Dans le Calendrier d’absences (Grh > Calendrier d’absences), vous obtenez un aperçu mensuel clair des absences de vos collaborateurs et collègues.
Vous utilisez cet écran principalement pour coordonner la planification, suivre les absences et identifier rapidement les moments où la disponibilité est insuffisante.
💡 Dans le Calendrier d’absences, vous voyez également si quelqu’un travaille à domicile, indiqué par une icône en forme de maison. Vous voyez ainsi en un coup d’œil si votre collègue travaille ce jour-là et si c’est depuis son domicile ou au bureau.
Comment lire le Calendrier d’absences ?
Structure de l’aperçu
L’écran est structuré sous forme de calendrier :
- Chaque ligne correspond à un employé.
- Chaque colonne représente un jour du mois sélectionné (avec le jour de la semaine au-dessus).
Absences complètes et partielles
Les absences sont affichées dans le calendrier sous forme de blocs dans la colonne du jour :
- Une journée complète est affichée sous forme de bloc entièrement rempli.
-
Une journée partielle est affichée sous forme de bloc plus petit.
- Matin : bloc à gauche
- Après-midi : bloc à droite
Survolez un bloc avec la souris pour afficher les détails (par exemple la période ou les heures et, selon vos droits, le type d’absence).
Couleurs et légende
Si vous disposez des droits nécessaires pour consulter les détails des absences, chaque type d’absence est affiché dans une couleur spécifique. En bas du calendrier, vous trouverez la légende indiquant quelle couleur correspond à quel type.
Autres indicateurs
- Les jours fériés sont indiqués séparément par une couleur violette dans le calendrier.
- Le travail à domicile (sur base d’un enregistrement ou du calendrier) est reconnaissable grâce à l’icône en forme de maison affichée pour le jour concerné.
- Les jours non travaillés (week-ends, jours libres selon le calendrier) sont affichés avec un arrière-plan gris.
👉 Voyez-vous moins de détails qu’un collègue (par exemple aucun type ou aucune couleur) ? Cela est presque toujours lié à votre rôle et à vos droits.
Filtres en haut de l’écran du Calendrier d’absences
En haut du Calendrier d’absences, vous pouvez utiliser des filtres afin de n’afficher que les informations pertinentes pour vous. Cela vous permet de vous focaliser sur l'essentiel, en particulier dans les équipes plus importantes.
Filtres disponibles
- Mois et année : sélectionnez la période à consulter.
- Tous les utilisateurs : affichez tous les employés ou sélectionnez un employé spécifique.
- Type d’employé : filtrez sur base du champ Type d’employé dans la fiche employé (options : Employé interne, Employé externe, Indépendant, Stagiaire, Etudiant).
- Équipes : concentrez-vous sur une équipe spécifique.
- Propres entreprises : si vous travaillez avec plusieurs propres entreprises, sélectionnez l’entreprise concernée.
- Type d’absences : affichez uniquement un type d’absence spécifique (tel que défini dans la liste de prix).
- Tags d’employé (avec) : affichez les employés disposant de tags spécifiques.
Un bouton à bascule est également disponible :
- Afficher uniquement les employés ayant des absences : activez cette option pour masquer les employés sans absences enregistrées durant la période sélectionnée.
Pour revenir à une situation neutre, cliquez sur 'Réinitialiser les filtres'.
💡 Combinaisons de filtres utiles :
- Équipes + Mois/année pour évaluer rapidement la disponibilité d’une équipe.
- Tags d’employé (avec) + Afficher uniquement les employés ayant des absences pour voir, par exemple, uniquement les étudiants jobistes avec des absences planifiées.
Quelles absences sont affichées ?
Toutes les absences enregistrées apparaissent dans le Calendrier d’absences, y compris les absences dont la date est future. Vous pouvez ainsi déjà voir qui sera absent durant une prochaine période de congé, pour autant que ces jours aient déjà été saisis.
👉 Ne voyez-vous pas ce que vous attendez ? Vérifiez d’abord vos filtres (en particulier Équipes, Propres entreprises et Afficher uniquement les employés ayant des absences). Si tout est correct, vérifiez également votre rôle (voir ci-dessous).
Que voyez-vous (ou non) selon votre rôle ?
Ce que vous voyez exactement dans le Calendrier d’absences dépend de votre rôle et de vos droits. Un même calendrier peut donc apparaître différemment selon les utilisateurs.
Administrateur, Utilisateur général et Gestionnaire de factures
Pour ces rôles, les règles suivantes s’appliquent généralement :
- Les absences sont affichées en couleur par type (avec une légende en bas de l’écran).
- Vous pouvez consulter les détails en survolant un bloc.
Gestionnaire de relations et Enregistrement uniquement
Pour ces rôles, les règles suivantes s’appliquent généralement :
- Vous voyez qu’une personne est absente, mais pas le type d’absence.
- Les absences sont donc souvent affichées en gris.
👉 Si vous ne voyez aucun type d'absence ou aucune couleur dans le Calendrier d’absences, c’est parce que votre rôle n’autorise pas l’affichage de ces détails.
Ajouter une absence ou une récup depuis le Calendrier d’absences
Vous constatez qu’une absence ou une récup manque encore ? Vous pouvez alors l’ajouter via le bouton '+ Ajouter une absence' en haut de l’écran.
👉 Important : si vous ne voyez pas immédiatement votre nouvelle saisie dans le calendrier, actualisez la page ou modifiez un filtre.
Ajouter une absence ou une récup pour vous-même
Cliquez sur '+ Ajouter une absence' pour enregistrer une absence. Pour enregistrer une récup, cliquez sur la flèche vers le bas et choisissez 'Ajouter récup'.
Pour plus de détails, consultez : FAQ - Comment ajouter une absence ?
Ajouter une absence ou une récup pour un autre employé
Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez également ajouter des absences ou des récup pour d’autres employés.
- Sélectionnez d’abord l’employé concerné dans Tous les utilisateurs.
- Cliquez sur la flèche à côté de '+ Ajouter une absence'.
- Choisissez l’option pour ajouter une absence ou une récup pour l’employé sélectionné et complétez les informations.
Pour plus d’informations, consultez : FAQ - Comment ajouter un enregistrement, une absence ou une récup pour un(e) collègue ?
👉 Vous ne voyez pas les options pour ajouter une absence pour quelqu’un d’autre ? Cela signifie probablement que vous ne disposez pas des droits nécessaires ou qu’aucun employé spécifique n’est sélectionné dans Tous les utilisateurs.