PKIsigning biedt de mogelijkheid om documenten en brieven die in AdminPulse zijn gemaakt en bestemd zijn voor de eindklant, digitaal te laten ondertekenen. Digitaal ondertekenen kan door alle partijen: zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant.
Daarmee vervang je handtekeningen op papier en met inkt door een volledig geautomatiseerde elektronische workflow voor ondertekening. Met deze software kun je snel en eenvoudig documenten ter ondertekening verzenden, laten ondertekenen en bijhouden.
AdminPulse rekent hiervoor geen extra kosten aan. Elk document dat ondertekend moet worden, kun je gratis via AdminPulse verzenden. Je hebt alleen een abonnement bij PKIsigning nodig.
Meer informatie vind je op https://pkisigning.nl/.
Inhoud
Aanvraag voor ondertekening verzenden
Instellingen
Voor de integratie met PKIsigning heb je een account nodig. Dit account kun je online aanvragen via pkisigning.nl.
Via Algemene instellingen > Geconnecteerde applicaties of Mijn profiel > Admin-Connect kun je verbinding maken met PKIsigning. Klik hiervoor op Connect.
Je komt daarna op de inlogpagina van PKIsigning, waar je kunt inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord.
Vervolgens moet je PKIsigning toestemming geven om te authenticeren en gegevens in AdminPulse te lezen en te bewerken.
Briefsjablonen
Om te bepalen welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moet je velden toevoegen aan het sjabloon of aan het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Die velden moeten aan een bepaald formaat voldoen, zodat AdminPulse ze kan herkennen en kan doorsturen naar PKIsigning om aan te geven waar de handtekening moet komen.
Ga je nu pas aan de slag met het opmaken van briefsjablonen? Dan kun je hier in detail lezen hoe je die aanmaakt en bewerkt.
Je voegt een handtekeningveld toe aan het sjabloon via gewone tekstinvoer. Voeg _signer1_, _signer2_, ... toe op de plaatsen waar de handtekeningen moeten komen.
Je kunt er ook voor kiezen om niet met handtekeningvelden te werken. Het grote voordeel is dan dat je het document niet eerst hoeft te bewerken om de handtekeningvelden toe te voegen, maar het direct ter ondertekening kunt versturen. De handtekeningen worden in dat geval toegevoegd op een aparte pagina, helemaal achteraan in het document.
Aanvraag voor ondertekening verzenden
Wanneer er een document of brief is opgesteld voor een bepaalde relatie, kun je deze ter ondertekening naar de klant sturen. Je doet dit vanuit het relatiedossier: kies daar onder de sectie Brieven bij het gewenste document voor Verstuur aanvraag tot handtekening. Deze optie is alleen beschikbaar als het document nog niet is ondertekend.
Je kunt er ook voor kiezen om in het documentenscherm de aanvraag tot handtekening te versturen per document of via een globale actie voor meerdere documenten van dezelfde relatie.
In het dialoogvenster wordt voor elk handtekeningveld dat in het document is gevonden, gevraagd om een medewerker of eindklant te kiezen. Gaat het om een onderneming? Dan wordt de lijst met relaties aangevuld met de gekoppelde relaties van het type persoon die aan die onderneming zijn gekoppeld.
Het e-mailadres en het gsm-nummer zijn verplicht. Het e-mailadres is het adres waarop de persoon een uitnodiging voor ondertekening ontvangt. Het gsm-nummer is nodig om een QR-code te scannen via WhatsApp of een code via sms te ontvangen, zodat het document kan worden geopend.
Zodra voor alle handtekeningvelden een ondertekenaar is gekozen, kun je het document verzenden. De klant ontvangt vervolgens per e-mail een uitnodiging om het document te ondertekenen. Het document blijft op In afwachting staan totdat de status verder wijzigt.
Na het versturen voor ondertekening kan een document een van de volgende statussen krijgen:
- In afwachting: het document is verstuurd, maar nog niet ondertekend.
- Getekend: alle ondertekenaars hebben het document ondertekend.
- Ingetrokken: het verzoek tot ondertekening is door de aanvrager ingetrokken.
Mogelijke foutmeldingen
| Controleer of je de integratie hebt geconfigureerd. Werk je met meerdere eigen bedrijven? Let er dan op dat je de integratie per eigen bedrijf configureert. |