Overzicht: zo gebruik je het Opleidingsbeheer-scherm als beheerder

Het opleidingsgedeelte in AdminPulse bestaat uit twee delen:

• Wat je als beheerder doet: opleidingen aanmaken, toewijzen, opvolgen, certificaten controleren en afronden.
• Wat medewerkers zelf doen: een opleiding volgen, eventueel tijd registreren, een certificaat uploaden en afvinken als voltooid.

Voor elk gedeelte is er een apart scherm beschikbaar in AdminPulse:

• Hrm > Opleidingsbeheer – voor beheerders
• Hrm > Opleidingen – voor medewerkers

In dit artikel richten we ons op het beheer. Wat medewerkers precies kunnen doen, lees je in een apart artikel: Overzicht: zo gebruik je het Opleidingen-scherm als medewerker

👉 Het opleidingsbeheer is alleen beschikbaar op aanvraag. Wil je het gebruiken? Dien dan een supportticket in.

💡 Als we het opleidingsgedeelte voor je activeren, wordt automatisch een prijslijstitem van het type ‘Opleiding’ aangemaakt. Dit is nodig om met opleidingen te kunnen werken in AdminPulse.

Waarom opleidingen beheren in AdminPulse?

AdminPulse is je centrale tool voor kantoorbeheer. Ook opleidingen volg je hier eenvoudig op, zelfs als de training via een extern platform verloopt. Voordelen:

• Je behoudt het overzicht over wie welke opleiding volgt en hoeveel tijd registreert
• Je voldoet aan verplichtingen, bijvoorbeeld voor de kwaliteitstoetsing van je kantoor
• Je ziet of een verplicht certificaat is geüpload wanneer dat nodig is

Opleidingsbeheer stap voor stap

De onderstaande stappen vormen een aanbevolen manier om met opleidingen te werken in AdminPulse. Zo zorg je als beheerder voor een goede opvolging, van aanmaak tot afronding.

• Stap 1: Opleiding aanmaken – leg de basis van de opleiding vast en geef aan of een certificaat vereist is
• Stap 2: Medewerkers toewijzen – nodig collega’s uit om een opleiding te volgen
• Stap 3: Voortgang opvolgen – zie per opleiding hoeveel medewerkers gepland zijn, bezig zijn of klaar zijn
• Stap 4: Status beheren – markeer een opleiding als voltooid, herstel de status of annuleer de opleiding voor specifieke medewerkers
• Stap 5: Afsluiten – sluit de opleiding definitief af wanneer alles is afgerond

De acties voor deze stappen worden verderop in dit artikel in detail toegelicht.

Het scherm Opleidingsbeheer uitgelegd

Het scherm Opleidingsbeheer (Hrm > Opleidingsbeheer) is opgedeeld in twee delen:

• Bovenaan: filters om snel opleidingen terug te vinden
• Onder de filters: de lijst met opleidingen die aan je selectie voldoen

Rechtsboven in het scherm vind je de knop ‘+ Opleiding toevoegen’, waarmee je eenvoudig een nieuwe opleiding aanmaakt.

Filters in het scherm Opleidingsbeheer gebruiken

Om snel te navigeren in je opleidingslijst, kun je filteren op:

• Datum: stel handmatig een begin- en einddatum in
• Periode: kies uit voorgedefinieerde opties zoals Deze maand, Dit kwartaal, een specifiek jaar of Alle
• Status: filter op bijvoorbeeld Gepland, In uitvoering, Geannuleerd of Voltooid

Informatie in de opleidingslijst bekijken

De overzichtstabel in het scherm Opleidingsbeheer bevat verschillende kolommen, zodat je in één oogopslag de belangrijkste informatie per opleiding ziet:

• Naam: de titel van de opleiding
• Omschrijving: extra uitleg over de inhoud van de opleiding
• Wat: het gekoppelde prijslijstitem
• Status: Gepland, In uitvoering, Voltooid of Geannuleerd
• Type: intern of extern
• Verwachte opleidingsuren: de voorziene duur van de opleiding
• Begin- en einddatum van de opleiding
• Verplicht: hier zie je of de opleiding verplicht is. Verplichte opleidingen worden aangeduid met een groen vinkje, en niet-verplichte met een grijs kruisje.
• Certificaat vereist: hier zie je of medewerkers een certificaat moeten uploaden om de opleiding volledig op te volgen.
• Voortgang: toont hoeveel medewerkers de opleiding al hebben voltooid ten opzichte van het aantal toegewezen medewerkers.
• Actieknoppen om de opleiding te beheren. Meer daarover lees je verderop in dit artikel.

Hoe voeg je een opleiding toe?

Om een nieuwe opleiding toe te voegen, volg je deze stappen op de pagina Hrm > Opleidingsbeheer:

1. Klik rechtsboven op ‘+ Opleiding toevoegen’.
2. Er opent een nieuw venster waarin je de volgende gegevens invult:
   • Naam: vul de titel van de opleiding in. De maximale lengte is 100 tekens, inclusief spaties en leestekens.
   • Wat: kies het prijslijstitem van het type ‘Opleiding’.
   • Verwachte opleidingsuren: vul het aantal voorziene uren in.
   • Type: geef aan of het om een interne of externe opleiding gaat.
   • Status: kies uit Gepland, In uitvoering, Voltooid of Geannuleerd.
   • Begindatum en einddatum: dit zijn informatieve datums, gebruikt voor filtering en planning.
   • Verplicht: geef aan of het om een verplichte opleiding gaat.
   • Certificaat vereist: geef aan of medewerkers een certificaat moeten uploaden voor deze opleiding. Als dit actief is, is de opvolging pas volledig in orde wanneer het certificaat is geüpload.
   • Omschrijving: geef desgewenst extra uitleg over de inhoud van de opleiding.
3. Klik op ‘OK’ om de opleiding op te slaan.

Na het opslaan verschijnt de opleiding in de lijst op de pagina Opleidingsbeheer. Vanaf dat moment kun je medewerkers uitnodigen om deel te nemen.

Hoe beheer je bestaande opleidingen?

Aan de rechterkant van elke opleiding in het overzicht vind je verschillende actieknoppen. Daarmee kun je de opleiding bewerken, medewerkers toevoegen, rechtstreeks naar de gekoppelde registraties gaan of de opleiding verwijderen.

Opleiding bewerken

Gebruik de actieknop met het potlood-icoon om de gegevens van een opleiding aan te passen. Je kunt alle velden wijzigen die je ook bij het aanmaken hebt ingevuld — zoals de naam, duur, het type, de status, de beschrijving of de instelling Certificaat vereist.

💡 Je kunt een opleiding nog steeds aanpassen, ook als er al medewerkers aan gekoppeld zijn. Aanpassingen hebben geen invloed op de registraties van medewerkers.

Opleiding verwijderen

Gebruik het prullenbak-icoon om een opleiding volledig uit het systeem te verwijderen.

👉 Als er al tijd geregistreerd is op deze opleiding, blijven die registraties bewaard. Het verwijderen van de opleiding heeft daar geen invloed op.

Medewerkers toevoegen aan opleidingen

Klik op het medewerkers-icoon om medewerkers in te schrijven voor een opleiding. Dit gebeurt via de weergegeven medewerkerslijst.

Je kunt de medewerkerslijst filteren op verschillende criteria. Beschikbare filters zijn:

• Zoeken op naam van de medewerker
• Medewerkertype
• Eigen bedrijf
• Medewerkerslabels
• Teams
• Rollen

Daarna heb je twee opties:

• Selecteer meerdere medewerkers via de selectievakjes en klik op ‘+ Plan opleiding voor geselecteerde medewerkers’.
• Gebruik het plus-icoon rechts op de regel van de medewerker om die individueel toe te voegen.

Zodra je medewerkers hebt toegevoegd, verschijnen ze in het voortgangsoverzicht van de opleiding.

Voortgang van medewerkers opvolgen

In de kolom Voortgang zie je hoeveel toegewezen medewerkers de opleiding al hebben voltooid. Bijvoorbeeld: 2/5 betekent dat 2 van de 5 medewerkers klaar zijn.

Klik op het uitklap-icoon vooraan in de opleidingsrij om meer details te bekijken. In het overzicht zie je per medewerker:

• Geregistreerde opleidingsuren: hoeveel tijd er al op deze opleiding geregistreerd is
• Status: de huidige opleidingsstatus van de medewerker
• Datum klaar: wanneer de medewerker de opleiding als voltooid heeft aangeduid
• Eventuele waarschuwingen

💡 Je ziet hier alleen de medewerkers die aan deze opleiding zijn toegewezen.

Waarschuwingen in het voortgangsoverzicht

AdminPulse toont waarschuwingen, zodat je snel ziet waar actie nodig is.

• Einddatum nadert : de einddatum van de opleiding valt binnen twee weken.
• Einddatum is verstreken : de opleiding is nog niet voltooid, maar de einddatum is verstreken.
• Certificaat ontbreekt : de opleiding is voltooid, maar er is nog geen certificaat geüpload terwijl dat verplicht is.

💡 Beweeg met je muis over het gele of rode waarschuwingsicoon om te zien welke waarschuwing van toepassing is.

👉 Bij een opleiding waarvoor een certificaat verplicht is, is de opvolging pas volledig in orde wanneer het certificaat is geüpload.

Certificaten bekijken en downloaden

Als een medewerker een certificaat heeft geüpload, zie je dat in het voortgangsoverzicht van de opleiding aan de hand van het bijlage-icoon . Klik erop om het bestand te downloaden en te bekijken of te bewaren.

Opleiding als voltooid markeren per medewerker

Klik op het vink-icoon naast de naam van de medewerker om de status van de opleiding voor die medewerker op Voltooid te zetten.

👉 Is een certificaat verplicht? Dan is de opleiding pas volledig opgevolgd wanneer het certificaat ook is geüpload.

Voltooid-status corrigeren

Heeft een medewerker per ongeluk de status Voltooid aangevinkt voor een opleiding? Als beheerder kun je dat corrigeren. Klik op het herstel-icoon naast zijn of haar naam om de status van de opleiding terug te zetten naar In uitvoering.

Opleiding annuleren per medewerker

Klik op het verbod-icoon om de opleiding voor die medewerker te annuleren. De medewerker wordt dan losgekoppeld van de opleiding. Deze actie is handig bij een foutieve inschrijving of annulering.

Opleiding afsluiten als beheerder

Zodra je als beheerder vaststelt dat een opleiding is afgerond, kun je ook de status van de opleiding zelf aanpassen. Controleer daarvoor de voortgang van de toegewezen medewerkers. Als een certificaat verplicht is, controleer je ook of de benodigde certificaten zijn geüpload.

Klik op het potlood-icoon om de opleiding te bewerken en verander de status naar Voltooid.
Is de opleiding uiteindelijk niet doorgegaan? Dan kies je voor de status Geannuleerd.

Hoe raadpleeg je geregistreerde uren?

Wil je als beheerder nagaan hoeveel tijd medewerkers al op een opleiding geregistreerd hebben?
Vanuit het Opleidingsbeheer-scherm kun je via het snelkoppelings-icoon rechtstreeks doorklikken naar het gefilterde Registratie-overzicht. Zo raadpleeg je snel de registraties die gekoppeld zijn aan de opleiding, per medewerker of per opleiding.

💡 Je kunt ook rechtstreeks naar het Registratie-overzicht gaan (Registratie > Overzicht). Gebruik bovenaan de gewenste filters, zoals prijslijstitem, periode en/of medewerker. In de resultaatlijst kun je daarna de kolom Type gebruiken om alleen registraties van het type Opleiding te tonen.

💡 Goed om te lezen

• Wil je weten wat medewerkers te zien krijgen bij opleidingen? Bekijk dan het aparte artikel over het gebruik van het Opleidingen-scherm (Hrm > Opleidingen): Overzicht: zo gebruik je het Opleidingen-scherm als medewerker