In AdminPulse kun je opleidingen toegewezen krijgen. Het administratieve opvolgen doe je via het scherm Hrm > Opleidingen. Dit scherm geeft je in één oogopslag een overzicht van al je toegewezen opleidingen, hun status, eventuele waarschuwingen, certificaten en de tijd die je al geregistreerd hebt.

In dit artikel lees je hoe je:

je toegewezen opleidingen bekijkt,
tijd registreert op deze opleidingen,
een certificaat uploadt, downloadt of verwijdert,
een opleiding als voltooid markeert, ook zonder tijdsregistratie,
en je voortgang volgt tot de afronding.

👉 Zie je het scherm Opleidingen nog niet? Dan is deze functionaliteit nog niet geactiveerd voor jouw kantoor. Neem contact op met de persoon die verantwoordelijk is voor AdminPulse binnen je kantoor.

Wat zie je in het overzichtsscherm van de opleidingen?

Bovenaan het Opleidingen-scherm (Hrm > Opleidingen) vind je verschillende filters waarmee je snel en gericht kunt zoeken tussen de opleidingen die aan jou zijn toegewezen.
Daaronder zie je, afhankelijk van de toegepaste filters, een tabel met opleidingen met de belangrijkste informatie per opleiding.

Welke filters kun je gebruiken in het Opleidingen-scherm?

Je kunt opleidingen op verschillende manieren filteren:

Op datum: kies zelf een begin- en einddatum of gebruik een standaardfilter zoals Deze maand, Dit kwartaal of een specifiek jaar.
Op status: Geannuleerd, Gepland, In uitvoering of Voltooid.

💡 Klik op Filters terugzetten om alle filters te wissen en opnieuw te beginnen.

Welke informatie vind je terug in de overzichtstabel in het Opleidingen-scherm?

Elke rij in de tabel toont de belangrijkste informatie per opleiding:

Naam: de titel van de opleiding
Omschrijving: extra uitleg over de inhoud van de opleiding
Status: Gepland, In uitvoering of Voltooid, afhankelijk van je voortgang
Type: intern of extern
Verplicht: hier zie je of de opleiding verplicht is
Certificaat vereist: hier zie je of je voor deze opleiding een certificaat moet uploaden
Verwachte opleidingsuren: de richttijd voor de opleiding
Geregistreerde opleidingsuren: het aantal uren dat je al geregistreerd hebt
Begindatum: vanaf wanneer de opleiding start
Einddatum: tot wanneer de opleiding loopt
Datum klaar: de datum waarop je de opleiding als afgerond hebt aangeduid
Acties: actieknoppen om bijvoorbeeld tijd te registreren, een opleiding als voltooid te markeren, registraties te bekijken, details te openen of een certificaat te beheren

Welke actieknoppen staan er in de kolom Acties?

Rechts in elke opleidingsrij vind je een reeks actieknoppen. Daarmee kun je rechtstreeks acties uitvoeren op die opleiding.

Klok-icoon : voeg een tijdsregistratie toe aan de opleiding
Vink-icoon : markeer de opleiding als Voltooid, ook als je geen (extra) tijd registreert. Dit is bijvoorbeeld handig voor opleidingen die je buiten werktijd of op eigen initiatief volgt, afhankelijk van de afspraken binnen je kantoor.
Snelkoppelings-icoon : open het Registratie-overzicht voor die opleiding
Vergrootglas-icoon : open de details van de opleiding
Bijlage-icoon : upload een certificaat of beheer een bestaand certificaat, bijvoorbeeld door het te downloaden of te verwijderen

💡 Welke knoppen je precies ziet, hangt af van de status van de opleiding.

Waarschuwingen in het Opleidingen-scherm

AdminPulse toont waarschuwingen met iconen naast de status van een opleiding, zodat je snel ziet waar actie nodig is.

Einddatum nadert : de einddatum van de opleiding valt binnen twee weken.
Einddatum is verstreken : de opleiding is nog niet voltooid, maar de einddatum is verstreken.
Certificaat ontbreekt : de opleiding is voltooid, maar er is nog geen certificaat geüpload terwijl dat verplicht is.

💡 Beweeg met je muis over het gele of rode waarschuwingsicoon om te zien welke waarschuwing van toepassing is.

👉 Is een certificaat verplicht? Dan is de opvolging pas volledig in orde wanneer het certificaat is geüpload.

Je toegewezen opleiding volgen in AdminPulse

Wat kun je doen als medewerker met een opleiding?

Tijd registreren op de opleiding
Een certificaat uploaden, downloaden of verwijderen als er een certificaat nodig is
De opleiding voltooien, met of zonder tijdsregistratie
De datum klaar aanpassen als de opleiding op een andere datum is afgerond
Je voortgang bekijken

Hoe verloopt de opleidingsstatus?

Elke opleiding doorloopt standaard drie statussen: Gepland → In uitvoering → Voltooid.

In de status Gepland ben je als medewerker toegewezen aan de opleiding.
Zodra je een eerste registratie toevoegt, verandert de status automatisch naar In uitvoering. Je kunt blijven registreren zolang de opleiding nog niet is afgesloten door de beheerder.
Wanneer je de opleiding als voltooid markeert, wordt de status aangepast naar Voltooid. Dat kan via een tijdsregistratie, maar ook rechtstreeks vanuit het Opleidingen-scherm.

👉 Alleen een beheerder kan, indien nodig, een voltooide opleiding opnieuw naar In uitvoering terugzetten.

Hoe registreer je tijd voor een opleiding?

Je kunt studietijd registreren voor een opleiding om je deelname bij te houden.

Er zijn verschillende manieren om tijd te registreren. Bij elk van de onderstaande methodes opent een venster waarin je de details van je registratie invoert, zoals de opleiding, datum en duur.

Een registratie voor een opleiding toevoegen kan via:

De actieknop met het klok-icoon in de kolom Acties van de overzichtstabel
Het registratie-overzicht (Registratie > Overzicht)
Klik rechtsboven naast + Toevoegen op het pijltje naar beneden en kies Opleiding toevoegen.
Het scherm voor nieuwe registraties (Registratie > Nieuwe registratie)
Onderaan rechts klik je op Opleiding toevoegen.
Het rapport Uren per medewerker (Hrm > Uren per medewerker)
Klik naast + Registratie toevoegen op het pijltje naar beneden en kies Opleiding toevoegen.

👉 Heeft de beheerder de opleiding zelf afgesloten? Dan kun je geen extra tijd meer registreren op die opleiding. Moet er toch nog tijd worden toegevoegd? Vraag dan aan de beheerder om de opleiding opnieuw open te zetten.

Hoe beheer je een certificaat voor een opleiding?

Als voor een opleiding een certificaat vereist is, zie je dat in de kolom Certificaat vereist. Via het bijlage-icoon in de kolom Acties kun je het certificaat beheren.

Certificaat uploaden: gebruik het bijlage-icoon om een certificaat toe te voegen.
Certificaat downloaden: is er al een certificaat geüpload, dan kun je het bestand via dezelfde actieknop downloaden.
Certificaat verwijderen: via dezelfde actieknop kun je een fout of verouderd certificaat ook weer verwijderen.

Het geüploade certificaat is zichtbaar in het Opleidingen-scherm en in het Opleidingsbeheer voor de beheerder.

💡 Het certificaat wordt niet zichtbaar in DMS (Documenten > Documenten).

Hoe rond je een opleiding af als medewerker?

Je kunt een opleiding op twee manieren als voltooid markeren:

Tijdens een tijdsregistratie kun je het vakje Opleiding voltooid aanvinken.
Vanuit het Opleidingen-scherm kun je via de actieknop met het vink-icoon de opleiding rechtstreeks als voltooid markeren, ook als je geen tijd registreert.

Wanneer je een opleiding als voltooid markeert, wordt de status automatisch aangepast naar Voltooid.

In de kolom Datum klaar zie je wanneer de opleiding als voltooid is aangeduid. Je kunt deze datum zelf aanpassen als de opleiding op een andere datum is afgerond.

👉 Is een certificaat verplicht? Dan is de opleiding pas volledig opgevolgd wanneer het certificaat ook is geüpload.

💡 Goed om te lezen

Wil je als beheerder meer weten over het beheer van opleidingen? Bekijk dan dit artikel: Overzicht: zo gebruik je het Opleidingsbeheer-scherm als beheerder

Gerelateerd aan