Avec Zapier, vous pouvez connecter AdminPulse à de nombreux autres logiciels, sans devoir programmer. Vous pouvez ainsi automatiser des actions répétitives et faire échanger automatiquement des données entre différents systèmes.

Dans cet article, vous découvrirez comment utiliser Zapier avec AdminPulse, quelles sont les possibilités offertes, et comment créer vos propres automatisations.

Qu’est-ce que Zapier ?

Zapier vous permet de configurer des workflows automatiques entre différents logiciels. Dès qu’un Trigger se produit, Zapier exécute l’Action prévue. Vous pouvez ainsi, par exemple, faire échanger automatiquement des documents, e-mails, enregistrements ou relations entre AdminPulse et un autre logiciel.

Termes importants dans Zapier

Zap : un Zap est un workflow automatique. Vous le configurez une seule fois, puis Zapier l’exécute automatiquement. Vous pouvez utiliser plusieurs Zaps en parallèle.
Trigger : le Trigger est toujours la première étape. Il s’agit de l’évènement qui déclenche le Zap.
Exemple : un document est ajouté dans un dossier spécifique sur Dropbox.
Action : l’Action est ce qui doit se produire lorsque le Trigger est activé.
Exemple : créer un document dans AdminPulse.

Coût de Zapier

Zapier est un service payant (coût par action exécutée). Pour plus d’informations sur les tarifs, rendez-vous sur : https://zapier.com/pricing

Quand utiliser Zapier avec AdminPulse ?

Utilisez Zapier lorsque vous souhaitez connecter AdminPulse à un logiciel pour lequel il n’existe pas d’intégration standard (vérifiez cela dans AdminPulse via Paramètres > Applications connectées). De nombreux outils disposent déjà d’une intégration Zapier, ce qui vous permet de créer un workflow entre AdminPulse et cette application.

L’intégration Zapier ne remplace pas les intégrations directes existantes dans AdminPulse : elle vient les compléter.

💡 Vous travaillez avec plusieurs logiciels ? Zapier vous permet de créer un workflow centralisé qui relie AdminPulse à tous ces outils.

Utiliser AdminPulse avec Zapier

Étape 1 : créer un compte Zapier

Rendez-vous sur https://zapier.com.
Créez un nouveau compte ou connectez-vous avec votre profil existant.

Étape 2 : connecter AdminPulse à Zapier

Avant de pouvoir créer des Zaps, vous devez connecter AdminPulse à Zapier.

Dans Zapier, allez dans App Connections.
Cliquez sur + Add connection.
Recherchez AdminPulse dans la liste.
Dans la fenêtre pop-up, choisissez l’option Production pour Login et API.
Confirmez que Zapier peut accéder à AdminPulse.

💡 Si AdminPulse est déjà ouvert, la connexion se fait généralement en quelques secondes. Sinon, vous verrez d’abord l’écran de connexion d’AdminPulse. Après vous être connecté, la liaison sera établie.

Étape 3 : créer un Zap avec AdminPulse

Vous pouvez créer un workflow de deux manières : en partant d’un Zap existant ou en construisant votre propre Zap.

Utiliser les Zaps AdminPulse existants

Vous trouverez les Zaps AdminPulse prédéfinis via : https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations (faites défiler légèrement la page vers le bas).

Pour utiliser un Zap existant :

Cliquez sur Try it à côté du Zap choisi. L’éditeur s’ouvre.
Choisissez un trigger event.
Connectez-vous à l’autre application concernée (par ex. Google Drive, Dropbox, Gmail…).
Configurez le trigger (dossier, label, sheet…).
Configurez ensuite l’Action AdminPulse.
Vous souhaitez ajouter d’autres étapes ? Cliquez sur + dans le workflow.
Testez l’ensemble du Zap.
Cliquez sur Publish pour activer le workflow.

💡 Les Zaps existants sont un excellent point de départ : vous pouvez ensuite les adapter selon vos besoins.

Créer votre propre Zap

Vous pouvez également construire un workflow entièrement personnalisé.

Dans Zapier, cliquez sur + Create.
Sélectionnez un trigger (par ex. nouvel e-mail, document ajouté, nouvelle ligne dans Google Sheets…).
Ajoutez une ou plusieurs actions (par ex. Create Document, Update Relation…).
Utilisez les outils disponibles dans Zapier (y compris les étapes AI) pour ajuster précisément votre workflow.
Testez le Zap.
Publiez le Zap.

💡 Utilisez la fonction de test de Zapier pour visualiser, étape par étape, quelles données sont transmises.

Aperçu des Zaps AdminPulse existants

AdminPulse dispose de plusieurs workflows prédéfinis pour, entre autres, Outlook, Dropbox, Google Drive, Google Sheets, Gmail, Toggl, Clockify, Slack et Box. Vous trouverez un aperçu complet via : https://zapier.com/apps/adminpulse/integrations

Quelques exemples :

Add new Google Drive files to AdminPulse : lorsqu’un document est ajouté dans Google Drive, il est automatiquement transféré vers AdminPulse. Si souhaité, le document peut également être déplacé dans un autre dossier Google Drive.
Upload new files in Dropbox folders as documents in AdminPulse : lorsqu’un document est placé dans un dossier Dropbox, il est automatiquement transféré dans AdminPulse.
Add newly labeled Gmail emails to AdminPulse : lorsqu’un e-mail reçoit un label spécifique dans Gmail, il est automatiquement envoyé vers AdminPulse.
Add new emails in Outlook to AdminPulse : lorsqu’un nouvel e-mail arrive dans Outlook, il est automatiquement transmis à AdminPulse.
Upload new Box files to AdminPulse : lorsqu’un nouveau fichier est ajouté dans Box, il est automatiquement transféré dans AdminPulse.
Create work registrations in AdminPulse from new Google Sheets rows : lorsqu’une nouvelle ligne est ajoutée dans un Google Sheets, un enregistrement correspondant est automatiquement créé dans AdminPulse.
Create work registrations in AdminPulse from new time entries added in Toggle : lorsqu’un nouvel enregistrement de temps est ajouté dans Toggle, il est automatiquement créé dans AdminPulse.
Create task or update task status : permet de créer une tâche dans AdminPulse ou de mettre à jour le statut d’une (sous-)tâche.
Create relation in AdminPulse : crée ou met à jour une relation dans AdminPulse sur base d’un Trigger.
Add tag to relation in AdminPulse : ajoute automatiquement un label à une relation lorsqu’un Trigger se produit.

💡 Vous pouvez utiliser un Zap prédéfini comme base, puis l’adapter ou l’étendre selon vos besoins.

Triggers disponibles dans AdminPulse

Les événements suivants dans AdminPulse peuvent déclencher un Zap :

Document Created
Document Updated
Registration Created
Registration Updated
Relation Created
Relation Updated
Task Created
Task Updated

Affiner les triggers pour les relations

Pour les triggers Relation Created et Relation Updated, vous pouvez ajouter des filtres supplémentaires dans l’étape Configure :

CRM-type : Other, Prospect, Customer, Own Company.
Ce sont les valeurs du champ « Statut » dans les dossiers relation.
Relation type : Company, Sole proprietor, Person.
Ce sont les valeurs du champ « Type de relation » dans les dossiers relation.

💡 En filtrant, vous limitez le Zap aux relations pertinentes et vous évitez des coûts indésirables.

Actions disponibles dans AdminPulse

Voici les actions que Zapier peut effectuer dans AdminPulse.

Create

Utilisez une étape Action pour créer de nouveaux enregistrements dans AdminPulse ou mettre à jour des enregistrements existants dans le cadre de votre Zap. Vous pouvez par exemple créer une relation, ajouter une tâche ou mettre à jour le statut d’une tâche. Chaque étape écrit directement dans AdminPulse.

Add Attachment to Interaction
Add Relation Address
Add Relation Email
Add Relation Web Address
Add Tag to Relation
Create Document
Create Email
Create Interaction
Create New Task
Create New Todo
Create Relation
Create Work Registration
Update Relation
Update Task
Update Task Status

Search

Utilisez une étape Search pour rechercher une relation, une tâche ou un utilisateur existant dans AdminPulse à partir des critères que vous définissez. L’étape renvoie le premier enregistrement correspondant. Vous pouvez ensuite utiliser cet enregistrement dans les étapes suivantes de votre Zap.

Search Relations
Search Tasks
Search Users

💡 Réfléchissez à l’avance aux données déjà présentes dans AdminPulse et à celles qui doivent provenir d’autres outils afin de choisir la bonne combinaison de triggers et d’actions.

Configurer les champs dans les actions AdminPulse

Dans l’étape Configure, vous déterminez quelles données sont envoyées dans quels champs d’AdminPulse.

Vous pouvez lier directement au(x) champ(s) AdminPulse les données provenant du trigger (par ex. une adresse e-mail, un nom de fichier ou une colonne Google Sheets).

💡 Veillez à remplir au minimum les champs obligatoires et testez avec un exemple concret.

Exemple : mettre à jour une sous-tâche via Zapier

L’une des actions AdminPulse dans Zapier permet de modifier automatiquement le statut d’une sous-tâche.

Choisissez une action AdminPulse comme Update Task ou Update Task Status.
Sélectionnez d’abord la tâche principale du modèle de tâche.

Sélectionnez ensuite la sous-tâche souhaitée.
Définissez le nouveau statut.
Testez le Zap et publiez-le.

Conseils généraux pour utiliser Zapier avec AdminPulse

Commencez par un Zap simple et ajoutez ensuite des étapes supplémentaires.
Testez toujours un Zap avec quelques exemples avant de l’utiliser en production.
Documentez en interne quels Zaps sont actifs et à quoi ils servent.
Vérifiez régulièrement s’il y a des messages d’erreur dans Zapier.

💡 Vous voyez apparaître des documents, enregistrements ou relations inattendus dans AdminPulse ? Pensez d’abord à vérifier vos Zaps actifs : il s’agit éventuellement d’un workflow automatisé.

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