"eStox, het beveiligde digitale effectenregister. Een tool met heel wat voordelen, aangeboden door notarissen, accountants en belastingadviseurs." - https://www.estox.be
Binnen AdminPulse bestaat de mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met eStox.
- U kan zowel relaties aanmaken binnen eStox als aanmaken vanuit eStox in AdminPulse.
- Bijkomend kan u ook gegevens updaten binnen AdminPulse vanuit eStox.
Inhoudsopgave
- Toegang verlenen
- Connectie opzetten
- Aanmaken van relatie vanuit AdminPulse
- Aanmaken van relatie vanuit eStox
- Recente gegevens ophalen vanuit eStox
- Veelgestelde vragen
Toegang verlenen
Alvorens de connectie te kunnen opzetten dient u binnen de eStox omgeving toegang te verlenen aan AdminPulse om gegevens uit te wisselen. Navigeer hiervoor naar het Integratie overzicht.
Connectie opzetten
Om gegevens te kunnen uitwisselen dient u een connectie op te zetten tussen de 2 applicaties. Navigeer hiervoor naar Geconnecteerde applicaties in het menu en klik op Connect.
Doorloop de stappen om aan te melden binnen de eStox omgeving. Zodra u de melding krijgt dat de configuratie werd opgeslagen mag u het scherm afsluiten.
Opgelet:
- De connectie met eStox moet per gebruiker gelegd worden.
- Kies er bij het opzetten van de connectie zeker voor om gebruik te maken van je account mét BTW nummer (indien je ook over een account zou beschikken zonder BTW nummer)
Optie om geen gegevens over te nemen vanuit eStox naar AdminPulse
Elke nacht zullen de gegevens vanuit eStox automatisch overgezet worden naar AdminPulse, zie Recente gegevens ophalen uit eStox. Wens je hiervan geen gebruik te maken, dan kan je deze synchronisatie afvinken:
1. Aanmaken van relatie vanuit AdminPulse
U kan een bestaande AdminPulse relatie verzenden naar eStox door binnen de sectie Legaal > Aandelen te klikken op "relatie aanmaken in eStox".
Zodra deze actie werd afgerond kan u desbetreffende relatie verder aanvullen binnen de eStox omgeving. Dit kan door de concept relatie te bewerken en de ontbrekende gegevens verder aan te vullen
2. Aanmaken van relatie vanuit eStox
Wenst u een bestaande eStox relatie over te nemen naar AdminPulse, navigeer dan naar Relatiedossiers > Nieuwe relatie en kies ervoor om een relatie toe te voegen vanuit eStox. Vul het gewenste ondernemingsnummer in en klik op opslaan.
- Aandeelhouders worden aangemaakt en gelinkt aan desbetreffende relatie
3. Recente gegevens ophalen vanuit eStox
AdminPulse zal aandeelhoudersstructuren automatisch aanpassen wanneer er wijzigingen gebeuren binnen de eStox omgeving. Wenst u echter om een bepaalde reden toch manueel de aanpassingen op te halen (bv : bij een naamswijziging) dan kan u hiervoor op de knop "Info uit eStox ophalen" klikken.
Noot: Iedere nacht zal AdminPulse de laatste gegevens ophalen uit eStox (voor relaties waarbij aangegeven werd dat ze zich bevinden in het aandelenregister - Digitaal - eStox). Indien de gegevens de voorbije dag werden aangepast in de eStox omgeving, zullen ze automatisch worden overgezet naar AdminPulse.
Veelgestelde vragen
Link met het UBO-register
In eStox zelf kan je aanduiden of het UBO-register al dan niet automatisch geüpdatet mag worden: 
In AdminPulse zet je in de relatie in de sectie UBO het veld "manier van berekening" op "de berekening gebeurt elders". Als je dan voor deze relatie de informatie laat ophalen vanuit eStox, dan zal de "Datum ingave in het UBO-register" ook aangepast worden.
Hier kan eStox automatisch jaarlijks de herbevestiging doen, AdminPulse zal de 'Datum ingave toestand in het register' aanpassen, nadat eStox deze herbevestiging gedaan heeft.
Nu wanneer de berekening door AdminPulse gebeurt, maar er nog geen UBO-berekeningen zijn zal AdminPulse de "Datum ingave toestand in het register" aanpassen en de manier van berekening wijzigen naar 'de berekening gebeurt elders'.
Contact opnemen bij specifieke eStox-vragen
Contacteer in dit geval de ITAA servicedesk via servicedesk@itaa.be of via hun telefoonnummer 02 221 10 00.
Niet alle aandeelhouders worden overgenomen ?
Bij het aanmaken van de aandeelhouders in eStox kan het voorkomen dat u de aandeelhouder als "Begunstigde" toevoegde. Deze relatie's worden niet overgenomen naar AdminPulse. Om dit te corrigeren moet u het soort effectenhouder aanpassen naar "Standaard account"
- Ga naar de "Effectenhouders" pagina van het register
- Klik op de betreffende aandeelhouder
- In de zijbalk van het detail scherm kan de aandeelhouder informatie worden aangepast. Het veld is "Soort effectenhouder". Hier moet de gebruiker "standaard account" aanduiden.
Adres in eStox
Bij het binnenhalen van de gegevens van eStox in AdminPulse, worden de adresgegevens niet langer overgenomen. Dit omdat de adresgegevens in eStox niet altijd up-to-date zijn.