Pour chaque client, vous pouvez indiquer dans AdminPulse comment les factures seront payées : manuellement ou via domiciliation. Ce mode de paiement peut ensuite s’afficher automatiquement sur la facture, avec un texte adapté, en utilisant des substituants conditionnels dans votre modèle de facture. Cet article vous explique comment configurer cela.
💡Vous souhaitez également afficher le mode de paiement dans les e-mails de facturation ? Consultez alors cet article complémentaire : Modèles e-mail: substituants conditionnels
Définir le mode de paiement par client
Suivez ces étapes pour définir le mode de paiement par client :
- Ouvrez le dossier relation du client.
- Allez dans Facturation > Données et paramètres de facturation.
- Sélectionnez l’une des options suivantes sous Mode de paiement :
- Manuel
- Domiciliation
💡 Le mode sélectionné détermine le texte qui apparaîtra sur la facture lorsque vous ajoutez les substituants conditionnels appropriés dans votre modèle.
Modifier le modèle de facture avec un texte de paiement conditionnel
En cas de domiciliation, il est préférable d’éviter que le client utilise la référence de paiement et effectue tout de même un virement manuel. Indiquez donc clairement que le paiement se fera automatiquement. S’il s’agit d’un paiement manuel, mentionnez alors précisément la référence de paiement. Cela permet d’éviter toute confusion et de prévenir les paiements incorrects ou en double.
Ci-dessous, nous vous montrons comment ajouter ce texte conditionnel au modèle de facture.
💡 Vous utilisez les modèles de facture ou les substituants pour la première fois ? Lisez alors également cette série d'articles : Premiers pas : les modèles de factures dans AdminPulse
Modifier le modèle de facture
- Allez dans Paramètres > Modèle de facture.
- Téléchargez le modèle à modifier à l’aide de l’icône de téléchargement (gardez à l’esprit qu’un modèle spécifique peut exister pour chaque langue).
- Ouvrez le document Word et allez à l’endroit où vous incluez habituellement les instructions de paiement.
- Remplacez ou complétez le texte existant par le bloc de code ci-dessous.
- Enregistrez le document après avoir apporté vos modifications.
- Téléchargez à nouveau le modèle modifié à l’aide du bouton avec les deux flèches.
- Prévisualisez une facture avec des données fictives via le bouton avec l’icône en forme d’œil et vérifiez si le texte de paiement s’affiche correctement. Corrigez le modèle si nécessaire.
Bloc de code pour le texte de paiement conditionnel
{IF RelationPaymentMethodDirectDebit}Le paiement se fera automatiquement via domiciliation depuis votre compte bancaire.{ENDIF RelationPaymentMethodDirectDebit}
{IF RelationPaymentMethodManual}Veuillez effectuer le virement en mentionnant la communication suivante : {PaymentReference}.{ENDIF RelationPaymentMethodManual}👉 Le texte à l’intérieur des substituants conditionnels est donné à titre d’exemple. Vous pouvez le personnaliser librement. Veillez toutefois à ne pas modifier les balises {IF ...} et {ENDIF ...}.
Utilisez aussi les substituants conditionnels séparément
Il n’est pas nécessaire d’utiliser l’exemple complet ci-dessus. Vous pouvez aussi appliquer les champs {IF RelationPaymentMethodDirectDebit} et {IF RelationPaymentMethodManual} séparément. Cela vous permet de décider vous-même quelles informations apparaissent sur la facture, en fonction du mode de paiement choisi.
💡 Exemple : vous souhaitez encourager les clients qui paient manuellement à passer à la domiciliation ? Affichez alors un message personnalisé dans le cas d’un paiement manuel :
{IF RelationPaymentMethodManual}Optez pour la domiciliation et recevez 2 % de réduction sur votre prochaine facture.{ENDIF RelationPaymentMethodManual}Factures en plusieurs langues
Pour chaque facture, AdminPulse sélectionne automatiquement le modèle dans la langue du client. Veillez donc à adapter chaque version linguistique de vos modèles avec les substituants conditionnels ainsi que les bonnes traductions du texte.
Modèles de factures d'exemple dans AdminPulse
Vous souhaitez voir rapidement comment utiliser les substituants ? Sous Paramètres > Modèle de facture, vous trouverez plusieurs modèles d’exemple intégrant déjà ces substituants conditionnels.
N’hésitez pas à vous baser sur ces modèles comme source d’inspiration ou comme point de départ pour personnaliser vos propres modèles.
Ci-dessous, vous trouverez deux exemples de factures : l’une avec un message pour la domiciliation, et l’autre avec un message pour un paiement manuel :
💡 Bon à lire
- Souhaitez-vous également utiliser la méthode de paiement dans un modèle d’e-mail ? Consultez alors : Modèles e-mail: substituants conditionnels
- Plus d’informations sur le fonctionnement de la domiciliation et les prestataires que vous pouvez connecter : Domiciliation et AdminPulse - un aperçu