Dans AdminPulse, vous définissez vous-même l’apparence de vos factures et les informations qui y sont affichées. Cela se fait à l’aide de modèles de facture : des documents Word contenant une mise en page spécifique et des substituants, comme {InvoiceNumber} ou {RelationName}.
Lorsqu’une facture est générée, AdminPulse remplit automatiquement ces substituants avec des données. Vous obtenez ainsi une facture précise et personnalisée.
Cet article vous donne un aperçu de l’écran Modèles de facture et explique comment AdminPulse détermine quel modèle sera utilisé lors de la génération d'une facture.
⏭️ Dans le prochain article de la série, vous découvrirez comment gérer vos modèles de facture dans l’écran Modèles de facture: Modèles de facture : actions clés pour la gestion
⏭️ Le troisième article de cette série approfondit la création et modification de modèles de facture Word ainsi que l’utilisation des substituants : Modèles de facture : personnalisez vos factures - substituants, tableaux et identité visuelle
Aperçu de l’écran Modèles de facture
Dans l’écran Modèles de facture (Paramètres > Modèles de facture), vous gérez tous les modèles de facture disponibles dans votre environnement AdminPulse. En haut de la page se trouvent plusieurs filtres, suivis d’un tableau d'aperçu.
Filtres de l’écran Modèles de facture
En haut de l’écran Modèles de facture, vous pouvez utiliser différents filtres pour trouver rapidement des modèles :
- Type de modèle – filtrer par type, par exemple factures ou notes de crédit.
- Langue – choisir entre néerlandais, français ou anglais.
- Entreprise propre – n’afficher que les modèles liés à une entreprise propre spécifique.
- Montrer uniquement les modèles actifs – cochez pour ne montrer que les modèles actuellement actifs.
💡 Combinez plusieurs filtres pour trouver facilement le modèle souhaité. Les résultats s’affichent en bas sous forme d’une liste basée sur votre sélection.
Contenu de l’aperçu des modèles
Le tableau situé en dessous des filtres affiche tous les modèles correspondant à votre sélection. Pour chaque modèle, vous voyez les informations suivantes :
- Nom : le titre du modèle.
- Type de modèle : par exemple Facture - Forfait, Détail facture ou Note de crédit.
- Langue : la langue dans laquelle le modèle est rédigé.
- Propre entreprise : l'entreprise propre à laquelle le modèle est relié.
- Dernière modification : date et heure de la dernière modification.
- Actif : indication que le modèle est actuellement actif.
-
Actions : boutons pour modifier, remplacer, télécharger... le modèle.
Une explication de chaque bouton d'action se trouve dans l'article suivant : Modèles de facture : actions clés pour la gestion
💡 Le tri par défaut se fait par ordre alphabétique sur le nom. Il est possible de trier selon d’autres colonnes, comme Dernière modification, pour retrouver rapidement les dernières modifications. Cliquez à nouveau sur l’en-tête de colonne pour inverser l’ordre.
Télécharger et réutiliser des exemples de modèles
Au-dessus du tableau d’aperçu se trouve le menu déroulant Exemples de modèles, dans lequel vous pouvez télécharger des exemples standards.
Les exemples standard sont utiles pour récupérer certains éléments. Vous pouvez, par exemple, copier un tableau d’un modèle et le coller dans votre propre modèle.
- Cliquez sur Exemples de modèles pour ouvrir la liste.
- Téléchargez le modèle souhaité au format .docx en cliquant sur le bouton avec la flèche.
- Modifiez le document dans Microsoft Word.
- Chargez ensuite votre version adaptée via +Ajouter (pour créer un nouveau modèle) ou le bouton d'action Remplacer (pour adapter le modèle actuel).
Plus d’infos sur la gestion des modèles : Modèles de facture : actions clés pour la gestion
Plus d’infos sur le contenu et la modification des documents Word : Modèles de facture : personnalisez vos factures - substituants, tableaux et identité visuelle - Activez le modèle dès que vous êtes satisfait en utilisant le bouton avec la coche.
💡 Vous cherchez d’autres modèles d’exemple ? Consultez alors l’article suivant : Exemples de modèles pour factures et détails de facture
Aperçu des modèles de facture actifs par propre entreprise
Si votre environnement AdminPulse fonctionne avec plusieurs Propres Entreprises, il peut être difficile de savoir quel modèle de facture est actif pour quelle Propre Entreprise. Via l' aperçu des modèles de facture actifs par propre entreprise, AdminPulse vous offre une meilleure visibilité à ce sujet.
Quelles informations retrouvez-vous dans le tableau Aperçu des modèles de facture actifs par propre entreprise
Propre Entreprise : Les informations du tableau sont affichées par Propre Entreprise
Type de modèle : Par Propre Entreprise, vous voyez les types de modèles pour lesquels un modèle de facture actif existe
Néerlandais/Français/Anglais : Une distinction est faite par langue
Résultat : Le nom du modèle de facture actif est affiché
Que signifient les symboles utilisés dans le tableau Aperçu des modèles de facture actifs par Propre Entreprise
| globe |
Ce modèle n'est pas uniquement utilisé pour cette Propre Entreprise, mais pour toutes les Propre Entreprise. |
| triangle de danger rouge |
Un modèle de facture est manquant pour ceci. |
| icône info |
Aucun modèle spécifique n'est configuré pour ceci. À la place, le modèle de type « facture » ou « note de crédit » est utilisé. 💡Vous le reconnaissez également au nom du modèle, qui s'affiche en italique. |
Quel modèle est appliqué ?
AdminPulse détermine automatiquement quel modèle de facture utiliser lors de la génération de factures, sur base de plusieurs paramètres.
Sélection automatique de la langue
AdminPulse choisit automatiquement un modèle dans la langue de la relation. Si aucun modèle actif n’est disponible dans cette langue, le message d’erreur suivant s’affiche : « Aucun modèle de facture trouvé dans la langue ‘X’. »
💡 Vous travaillez avec des clients dans plusieurs langues ? Pensez à créer ou adapter des modèles dans ces langues.
Sélection automatique du type de modèle
AdminPulse sélectionne automatiquement le type de modèle en fonction du type de facture que vous créez. Les types suivants sont disponibles :
- Détail de facture
- Facture (standard)
- Facture – Acompte
- Facture – Décompte
- Facture – En régie
- Facture – Forfait
- Facture – Libre
- Facture interne
- Note de crédit (standard)
- Note de crédit – Décompte
Si, par exemple, vous créez une facture pour un forfait, AdminPulse vérifiera s’il existe un modèle actif de type Facture – Forfait dans la bonne langue. Si oui, celui-ci sera utilisé.
Si aucun modèle actif n’est disponible pour ce type spécifique, AdminPulse utilisera par défaut le type standard Facture ou Note de crédit, selon le cas, dans la bonne langue.
Modèles de factures actifs
Seuls les modèles actifs sont utilisés automatiquement à la création d'une facture. Utilisez le bouton avec la coche pour activer un modèle dès que vous en êtes satisfait.
👉 Une exception s'applique aux modèles de type 'Facture' explicitement définis au niveau de la relation (Dossier relation > section Facturation > Données et paramètres de facturation) ou de la planification de facturation (Dossier relation > section Facturation > Planification de facturation) - ces modèles n’ont pas besoin d’être actifs pour être appliqués.
Définir un modèle de facture spécifique au niveau du dossier relation ou de la planification de facturation
Vous souhaitez déroger aux règles générales définies par AdminPulse (voir ci-dessus) ? Dans ce cas, déterminez l’utilisation de modèles spécifiques pour ces exceptions.
Où définir un modèle de facture spécifique ?
AdminPulse vous permet de lier des modèles de facture de manière très ciblée - aussi bien à une relation qu’à une planification de facturation spécifique pour cette relation.
-
Niveau planification de facturation :
Dossier relation > section : Facturation > bloc : Planification de facturation > icône engrenage de la ligne de facturation
Vous pouvez lier des modèles spécifiques à une planification de facturation. -
Niveau relation :
Dossier relation > section : Facturation > bloc : Données et paramètres de facturation
Définissez ici les modèles spécifiques pour toute la facturation de cette relation.
Hiérarchie d’application des modèles
AdminPulse applique les modèles de facture selon un ordre clair. Si un modèle est défini à un niveau plus spécifique, il sera prioritaire par rapport aux niveaux plus généraux.
- Niveau de la planification de facturation : si un modèle est lié ici, il sera utilisé, peu importe les autres paramètres.
- Niveau de la relation : si aucune exception n’est définie dans la planification de facturation, AdminPulse applique le modèle défini au niveau de la relation.
- S'il n'y a pas d'exception au niveau de la planification de facturation ou de la relation, les modèles actifs par entreprise propre sont appliqués, tels qu'ils sont définis dans l'écran Modèles de facturation.
⏭️ Prêt à ajouter vos propres modèles ou à remplacer les modèles existants ? Continuez votre lecture avec Modèles de facture : actions clés pour la gestion