Met afwezigheden tellers houd je bij hoeveel afwezigheidstijd (zoals vakantie- of ADV-dagen) een medewerker nog kan opnemen. In dit artikel lees je wat afwezigheden tellers zijn, wanneer je ze gebruikt, hoe je ze instelt en hoe AdminPulse de tellerwaarden berekent.
👉 Dit artikel is vooral bedoeld voor beheerders die HRM-instellingen configureren en verantwoordelijk zijn voor het opvolgen van afwezigheden.
Voor een algemene introductie tot HRM in AdminPulse, bekijk eerst: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse
Wat zijn afwezigheden tellers?
Een afwezigheden teller volgt het saldo van een specifieke afwezigheid per medewerker. Je gebruikt tellers bijvoorbeeld voor:
- wettelijke vakantie
- overgedragen vakantie
- vervangende feestdagen
- arbeidsduurverminderingsdagen (ADV)
Elke afwezigheden teller werkt met:
- een startwaarde (bijvoorbeeld 20 dagen wettelijke vakantie),
- een saldo dat automatisch wordt verminderd wanneer een medewerker afwezigheden registreert.
👉 AdminPulse is geen volledig HR-systeem. Het platform biedt een flexibel en generiek kader, maar je blijft zelf verantwoordelijk voor het toepassen en naleven van wettelijke en interne regels.
Wanneer gebruik je afwezigheden tellers?
Je bepaalt zelf voor welke afwezigheden je een teller gebruikt. Afwezigheden tellers zijn vooral geschikt voor afwezigheden met een beperkt recht, die je actief wilt opvolgen via een saldo.
Voor ziekte wordt meestal geen teller gebruikt, omdat hier doorgaans geen vooraf vastgesteld saldo aan gekoppeld is. Meer informatie: FAQ - Hoe werkt het registreren van ziekte in AdminPulse?
💡 Je kunt meerdere tellers gebruiken om uitzonderingen of tijdelijke situaties bij te houden, zoals een aparte teller voor overgedragen vakantiedagen.
Wat moet eerst goed zijn ingesteld voordat je met tellers werkt?
Voordat je met afwezigheden tellers aan de slag gaat, is het belangrijk dat de basisinstellingen voor HRM correct zijn ingesteld. Deze instellingen hebben directe invloed op hoe tellers worden berekend en weergegeven.
Bekijk daarom eerst de algemene HRM-configuratie zoals beschreven in: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse
Algemene HRM-instellingen
Controleer met name de volgende instellingen onder Instellingen > Algemene instellingen > sectie: HRM-instellingen (per eigen bedrijf):
-
Arbeidsduur per dag
Hier stel je in hoeveel uur een standaard werkdag telt binnen je organisatie. Werk je bijvoorbeeld 40 uur per week, dan is dit meestal 8 uur per dag. Bij een werkweek van 38 uur komt dit neer op 7 uur en 36 minuten per dag.
AdminPulse gebruikt deze instelling om:- dagen en uren correct naar elkaar om te rekenen,
- afwezigheden te berekenen wanneer er geen uurrooster is ingesteld,
- startwaarden van afwezigheden tellers om te zetten naar uren.
Voorbeeld: geef je een startwaarde van 20 dagen wettelijke vakantie op, dan wordt dit:
- 160 uur bij een arbeidsduur van 8 uur per dag,
- 152 uur bij een arbeidsduur van 7 uur en 36 minuten per dag.
- Vraag je zonder uurrooster een halve dag vakantie aan, dan rekent AdminPulse deze halve dag automatisch om naar uren op basis van deze instelling (respectievelijk 4 uur of 3 uur en 18 minuten).
-
Standaard eigen bedrijf voor afwezigheden
Een afwezigheid wordt altijd geregistreerd op een relatie van het type Eigen bedrijf. Heb je meerdere relaties van dit type, dan kun je hier instellen welke relatie standaard wordt ingevuld.
Dit maakt het invoeren van afwezigheden eenvoudiger voor medewerkers, omdat zij dit niet telkens zelf hoeven te selecteren.
Uurroosters van medewerkers
Voor een juiste en realistische berekening van afwezigheden tellers is een actueel uurrooster per medewerker sterk aan te bevelen.
- Met uurrooster: AdminPulse rekent met de daadwerkelijk ingeplande werkuren per dag.
- Zonder uurrooster: AdminPulse gebruikt de ingestelde arbeidsduur per dag (zie hierboven).
👉 Wijzigt het uurrooster van een medewerker in de loop van het jaar, dan heeft dit directe gevolgen voor de berekening van diens afwezigheden tellers.
Lees hoe je uurroosters instelt en beheert in: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse
Afwezigheden met tellers instellen
In AdminPulse bepaal je zelf welke soorten afwezigheden je wilt opvolgen met een teller. Dit doe je door voor elk type afwezigheid een item aan te maken in de Prijslijst.
Per afwezigheidstype kun je vervolgens kiezen of je er wel of geen afwezigheden teller aan koppelt.
Een afwezigheid met teller instellen via de prijslijst
Afwezigheidstypen beheer je via Registratie > Prijslijst, in de sectie Afwezigheid. Hier maak je per type afwezigheid een aparte subklasse aan, zoals vakantie, ADV of vervangende feestdagen.
Wil je voor een afwezigheid ook een teller gebruiken, vink dan bij dat afwezigheidstype de optie ‘Teller afwezigheden’ aan.
- Ga naar Registratie > Prijslijst.
- Open de sectie Afwezigheid of maak een nieuwe subklasse aan voor een afwezigheidstype.
- Geef het afwezigheidstype een duidelijke naam (bijvoorbeeld Vakantie of ADV).
- Vink ‘Teller afwezigheden’ aan als je het saldo wilt opvolgen.
Zodra je deze optie aanvinkt, verschijnt de teller automatisch als kolom in het scherm Hrm > Afwezigheden tellers.
Een afwezigheid met teller werkt altijd met een startwaarde. Elke geregistreerde afwezigheid verlaagt het saldo van die teller automatisch.
Een teller uitschakelen
Wil je een afwezigheid niet langer opvolgen met een teller, dan kun je het vinkje ‘Teller afwezigheden’ weer uitschakelen in de Prijslijst.
👉 Let op: als je een teller uitschakelt, wordt deze volledig verwijderd voor alle medewerkers, inclusief de volledige historie van die teller. Om de impact te beperken, doe je dit bij voorkeur aan het begin van een nieuw jaar.
Hoe worden afwezigheden tellers berekend?
De manier waarop een afwezigheden teller wordt verminderd, hangt af van de instellingen van de medewerker. AdminPulse berekent afwezigheden verschillend, afhankelijk van of er wel of geen uurrooster is ingesteld.
Berekening met uurrooster
Heeft een medewerker een uurrooster, dan baseert AdminPulse zich op de ingeplande werkuren per dag, zoals ingesteld op de medewerkersfiche (via Instellingen > Medewerkers > fiche van de medewerker > knop ‘Uurrooster bewerken’).
Het is aan te raden uurroosters zo realistisch en actueel mogelijk te houden, zodat de berekening van afwezigheden tellers correct verloopt.
Voorbeeld: werkt een medewerker op woensdag slechts 3 uur in de ochtend, dan verlaagt een afwezigheid op woensdag de teller met 3 uur.
Berekening zonder uurrooster
Is er voor een medewerker geen uurrooster ingesteld, dan kan AdminPulse zich uitsluitend baseren op de arbeidsduur per dag uit de algemene HRM-instellingen.
Een volledige dag afwezigheid telt in dat geval altijd als die vaste arbeidsduur, ongeacht hoe lang de medewerker die dag normaal gesproken zou werken.
Het scherm Afwezigheden tellers gebruiken
Als beheerder gebruik je het scherm Hrm > Afwezigheden tellers om afwezigheden tellers van medewerkers te raadplegen, te volgen en te beheren. Je ziet hier een overzicht per medewerker en per afwezigheid waarvoor een teller is ingesteld.
Overzicht van het scherm Afwezigheden tellers
Het overzicht is opgebouwd als een tabel:
- Elke rij staat voor een medewerker.
- Elke kolom staat voor een afwezigheid met teller (bijvoorbeeld vakantie of ADV).
- De waarde toont het huidige saldo, eventueel samen met de startwaarde.
Afhankelijk van je instellingen worden tellers weergegeven in dagen of uren.
Filters en weergave-opties in het scherm Afwezigheden tellers
Bovenaan het scherm staan verschillende filters en schuifknoppen. Daarmee kun je het overzicht verfijnen en sneller focussen op de informatie die voor jou relevant is.
- Medewerker: Gebruik dit filter om het overzicht te beperken tot één specifieke medewerker. Handig als je het saldo van één persoon wilt controleren of aanpassen.
- Afwezigheid: Filter hiermee op één type afwezigheid, zoals vakantie of ADV. Zo zie je in één oogopslag het saldo van die specifieke teller voor alle medewerkers.
- Jaar: Kies voor welk jaar de tellers worden getoond. Afwezigheden tellers worden per jaar bijgehouden.
- Medewerker type: Dit filter gebruikt het veld Medewerker type uit de medewerkersfiche (opties: Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair en Student).
- Medewerkerlabels (met): Filter op medewerkers met een bepaald label, zoals een team, functie of groep. Vooral handig in grotere organisaties.
- Eigen bedrijf: Werk je met meerdere relaties van het type Eigen bedrijf, dan kun je hiermee filteren om tellers per bedrijf te bekijken.
Naast deze filters zijn er ook twee belangrijke weergave-opties in de vorm van schuifknoppen:
- Afwezigheden in dagen weergeven: Met deze schuifknop bepaal je of tellers worden weergegeven in dagen of uren.
- Toon enkel medewerkers met openstaande afwezigheden: Als je deze schuifknop aanzet, zie je alleen medewerkers die nog een positief saldo hebben op minstens één teller.
💡 Deze schuifknop is vooral handig in combinatie met het filter Afwezigheid, bijvoorbeeld om snel te zien welke medewerkers nog vakantiedagen moeten opnemen.
Tellers initialiseren voor meerdere medewerkers tegelijk
Door tellers te initialiseren stel je een startwaarde in voor afwezigheden tellers. Dat doe je meestal aan het begin van een nieuw jaar, maar het kan ook nodig zijn als uurroosters of afspraken wijzigen.
Globale actie: tellers initialiseren
Met een globale actie kun je in één keer tellers instellen voor meerdere medewerkers tegelijk.
- Ga naar Hrm > Afwezigheden tellers.
- Selecteer één of meerdere medewerkers in het overzicht.
- Klik op Globale acties en kies Teller initialiseren.
- Stel in het pop-upvenster de gewenste opties in.
- Klik op OK om op te slaan.
Keuzes in het initialisatiescherm
In het pop-upscherm Teller initialiseren bepaal je hoe de teller wordt aangemaakt of aangepast.
- Jaar: Kies het jaar waarvoor je de teller wilt initialiseren. Afwezigheden tellers worden per jaar bijgehouden.
- Prijslijstitem: Selecteer het afwezigheidstype waarvoor je de teller instelt, bijvoorbeeld Vakantie of ADV.
-
Actie
Je hebt hier drie mogelijkheden:- Stel startwaarde in (uren)
- Stel startwaarde in (dagen)
- Kopieer uit vorig jaar
Kies je voor een startwaarde, dan voer je het aantal dagen of uren in dat als beginwaarde moet gelden voor de geselecteerde medewerkers.
- Overschrijven als teller al bestaat: Vink deze optie aan als er mogelijk al een teller bestaat voor het gekozen jaar en afwezigheidstype, en je die wilt vervangen door de nieuwe startwaarde.
- Bestaande correcties verwijderen: Met deze optie worden handmatige correcties op de teller verwijderd. Gebruik dit alleen als je zeker weet dat deze correcties niet langer relevant zijn.
👉 Zijn er voor het geselecteerde jaar al afwezigheden geregistreerd, dan houdt AdminPulse daar automatisch rekening mee en past het saldo aan op basis van de bestaande registraties.
Acties per medewerker en teller
Naast globale acties kun je in het scherm Hrm > Afwezigheden tellers ook per medewerker en per teller verschillende acties uitvoeren. Deze acties gebruik je vooral om startwaarden in te stellen, correcties door te voeren of details te raadplegen.
Startwaarde handmatig instellen per medewerker
Heeft een medewerker nog geen startwaarde voor een bepaalde teller, dan zie je in de kolom van die afwezigheid een plusteken (+).
Met dit plusteken kun je snel een startwaarde instellen voor één specifieke medewerker, zonder een globale actie te gebruiken.
👉 Zodra je een startwaarde hebt ingevoerd, verschijnt deze teller ook op de tegel Afwezigheden tellers op het beginscherm van de medewerker.
Acties op een tellerwaarde
Zodra een teller een waarde heeft, kun je extra acties uitvoeren door:
- op de tellerwaarde te klikken, of
- op het pijltje naast de waarde te klikken (dat verschijnt wanneer je met de muis over de waarde beweegt).
Afhankelijk van de gekozen actie kun je:
- het registratieoverzicht openen,
- de details van de teller bekijken,
- of de teller verwijderen.
Tellerdetails en historiek bekijken
Kies Details openen om het detailvenster van een teller te openen. In dit venster zie je de volledige historiek van de teller.
De historiek toont onder andere:
- alle registraties en initialisaties,
- het saldo vóór en na elke wijziging,
- eventuele handmatige correcties en opmerkingen.
Correcties invoeren op een teller
Onderaan het detailvenster kun je een handmatige correctie invoeren op de teller.
Daarbij kun je:
- een positieve correctie invoeren om saldo toe te voegen,
- of een negatieve correctie om het saldo te verlagen. Het saldo kan niet negatief worden; als een correctie dat zou veroorzaken, wordt het saldo op 0 gezet.
Voeg altijd een opmerking toe, zodat duidelijk is waarom de correctie is uitgevoerd.
👉 Dit is vooral belangrijk als meerdere beheerders hiermee werken, zodat elke wijziging achteraf te herleiden is.
Acties op een medewerker (rij-acties)
Helemaal rechts in elke rij van het overzicht staan actie-iconen die betrekking hebben op de medewerker zelf.
-
Medewerkerfiche openen: Hiermee ga je rechtstreeks naar de fiche van de geselecteerde medewerker.
-
Registratieoverzicht openen: Hiermee open je het overzicht van tijd- en afwezigheidsregistraties van die medewerker.
Wat ziet een medewerker?
Medewerkers zien hun afwezigheden tellers in één overzichtelijke widget op de homepagina. Deze widget toont per afwezigheidstype het huidige saldo.
Alleen afwezigheden waarvoor een startwaarde is ingesteld, worden in deze widget getoond.
Met de schuifknop 'Afwezigheden in dagen weergeven' kan de medewerker zelf kiezen of het saldo wordt weergegeven in dagen of in uren.
Via de knop '+ Afwezigheid toevoegen' kan de medewerker direct een nieuwe afwezigheid registreren. Het saldo van de teller wordt automatisch aangepast. Als het saldo 0 is, kan er geen afwezigheid worden geregistreerd.
Meer uitleg over het registreren van afwezigheden vind je in: FAQ - Hoe voeg je afwezigheden toe?
Veelgestelde vragen (FAQ)
-
We mogen onze vakantie van vorig jaar nog opnemen tot 31 maart. Hoe stel ik dit het beste in?
Werk met een aparte teller, bijvoorbeeld 'Overdracht vakantie'. Initialiseer deze teller per medewerker met het juiste aantal overgedragen vakantiedagen. Je bewaakt zelf dat deze dagen op tijd worden opgenomen. Zijn er na de deadline toch nog dagen over, dan kun je via een correctie de teller per 1 april op 0 zetten. -
Medewerkers mogen vervangende feestdagen pas opnemen na de datum van de feestdag. Hoe ga ik hiermee om?
Als je deze regel strikt wilt volgen, kun je een aparte teller instellen, bijvoorbeeld Vervangende feestdagen. Telkens wanneer een feestdag in het weekend valt, voeg je via een handmatige correctie één dag toe aan de teller van de betrokken medewerkers. -
Waarom verschijnt er geen informatie op de widget Afwezigheden tellers op het beginscherm?
Een teller wordt pas op het beginscherm getoond als:- bij de afwezigheid in de prijslijst een teller is aangevinkt, en
- voor die teller een startwaarde is ingesteld in Hrm > Afwezigheden tellers.
-
Mijn medewerker neemt een langdurige afwezigheid. Hoe pak ik dit het best aan?
Als een langdurige afwezigheid invloed heeft op het uurrooster (bijvoorbeeld bij tijdskrediet), pas je het uurrooster van de medewerker aan vanaf de startdatum van de afwezigheid. Controleer daarna ook of de afwezigheden teller moet worden aangepast. -
Het uurrooster van een medewerker verandert in de loop van het jaar. Heeft dit impact op de vakantieteller?
Ja. Om de startwaarde van de vakantieteller correct aan te passen, moet je de teller opnieuw initialiseren. Vergeet daarbij niet het vinkje 'Overschrijven als teller al bestaat' aan te vinken.