPulse. Navigeer hiervoor naar het integratie-overzicht in eStox.
Connectie opzetten tussen AdminPulse en eStox
Je zet de koppeling op via Instellingen > Geconnecteerde applicaties in AdminPulse. Klik op ‘Connect’ en doorloop de aanmeldstappen in eStox.
Na de melding dat de configuratie is opgeslagen, mag je het scherm sluiten.
👉 Opgelet:
- De connectie met eStox moet per gebruiker worden ingesteld.
- Gebruik altijd je eStox-account met btw-nummer, indien je meerdere accounts hebt.
Optie: geen gegevens overnemen vanuit eStox
Elke nacht haalt AdminPulse automatisch de recente eStox-gegevens op - behalve wanneer je deze synchronisatie uitschakelt.
👉 Als je de optie ‘Synchronize changes from eStox…’ uitschakelt, worden wijzigingen in eStox niet automatisch opgehaald in AdminPulse. Dit betekent dat de nachtelijke synchronisatie (zie Recente gegevens ophalen vanuit eStox) niet gebeurt.
Je kiest er dan bewust voor om alle updates zelf manueel op te halen.
Wanneer je gegevens manueel wil laten bijwerken in AdminPulse, bijvoorbeeld na een wijziging van naam, adres of aandelenstructuur, klik je op ‘Info uit eStox ophalen’ in het relatiedossier onder Legaal > Aandelen.
Aanmaken van relatie vanuit AdminPulse
Je kan een bestaande relatie vanuit AdminPulse naar eStox sturen door in een relatiedossier in de sectie Legaal > Aandelen te klikken op 'XYZ aanmaken in eStox'.
Na het verzenden vul je de relatie verder aan in eStox door de conceptrelatie te bewerken.
Aanmaken van relatie vanuit eStox
Wil je een bestaande eStox-relatie overnemen in AdminPulse? Navigeer dan naar Relatiedossiers > Nieuwe relatie en kies om een relatie toe te voegen vanuit eStox. Vul het ondernemingsnummer in en klik op 'Opslaan'.
💡 Aandeelhouders worden automatisch aangemaakt en gelinkt aan de relatie.
Recente gegevens ophalen vanuit eStox
AdminPulse past aandeelhoudersstructuren automatisch aan wanneer eStox wijzigingen bevat (tenzij je automatische synchronisatie hebt uitgeschakeld).
Wil je manueel updates ophalen, bijvoorbeeld na een naamswijziging, klik dan op 'Informatie ophalen uit eStox' in het relatiedossier onder Legaal > Aandelen.
💡 AdminPulse controleert elke nacht op wijzigingen in eStox voor relaties die in het digitaal aandelenregister staan.
Welke gegevens worden uitgewisseld?
Met de eStox-connectie worden onderstaande gegevens uitgewisseld:
Van AdminPulse naar eStox:
(enkel om een vennootschap in eStox te registreren, niet voor updates)
- Naam
- Ondernemingsnummer
- Rechtsvorm
- Commerciële naam
- Adres
- Taal
- RPR
- Totaal aantal aandelen
- Datum oprichting
- Inbreng
Daarnaast worden ook de volgende aandeelhoudersgegevens doorgestuurd:
- Naam aandeelhouder
- Rijksregisternummer of ondernemingsnummer
- Adres
- Geboortedatum
- Eigendomsrechten
- Aantal aandelen/stemrechten
- Aandeelhoudersgroep
- Categorie
Van eStox naar AdminPulse:
Bij wijzigingen in eStox worden deze aandeelhouder-specifieke velden in AdminPulse aangepast:
- Naam aandeelhouder
- Rijksregisternummer of ondernemingsnummer
- Adres
- Geboortedatum
- Eigendomsrechten
- Aantal aandelen/stemrechten
- Aandeelhoudersgroep
- Categorie
Veelgestelde vragen in verband met eStox
Link met het UBO-register
In eStox kan je instellen of het UBO-register automatisch mag worden geüpdatet:
In AdminPulse zet je in het relatiedossier, onder de sectie UBO het veld "Manier van berekening" op "De berekening gebeurt elders". Wanneer je daarna informatie ophaalt uit eStox, wordt de "Datum ingave in het UBO-register" automatisch aangepast.
Hier kan eStox automatisch jaarlijks de herbevestiging doen, AdminPulse zal de 'Datum ingave toestand in het register' aanpassen, nadat eStox deze herbevestiging gedaan heeft.
Wanneer de berekening door AdminPulse gebeurt, maar er nog geen UBO-berekeningen zijn zal AdminPulse de "Datum ingave toestand in het register" aanpassen en de manier van berekening wijzigen naar 'de berekening gebeurt elders'.
Niet alle aandeelhouders worden overgenomen?
Bij het aanmaken van aandeelhouders in eStox kan het zijn dat je de aandeelhouder als "Begunstigde" instelde. Deze worden niet overgenomen door AdminPulse. Pas hiervoor het veld "Soort effectenhouder" aan naar "Standaard account".
- Ga naar de pagina "Effectenhouders" van het register.
- Klik op de betreffende aandeelhouder.
- Pas in de zijbalk het veld "Soort effectenhouder" aan naar "Standaard account".
Adres in eStox
Bij het ophalen van gegevens uit eStox worden adresgegevens niet langer overgenomen, omdat deze in eStox niet altijd up-to-date zijn.
Hoe kan ik zien welke klanten eStox gebruiken?
Via Relatiedossiers > Relaties kan je de filter 'Aandeelregister' toepassen en kiezen voor 'Digitaal – eStox'. Zo krijg je een overzicht van alle klanten die een digitaal aandeelregister via eStox gebruiken.
Contact opnemen bij specifieke eStox-vragen
Contacteer de ITAA-servicedesk via servicedesk@itaa.be of via 02 221 10 00.