Met de koppeling tussen AdminPulse en ionBIZ kan je registraties uit AdminPulse automatisch doorsturen naar ionBIZ. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer sommige medewerkers of afdelingen in AdminPulse werken en daar tijd registreren, terwijl andere teams in ionBIZ werken en daar hun tijd opvolgen.
Zodra de koppeling correct is ingesteld, komen de registraties die in AdminPulse worden aangemaakt of gewijzigd automatisch terecht in ionBIZ.
In dit artikel lees je hoe je de koppeling instelt, aan welke voorwaarden voldaan moet zijn en hoe je eventuele synchronisatiefouten opvolgt.
Hoe stel je de koppeling tussen AdminPulse en ionBIZ in?
- Maak in ionBIZ eerst een Client ID en Client geheim aan. Ga hiervoor in ionBIZ via je profiel naar Instellingen > Algemeen > Toepassingen.
- Klik bovenaan op het plusteken
om een nieuwe toepassing toe te voegen.
- Vul de velden Bedrijfsnaam en Naam toepassing in met je bedrijfsnaam en AdminPulse.
- Duid bij Scopes aan welke rechten je aan de connectie met AdminPulse wilt geven. Dit zijn de minimumrechten die je moet aanvinken:
- Resources: Bekijk, Toevoegen en Wijzigen
- Relaties, adressen en contacten: Bekijk, Toevoegen en Wijzigen
- Projecten, taken en toegewezen resources: Bekijk, Toevoegen en Wijzigen
- Timesheets: Bekijk, Toevoegen en Wijzigen
- Onkosten: Bekijk, Toevoegen en Wijzigen
- ScopeOdata: Bekijk, Toevoegen en Wijzigen
- Klik op Opslaan om deze gegevens te bewaren.
- Bij Toepassingen staan nu de gegevens die je net hebt aangemaakt. Klik op deze lijn om de details te openen. De gegevens bij Client ID, Client geheim en OpenAPI heb je in de volgende stappen nodig om de koppeling in AdminPulse in te stellen.
- Ga in AdminPulse naar Instellingen > Geconnecteerde applicaties en klik bij ionBIZ op Connect.
- Vul de velden IonBiz URL, Client ID en Client Secret in met de gegevens uit ionBIZ:
- IonBiz URL: deze vind je in ionBIZ onder OpenAPI. Vul de URL in tot en met ionbiz.com, bijvoorbeeld https://xxx.ionbiz.com/.
- Client ID: deze vind je in ionBIZ bij Client ID.
- Client Secret: deze vind je in ionBIZ bij Client geheim.
- Klik op Test connection om te controleren of de connectie correct gemaakt werd.
- Klik op Save om de connectie te bewaren.
Welke voorwaarden zijn nodig om registraties door te sturen naar ionBIZ?
Voor AdminPulse registraties kan doorsturen naar ionBIZ, moeten de gebruiker, relatie, het project en het prijslijstitem correct gekoppeld zijn.
Stap 1: de gebruiker in AdminPulse moet ook bestaan in ionBIZ
De gebruiker in AdminPulse moet ook als resource bestaan in ionBIZ. Ga in ionBIZ naar Resources. Bestaat de resource nog niet? Voeg dan een nieuwe resource toe met hetzelfde e-mailadres als in AdminPulse.
Stap 2: de relatie in AdminPulse moet gelinkt zijn aan de relatie in ionBIZ
In ionBIZ moet er een relatie bestaan waarvan de Externe Code gelijk is aan de Klantcode in AdminPulse.
Stap 3: de relatie moet een actief project hebben in ionBIZ
De relatie in ionBIZ moet één actief project hebben. De datum van de registratie die je wilt doorsturen, moet tussen de startdatum en einddatum van dat project vallen.
Stap 4: het prijslijstitem in AdminPulse moet overeenkomen met de taak in ionBIZ
Het project in ionBIZ moet een taak hebben waarvan de naam hetzelfde is als de code van het prijslijstitem van de registratie in AdminPulse. Is de code van het prijslijstitem in AdminPulse leeg? Dan gebruikt AdminPulse de naam van het prijslijstitem.
Wanneer worden registraties vanuit AdminPulse doorgestuurd naar ionBIZ?
Zodra aan alle voorwaarden voldaan is en een gebruiker een registratie aanmaakt of wijzigt in AdminPulse, wordt deze registratie meteen doorgestuurd naar ionBIZ.
Welke gegevens worden doorgestuurd naar ionBIZ?
Afhankelijk van het type registratie in AdminPulse maakt AdminPulse een ander type record aan in ionBIZ.
Tijd- en afstandsregistraties
Tijd- en afstandsregistraties worden doorgestuurd als een Timesheet in ionBIZ. De volgende gegevens worden meegegeven:
- Datum
- Factureerbare en niet-factureerbare duur
- Kilometers
- Interne opmerking
- Externe opmerking
- Koppelingen naar resource, relatie, project en taak in ionBIZ
Product- en kostenregistraties
Product- en kostenregistraties worden doorgestuurd als een ProjectCost in ionBIZ. De volgende gegevens worden meegegeven:
- Datum
- Aantal
- Factureerbaar: ja of nee
- Koppelingen naar relatie, project en kostentype in ionBIZ
Verwijderde registraties
Wanneer je een registratie verwijdert in AdminPulse, wordt de bijhorende Timesheet of ProjectCost ook verwijderd in ionBIZ.
Als een werkregistratie en reisregistratie aan elkaar gelinkt zijn, wordt bij het verwijderen van een van de twee enkel dat deel gewist. De rest van het record blijft in ionBIZ bewaard.
💡 De synchronisatie verloopt uitsluitend van AdminPulse naar ionBIZ. Er worden geen gegevens teruggestuurd vanuit ionBIZ naar AdminPulse.
Hoe volg je fouten bij het doorsturen van registraties naar ionBIZ op?
Je kan controleren of het doorsturen van een registratie naar ionBIZ een fout geeft via het overzicht Synchronisaties.
- Klik in de menubalk op het statusbalkjes-icoon van de achtergrondprocessen:
- Klik daarna op het tabblad Synchronisaties.
In het overzicht Synchronisaties zie je in de kolom Fouten waarom een registratie niet doorgestuurd kon worden naar ionBIZ.
💡 In het overzicht Synchronisaties worden enkel registraties getoond die een fout geven bij het doorsturen naar ionBIZ. Registraties die succesvol naar ionBIZ werden gestuurd, vind je hier dus niet terug.
In het volgende artikel lees je hoe je synchronisaties opvolgt: Overzicht: synchronisatiefouten opvolgen