Met Penneo kun je documenten en brieven die je in AdminPulse aanmaakt, digitaal laten ondertekenen. Zowel je collega’s binnen het kantoor als je eindklanten kunnen de documenten digitaal ondertekenen. Zo vervang je papieren handtekeningen door een geautomatiseerde, elektronische workflow.

In dit artikel lees je hoe je de Penneo-koppeling instelt, welke mogelijkheden de koppeling biedt en hoe je bekende foutmeldingen oplost.

👉 AdminPulse brengt hiervoor geen extra kosten in rekening. Elk document dat ondertekend moet worden, kan gratis via AdminPulse worden verzonden. Je hebt wel een Penneo-abonnement nodig.

Meer informatie of een Penneo-account aanmaken: penneo.com/nl

Door Penneo ondersteunde ondertekenmethoden

Penneo ondersteunt deze ondertekenmethoden:

Handtekening tekenen
Een afbeelding van de handtekening uploaden
De naam typen

💡 Je kunt de eenvoudige elektronische ondertekenmethoden (handtekening tekenen, een afbeelding van de handtekening uploaden of de naam typen) afzonderlijk uitschakelen in de configuratie in Penneo.

De integratie tussen Penneo en AdminPulse instellen

Vereisten: Penneo-account en koppeling per gebruiker

👉 Elke AdminPulse-gebruiker die documenten wil versturen om te laten ondertekenen, heeft een eigen Penneo-account nodig en moet de koppeling ook zelf instellen in AdminPulse.

Werk je met meerdere eigen bedrijven in AdminPulse? Configureer de Penneo-integratie per eigen bedrijf én per gebruiker.

👉 AdminPulse staat per eigen bedrijf maar één provider voor digitale handtekeningen toe. Is er al een koppeling met bijvoorbeeld Adobe Sign, OK!Sign of Nitro Sign? Dan is de knop Connect bij Penneo grijs. Verwijder eerst de bestaande koppeling via Instellingen > Software koppelingen. Daarna kun je Penneo koppelen.

Heb je nog geen Penneo-account? Vraag er een aan via penneo.com.

De koppeling met Penneo instellen in AdminPulse

Volg in AdminPulse deze stappen om de koppeling tussen Penneo en AdminPulse in te stellen:

Ga in AdminPulse naar Instellingen > Software koppelingen of naar Mijn profiel > Admin-Connect.
Zoek in de lijst met integraties naar Penneo en klik op Connect.
Vul je Client key en Secret in. Je maakt deze API-sleutels aan in Penneo. Zie de Penneo-handleiding: Beheer van API-sleutels.
👉 Gebruik deze gegevens per gebruiker en deel ze niet met anderen.
Kies de gewenste opties:
- Penneo folder: selecteer eventueel de map in Penneo waarin documenten vanuit AdminPulse terechtkomen.
- Herinneringen: bepaal na hoeveel dagen (1–30) Penneo automatisch een e-mail stuurt naar ontvangers die een document nog niet hebben ondertekend.
- E-mailnotificaties: ontvang updates per e-mail, bijvoorbeeld wanneer een document is ondertekend of geweigerd.
- Simple Electronic Signatures: sta eenvoudige elektronische handtekeningen toe.
  👉 Zorg dat in Penneo minstens één optie (tekenen, uploaden of typen) is ingeschakeld.
- Getekende jaarrekeningsdocumenten toevoegen (Silverfin): voeg automatisch de door Penneo ondertekende Silverfin-documenten toe in AdminPulse. Zie ook: Silverfin-documenten ondertekenen via Penneo en automatisch toevoegen aan AdminPulse.
- Andere getekende documenten toevoegen: importeer ook andere Penneo-documenten automatisch in AdminPulse, bijvoorbeeld documenten die je via Silverfin of Instaclause verstuurt.
Klik op Next/Save om de koppeling op te slaan.

Beperkingen voor extra velden

Via de integratie met Penneo kun je geen extra formuliervelden, zoals tekst, keuzelijsten of vinkjes, toevoegen aan het document. Penneo Webforms kan hiervoor een oplossing zijn, maar dan verstuur je het document niet automatisch vanuit AdminPulse en is er een extra Penneo-module nodig.

Tips voor de Penneo-koppeling

Test eerst met een intern e-mailadres voordat je documenten naar klanten verstuurt.
Houd de herinneringsfrequentie klantvriendelijk, bijvoorbeeld elke 3 tot 5 dagen.

Impact van de Penneo-koppeling op sjablonen

Briefsjablonen

Je hoeft je briefsjablonen in AdminPulse niet aan te passen. Penneo plaatst de handtekeningen automatisch op een aparte laatste pagina.

Voorbeeld van handtekeningen op de laatste pagina van een document

E-mailsjablonen

Je kunt eigen e-mailsjablonen maken voor de verzendmail van de ondertekeningsaanvraag. Voeg een sjabloon toe via Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen, kies het type Digitale handtekening en selecteer het sjabloon bij het verzenden van documenten.

👉 Neem in het sjabloon altijd het invulveld {link} op. AdminPulse vervangt dit door de unieke ondertekenlink.

E-mailsjabloon voor een digitale handtekening met het invulveld link

Bestaat er geen eigen e-mailsjabloon voor digitale handtekeningen, dan gebruikt AdminPulse een standaardtekst.

👉 Heb je meerdere eigen bedrijven? Maak per bedrijf een apart e-mailsjabloon. Bij het verzenden kies je het sjabloon van het bedrijf dat aan de relatie is gekoppeld.

Ondertekenaars in een vaste volgorde laten tekenen

Bij het versturen van een ondertekeningsaanvraag via Penneo kun je bepalen in welke volgorde ondertekenaars het document ontvangen en tekenen. Dit doe je met een aangepaste ondertekeningsvolgorde.

Een ondertekenaar ontvangt het tekenverzoek pas wanneer de vorige ondertekenaar heeft getekend. Een ondertekenaar met rangorde 2 ontvangt het verzoek dus pas nadat de ondertekenaar met rangorde 1 heeft ondertekend.

Vink Aangepaste ondertekeningsvolgorde aan bij het versturen van een aanvraag tot handtekening.
In de lijst met ondertekenaars verschijnt de kolom Rangorde.
Gebruik de pijltjes om de ondertekenaars in de juiste volgorde te plaatsen.

💡 Handig wanneer je het document eerst intern wilt laten ondertekenen, bijvoorbeeld door de dossierbeheerder of vennoot, voordat de klant het tekenverzoek ontvangt.

Ondertekenaars in de gewenste rangorde plaatsen

Een rol in het document toekennen aan een ondertekenaar

Bij het versturen van een ondertekeningsaanvraag via Penneo kun je per ondertekenaar een Rol in document invullen, bijvoorbeeld Bestuurder of Klant. Deze rol wordt naar Penneo gestuurd en verschijnt bij de handtekening op het document.

De kolom Rol in document is alleen zichtbaar als je de Penneo-koppeling zelf hebt ingesteld via je eigen account. Zie je alleen de kolom Rol in AdminPulse en geen invulveld? Dan heb je de Penneo-koppeling nog niet voor je eigen account ingesteld.

Stel eerst de Penneo-koppeling voor je eigen account in. Daarna verschijnt het veld Rol in document automatisch.

De kolommen Rol in AdminPulse en Rol in document bij een ondertekeningsaanvraag

Bekende Penneo-foutmeldingen en oplossingen

De koppeling bestaat uit twee niveaus: je configureert een provider voor digitale handtekeningen per eigen bedrijf en elke gebruiker koppelt vervolgens een eigen account voor dat eigen bedrijf. De foutmelding geeft aan op welk niveau de configuratie ontbreekt.

Voorbeeldmelding wanneer geen provider voor digitale handtekeningen is geconfigureerd

💡 Goed om te lezen

Lees ook de volgende artikelen voor meer uitleg en handige tips over digitaal ondertekenen en sjablonen:

Wil je documenten naar klanten sturen om ze digitaal te laten ondertekenen? Lees hoe dat werkt in dit artikel: Documenten - Digitale handtekening
Meer weten over het automatisch vervangen van documenten na ondertekening? Lees dan dit artikel: Instelling ‘Vervang het originele document nadat het is ondertekend’: zo werkt het
Ontdek hoe je briefsjablonen efficiënt kunt gebruiken in dit artikel: Briefsjablonen - Documentgeneratie
Wil je weten hoe Silverfin-documenten die door Penneo zijn ondertekend automatisch in AdminPulse terechtkomen? Lees dan: Silverfin-documenten ondertekenen via Penneo en automatisch toevoegen aan AdminPulse
Informatie over de integratie tussen AdminPulse en Penneo vind je ook in het Penneo-helpcentrum: Overzicht van de AdminPulse en Penneo Sign Integratie

Gerelateerd aan

Foutmelding	Betekenis en oplossing
"Er werd geen digitale handtekening integratie geconfigureerd. Deze kan u configureren onder de algemene instellingen." of "Er is geen digitale handtekening provider geconfigureerd. Ga naar Mijn profiel > Admin-Connect om een connectie op te zetten voor het bedrijf dat is gekoppeld aan deze relatie."	Voor het eigen bedrijf waaraan de relatie is gekoppeld, is nog geen provider voor digitale handtekeningen geconfigureerd. Configureer Penneo voor het juiste eigen bedrijf via Instellingen > Software koppelingen of Mijn profiel > Admin-Connect. Werk je met meerdere eigen bedrijven? Configureer Penneo dan afzonderlijk voor elk eigen bedrijf waarvoor je documenten ter ondertekening wilt versturen.
"Er is geen digitale handtekening provider geconfigureerd voor jouw gebruiker. Ga naar Mijn profiel > Admin-Connect om een connectie op te zetten voor het bedrijf dat is gekoppeld aan deze relatie"	Voor jouw gebruiker is nog geen Penneo-account gekoppeld voor het eigen bedrijf waaraan de relatie is gekoppeld. Elke gebruiker moet deze koppeling afzonderlijk instellen voor elk relevant eigen bedrijf. Ga naar Mijn profiel > Admin-Connect, kies het juiste eigen bedrijf en stel de koppeling in.
"Maximum amount of this provider type already registered."	Voor dit eigen bedrijf is al een andere provider voor digitale handtekeningen gekoppeld. AdminPulse staat per eigen bedrijf maar één provider toe. Wil je Penneo gebruiken? Verwijder dan eerst de bestaande koppeling via Instellingen > Software koppelingen. Daarna kun je Penneo koppelen.
Logo of afbeelding wordt niet weergegeven in de verzonden e-mail.	De e-mail wordt rechtstreeks vanuit Penneo verzonden. Sommige browsers of e-mailclients blokkeren afbeeldingen. Raadpleeg de Microsoft-handleiding om het automatisch downloaden van afbeeldingen toe te staan. Werkt het daarna nog niet? Neem dan contact op met Penneo.