PKI signing biedt de mogelijkheid om documenten en brieven die door AdminPulse gemaakt zijn en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.
Hiermee vervang je handtekeningen op papier en met inkt door volledig geautomatiseerde elektronische workflows voor ondertekening. Met deze software kan je snel en eenvoudig documenten ter ondertekening verzenden, laten ondertekenen en bijhouden.
Er zijn geen extra kosten die aangerekend worden door AdminPulse. Elk document dat gehandtekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. Er is enkel een abonnement nodig bij PKIsigning.
Meer informatie vind je op https://pkisigning.nl/
Inhoud
Aanvraag tot handtekening verzenden
Instellingen
Voor de integratie met PKIsigning heb je een account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via pkisigning.nl.
Via de algemene instellingen > Geconnecteerde applicaties of Mijn Profiel > Admin-Connect kan je conencteren met PKIsigning. Klik hiervoor op "connect".
Je komt op de loginpagina van PKIsigning waar je met je username en paswoord kan inloggen.
Vervolgens zal je toegang moeten verlenen aan PKISigning om te authenticeren en gegevens te lezen en bewerken in AdminPulse.
Briefsjablonen
Om te weten welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het sjabloon of het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Deze moeten voldoen aan een bepaald formaat, zodat AdminPulse de velden kan herkennen en doorsturen naar PKIsigning om aan te geven waar de handtekening moet komen.
Indien je nu pas van start gaat met het opmaken van briefsjablonen kan u hier in detail nalezen hoe je deze aanmaakt en kan bewerken.
Een handtekeningveld toevoegen aan het sjabloon kan via normale tekstingave. Je voegt _signer1_ , _signer2_ , ... toe waar de handtekeningen moeten komen.
Je kan er ook voor kiezen om niet te werken met handtekeningvelden. Het grote voordeel hiervan is dat je het document niet eerst moet bewerken om de handtekeningveldjes erin te zetten, maar dat je het meteen kan doorsturen ter ondertekening. De handtekeningen worden in dat geval toegevoegd op een aparte pagina helemaal achteraan het document.
Aanvraag tot handtekening verzenden
Wanneer er een document of brief werd opgesteld voor een bepaalde relatie kan je deze opsturen ter ondertekening naar de klant. Dit doe je door op het relatiedossier te kiezen voor "Verstuur aanvraag tot handtekening" onder de sectie brieven en op het gewenste document. Deze optie is enkel beschikbaar indien het document nog niet getekend werd.
Je kan er ook voor kiezen om in het documenten-scherm de aanvraag tot handtekening te versturen per document of via een globale actie voor meerdere documenten van dezelfde relatie.
In het dialoogvenster zal er voor elk handtekeningveld dat in het document gevonden werd, gevraagd worden om een medewerker of eindklant te kiezen. In geval van een onderneming, zal de lijst met relaties worden opgevuld door de gelinkte relaties van het type persoon die aan deze onderneming gekoppeld zijn. Het e-mailadres en het gsm-nummer zijn verplicht. Het e-mailadres is het adres waarop de persoon een uitnodiging tot handtekening zal krijgen. Het gsm-nummer is nodig om QR-code te scannen via Whatsapp of een code te ontvangen via SMS om het document te kunnen openen.
Wanneer voor alle handtekeningvelden een ondertekenaar werd gekozen, kan het document verzonden worden. De klant zal via mail uitgenodigd worden om een document te tekenen en het document zal "in afwachting" blijven staan tot een verdere statuswijziging.
Na het versturen tot ondertekening kan een document een van de volgende statussen krijgen:
- In afwachting: het document werd verstuurd, maar is nog niet getekend.
- Getekend: alle ondertekenaars hebben het document getekend.
- Ingetrokken: het verzoek tot handtekeningen werd ingetrokken door de aanvrager.