Met de koppeling tussen AdminPulse en DocuSign kun je documenten en brieven die in AdminPulse gemaakt zijn digitaal laten ondertekenen. Dat kan door de eindklant, maar ook door een medewerker van het kantoor.

In dit artikel lees je wat DocuSign doet, hoe je de integratie met AdminPulse instelt, hoe je sjablonen voorbereidt voor digitale handtekening en hoe je een document ter ondertekening verstuurt.

Wat is DocuSign?

DocuSign vervangt de handtekening op papier door een volledig geautomatiseerde elektronische workflow. Zo kun je documenten snel en eenvoudig ter ondertekening versturen vanuit AdminPulse.

AdminPulse rekent hiervoor geen extra kosten aan. Elk document dat ondertekend moet worden, kan gratis via AdminPulse verzonden worden. Je hebt wel een abonnement bij DocuSign nodig.

Meer informatie lees je op https://www.docusign.com/products/electronic-signature/.

Hoe werkt de DocuSign-integratie in AdminPulse?

Met de DocuSign-integratie in AdminPulse kun je een verzoek tot handtekening versturen naar de eindklant of naar een medewerker van het kantoor.

AdminPulse stuurt de nodige gegevens naar DocuSign. DocuSign stuurt daarna een link naar de ondertekenaar. Via de omgeving van DocuSign kan de ondertekenaar het document digitaal ondertekenen.

DocuSign instellen in AdminPulse

1. DocuSign-account aanvragen

Voor de integratie met DocuSign heb je een DocuSign-account nodig. Je kunt dit account online aanvragen via https://www.docusign.com/products-and-pricing.

2. Configuratie instellen via Admin-Connect

Wanneer je DocuSign-account klaar is om documenten te verzenden, log je met dat account in op de Admin-Connect-webpagina. Via deze pagina krijg je een overzicht van alle integraties met externe koppelingen, waaronder DocuSign.

Je kunt naar Admin-Connect gaan via https://connect.adminpulse.be/ of via onderstaand stappenplan.

Ga naar Instellingen > Software koppelingen.
Op de startpagina van Admin-Connect zoek je naar de integratie met DocuSign.
Klik op Connect. Je komt daarna op de loginpagina van DocuSign terecht.
Log in met je DocuSign-account. Daarna keer je automatisch terug naar de Connect-configuratiepagina.

Sjablonen voorbereiden voor digitale handtekening

Handtekeningvelden toevoegen aan briefsjablonen

Om te bepalen welke handtekeningen in het document moeten komen, voeg je handtekeningvelden toe aan het sjabloon of aan het opgemaakte Word-bestand in AdminPulse. Deze velden moeten voldoen aan een formaat dat door DocuSign wordt opgelegd.

Je voegt een handtekeningveld toe als gewone tekst. Je hoeft dus geen speciaal veldtype te kiezen. Het veld moet wel aan de volgende vereisten voldoen.

Voorbeeld: _signer1_

Elk handtekeningveld start en eindigt met een liggend streepje (_).
signer1 is de naam van het veld. Deze naam koppel je later in AdminPulse aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen.
👉 Gebruik dezelfde naam voor een handtekeningveld maar één keer. Gebruik dus bijvoorbeeld signer1, signer2, ... als er meerdere ondertekenaars zijn.

Een uitgewerkt voorbeeld van een sjabloon dat klaar is voor digitale handtekening ziet er bijvoorbeeld zo uit:

E-mailsjablonen voor digitale handtekening instellen

Je kunt eigen e-mailsjablonen opmaken voor de verzending van het document. Voeg hiervoor een e-mailsjabloon toe van het type Digitale handtekening.

Bij het versturen van de aanvraag tot handtekening selecteer je het gewenste e-mailsjabloon. DocuSign gebruikt dat sjabloon voor de e-mail naar de ondertekenaar.

Als er geen e-mailsjabloon voor digitale handtekening bestaat, wordt er een standaardtekst gebruikt.

💡 Heb je meerdere eigen bedrijven? Dan heb je een sjabloon per eigen bedrijf nodig. Bij het verzenden selecteer je het sjabloon van het bedrijf dat aan de relatie gekoppeld is.

Een brief ter ondertekening versturen

Wanneer je een document of brief voor een relatie hebt opgesteld via een sjabloon met handtekeningvelden, kun je dit document naar de klant versturen ter ondertekening.

Open hiervoor het relatiedossier en kies bij de gewenste brief voor Verstuur aanvraag tot handtekening in de sectie brieven. Deze optie is alleen beschikbaar als het document nog niet getekend werd.

In het dialoogvenster kies je voor elk handtekeningveld dat in het document gevonden werd een medewerker of eindklant.

Bij een onderneming wordt de lijst met relaties aangevuld met de gelinkte relaties van het type persoon die aan deze onderneming gekoppeld zijn.

Het e-mailadres is verplicht. Dit is het e-mailadres waarop de persoon de uitnodiging tot handtekening ontvangt.

Wanneer je voor alle handtekeningvelden een ondertekenaar hebt gekozen, kun je het document verzenden. De klant ontvangt via e-mail een uitnodiging om het document te ondertekenen. Het document blijft op In afwachting staan tot de status wijzigt.

Statussen van een ondertekeningsaanvraag

Na het versturen ter ondertekening kan een document één van de volgende statussen krijgen:

Getekend: alle ondertekenaars hebben het document getekend.
Geweigerd: één van de ondertekenaars heeft geweigerd om het document te ondertekenen.
Vervallen: het document kan niet meer ondertekend worden, omdat de termijn verstreken is.
Ingetrokken: de aanvrager heeft het verzoek tot handtekening ingetrokken.
Gefaald: er is iets misgelopen met het document of bij het handtekenen.

Mogelijke foutcodes bij DocuSign