Dans AdminPulse, vous pouvez ajouter des conditions, telles que des conditions de vente, de paiement ou d'autres documents similaires à vos factures. Cela peut se faire de trois manières :
- Par défaut : en les intégrant dans des modèles de facture ou des modèles d’e-mail personnalisés
- De manière ponctuelle : en les ajoutant manuellement à une facture spécifique
Cet article vous explique comment ajouter des conditions à :
- Des modèles de facture
- Des modèles d’e-mails
- Des factures provisoires individuelles
Ajouter des conditions à vos factures
Option 1 : Intégrer des conditions dans un modèle de facture
Vous pouvez incorporer directement vos conditions dans le document Word qui sert de modèle pour vos factures. Ces modèles se trouvent via Paramètres > Modèles de facture.
Dans Word, plusieurs options s’offrent à vous pour intégrer les conditions dans le modèle :
- Sur une page séparée : insérez un saut de page dans le document Word via Insertion > Saut de page ou avec le raccourci Ctrl + Entrée. Tout ce qui suit ce saut de page apparaîtra sur une nouvelle page dans la facture.
- Dans le pied de page : placez vos conditions dans le pied de page du document Word via Insertion > Pied de page.
-
En tant qu’hyperlien : publiez vos conditions sur votre site web et ajoutez un lien cliquable dans vos modèles de facture via Insertion > Lien dans Word.
💡 Le lien reste cliquable dans la version PDF finale de la facture.
👉 La mise en forme du texte que vous ajoutez peut être personnalisée directement dans Word.
Télécharger, modifier et recharger un modèle de facture
- Téléchargez le modèle via Paramètres > Modèles de facture.
- Ouvrez-le avec Word
- Ajoutez vos conditions (page, pied de page ou hyperlien).
- Enregistrez le fichier Word.
- Rendez-vous à nouveau dans Paramètres > Modèles de facture.
- Rechargez le modèle modifié dans AdminPulse.
💡 N’oubliez pas de modifier chaque modèle séparément si vous utilisez plusieurs modèles.
Option 2 : Ajouter vos conditions via un modèle d’e-mail (PDF en pièce jointe)
Vous pouvez également joindre automatiquement vos conditions générales ou d’autres documents lors de l’envoi de vos factures.
- Allez dans Paramètres > Modèles d'e-mails et d'interaction.
- Modifiez le modèle d’e-mail utilisé pour l’envoi des factures.
- Ajoutez le fichier PDF souhaité en pièce jointe.
- Enregistrez vos modifications.
💡 Utilisez des documents au format PDF afin d’assurer un affichage correct et de limiter la taille du mail.
👉 Vous travaillez avec plusieurs propres entreprises dans AdminPulse ? Chaque entité peut avoir son propre modèle d’e-mail avec conditions spécifiques en pièce jointe.
- Créez un ou plusieurs modèles d’e-mail par entreprise propre via Paramètres > Modèles d'e-mails et d'interaction, ou modifiez les modèles existants.
- Allez dans Paramètres > Paramètres généraux
- Par entreprise propre, allez dans E-mail de facturation > Modèle e-mail : envoyer facture pour choisir le modèle d’e-mail souhaité avec pièce jointe.
Option 3 : Ajouter ponctuellement un document PDF à une facture
Vous souhaitez joindre vos conditions ou d'autres documents une seule fois ? Vous pouvez les ajouter manuellement en pièce jointe à une facture provisoire spécifique.
- Allez dans Facturation > Factures provisoires.
- Cliquez sur la flèche à côté de la facture concernée pour l’ouvrir
- Cliquez sur + Ajouter annexe.
- Sélectionnez le fichier PDF que vous souhaitez joindre.
Envoyer les conditions via Peppol
Quels documents sont transmis via Peppol ?
Lors de l'envoi via Peppol, seuls les documents suivants sont transmis :
- La facture elle-même
- Les détails (sur une page séparée) de la facture
- Les pièces jointes ajoutées directement à la facture
👉 Les fichiers PDF ajoutés à un modèle d’e-mail ne sont pas transmis via Peppol.
👉 Attention : selon le logiciel (de comptabilité) de réception utilisé, les détails de facture peuvent ne pas s’afficher, même s’ils ont bien été envoyés.
Comment inclure vos conditions dans un envoi Peppol ?
Vous souhaitez quand même inclure vos conditions dans l’envoi via Peppol ? Intégrez-les directement dans votre modèle de facture, par exemple :
- Sur une page séparée (p. ex. la page 2 du document Word)
- Dans le pied de page
💡 Bon à lire
- Vous n’avez encore jamais utilisé les modèles de facture ? Consultez d'abord : Mise en page de la facture
- Plus d’informations sur l’ajout de pièces jointes aux e-mails de facturation sont disponibles ici : Ajouter des pièces jointes aux e-mails de facturation