🪄 Dit artikel gaat over AI-functies
Deze functionaliteit maakt gebruik van artificiële intelligentie (AI) om gegevens uit documenten te halen en relatiedossiers te verrijken.
- AI-functies zijn momenteel gratis beschikbaar tijdens de testfase
- In de toekomst werken we met een credit-gebaseerd prijsmodelÂ
- AI staat niet standaard aan en wordt op aanvraag geactiveerd
💡 Wil je deze AI-functie gebruiken? Maak een supportticket aan om ze te laten activeren voor jouw omgeving.
Met AI kan AdminPulse informatie uit documenten uitlezen en deze gebruiken om automatisch gegevens aan te vullen in het relatiedossier, waaronder fiscale en identiteitsgegevens.
In dit artikel lees je welke documenten vandaag ondersteund worden, hoe AI deze gebruikt om gegevens te verrijken en hoe je dit laat uitvoeren.
Wanneer is AI voor documenten vooral nuttig?
AI voor documenten is vooral interessant wanneer je regelmatig documenten ontvangt waarvan de informatie ook in het relatiedossier moet worden toegevoegd.
Typische voorbeelden zijn:
- voertuigdocumenten van klanten
- leasing- of leningcontracten
- scans en foto’s van identiteitskaarten
In plaats van deze gegevens manueel over te typen, helpt AI je om relevante informatie snel en gestructureerd in het relatiedossier te laten opnemen.
Dit zorgt voor:
- tijdswinst bij administratieve verwerking
- minder fouten door manuele invoer
- sneller beschikbare correcte fiscale en identiteitsinformatie
👉 Je behoudt daarbij altijd volledige controle:
je beslist zelf welke documenten je met AI laat verwerken en wanneer je de AI-actie start. De aangemaakte gegevens kan je nadien ook nog aanpassen.
Wat doet AI met documenten in AdminPulse?
AI helpt je om relevante gegevens uit documenten te halen en op basis daarvan items aan te maken of aan te vullen in het relatiedossier.
Vandaag ondersteunt AdminPulse deze types:
-
Voertuigen
AI kan automatisch een voertuig aanmaken of bijwerken op basis van documenten van het type:- Voertuig – Factuur
- Voertuig – DIV
- Voertuig – Aanvraag inschrijving
- Voertuig – Kentekenbewijs
- Voertuig – Aanslagbiljet verkeersbelasting
- Voertuig – GelijkvormigheidsattestÂ
-
Leningen
AI kan automatisch een lening aanmaken of bijwerken op basis van documenten van het type:- Contract
- Contract – Lening
- Contract – Leasing/Renting
- Lening – Aflossingstabel
-
Identiteitskaarten
AI kan gegevens uit ID-scans en foto's ophalen en gebruiken om identiteitsgegevens in het relatiedossier aan te vullen op basis van documenten van het type:- eID
- eID Foto
-
Onroerende goederen
AI kan automatisch een onroerend goed aanmaken of bijwerken op basis van documenten van het type:- Onroerende goederen
- Contract - Huurovereenkomst
Waar kan je AI op documenten gebruiken?
Je kan AI op documenten op verschillende plaatsen in AdminPulse gebruiken. Welke manier je kiest, hangt af van wat je op dat moment wilt doen.
-
Vanuit het fiscale luik van een relatiedossier
Gebruik deze werkwijze wanneer je al weet voor welke relatie je een fiscaal item wilt aanmaken of wijzigen, zoals een voertuig, lening of onroerend goed. -
Vanuit Documenten
Gebruik deze werkwijze wanneer het document al in AdminPulse staat en je van daaruit gegevens wilt laten uitlezen. -
Via een globale actie in Documenten
Gebruik deze werkwijze wanneer je meerdere documenten in één keer wilt verwerken.
👉 In alle gevallen blijft het juiste documenttype belangrijk. Het documenttype bepaalt welke gegevens AI uit het document probeert te herkennen.
💡 AI op documenten gebruik je altijd als een bewuste actie. Er wordt dus niets automatisch uitgelezen zonder jouw bevestiging.
AI gebruiken vanuit Documenten
Je kan AI starten vanuit een document in AdminPulse. Gebruik deze werkwijze wanneer het document al werd toegevoegd en je van daaruit gegevens wilt laten uitlezen.
Zo werkt het:
Upload het document en kies het juiste documenttype
Upload het document in AdminPulse, koppel het aan de juiste relatie en selecteer vervolgens het correcte documenttype.
👉 Deze stap is belangrijk: het gekozen documenttype bepaalt welke gegevens AI in het document zal herkennen en verwerken.
Voer de AI-actie uit
Na het uploaden en classificeren kan je de actie ‘Gegevens ophalen (AI)’ uitvoeren via de knop met het toverstaf-icoon.
Er verschijnt een pop-up die aangeeft dat deze AI-functie credits verbruikt. Meer info lees je hier: Credits en kosten: wat mag je verwachten?
AI analyseert daarna het document en gebruikt de herkende gegevens om:
- een nieuw voertuig aan te makenÂ
- een nieuwe lening aan te makenÂ
- een nieuw onroerend goed aan te maken
- identiteitsgegevens in het relatiedossier aan te vullen
💡 Bestaat er al een passend voertuig, een passende lening of een passend onroerend goed? Dan werkt AI dit bij in plaats van een nieuw item aan te maken:
- voertuigen op basis van chassisnummer en waar mogelijk ook nummerplaat
- leningen op basis van referentie
- onroerende goederen op basis van het kadastraal perceelnummer
Controleer de resultaten en pas ze aan waar nodig
Controleer na de AI-actie altijd de resultaten. Zo behoud je volledige controle over wat uiteindelijk in AdminPulse wordt opgeslagen.
Hoe je dat doet, hangt af van het type gegevens:
Voertuigen, leningen en onroerende goederen (fiscaal)
De aangemaakte of bijgewerkte gegevens verschijnen in de sectie Fiscaal van het relatiedossier. Via het informatie-icoon naast het voertuig, de lening of het onroerend goed kan je:
- gegevens aanvullen of wijzigen
- bepaalde informatie verwijderen of niet gebruiken
Zo beslis je zelf welke gegevens uiteindelijk bewaard blijven.
Identiteitsgegevens
Wanneer een ID-scan of foto via AI werd verwerkt, worden de identiteitsgegevens van de relatie bijgewerkt.
Je kan deze wijzigingen nakijken in de wijzigingsgeschiedenis van het relatiedossier.
AI gebruiken voor meerdere documenten via de globale actie
Wil je meerdere documenten in één keer verwerken? Gebruik dan in Documenten de globale actie ‘Gegevens ophalen met AI’.
Zo laat je relevante informatie uit meerdere geselecteerde documenten in één keer uitlezen en verwerken in de juiste relatiedossiers.
Ga als volgt te werk:
- Filter en selecteer de documenten die je wil verwerken.
- Zet via de globale actie ‘Type wijzigen’ eerst het juiste documenttype op de geselecteerde documenten, bijvoorbeeld eID-foto, Voertuig – Factuur of Contract – Lening.
- Koppel daarna de juiste relatie via de globale actie ‘Relaties linken / verwijderen’ of één voor één.
- Voer vervolgens de globale actie ‘Gegevens ophalen met AI’ uit. AdminPulse leest dan de relevante gegevens uit en verwerkt ze in de gekoppelde relatiedossiers.
👉 Ook hier geldt: het juiste documenttype en de correcte relatie zijn nodig om de AI-actie correct te laten verlopen.
AI gebruiken vanuit het fiscale luik van een relatiedossier
Maak of wijzig je een fiscaal item in een relatiedossier, dan kan je daar meteen een document aan koppelen en laten uitlezen met AI. Dat is handig wanneer je al weet bij welke relatie het document hoort.
Voorbeelden:
- je ontvangt een kentekenbewijs en wilt meteen een voertuig aanmaken
- je ontvangt informatie over een onroerend goed en wilt die gegevens meteen verwerken
Ga als volgt te werk:
- Open het relatiedossier en ga naar de sectie Fiscaal.
- Maak een nieuw fiscaal item aan of open een bestaand item dat je wilt wijzigen.
- Voeg onder Documenten een document toe. Je kan een nieuw bestand uploaden of een bestaand document uit AdminPulse koppelen.
- Controleer het documenttype en pas het aan als dat nodig is.
- Klik op het toverstaf-icoon om de gegevens met AI uit te lezen.
- Controleer de opgehaalde gegevens in het venster en pas ze aan waar nodig.
- Sla het fiscale item op.
Aandachtspunten bij AI op documenten
- AI helpt vandaag enkel bij de ondersteunde documenttypes.
- Ontbreekt AI-herkenning voor een bepaald documenttype of scenario? Dan mag je dat via support laten weten.
- Een document kan maar één keer worden uitgelezen. Bij een nieuwe poging verschijnt de melding ‘Data extractie is al uitgevoerd’.
- Is AI bij het ophalen van informatie niet voldoende zeker, dan wordt die informatie niet toegevoegd aan het relatiedossier.
- De kwaliteit van het resultaat hangt onder andere af van:
- de leesbaarheid van het document
- de structuur van het bestand
- de kwaliteit van scans of foto’s
- AI helpt bij het verrijken van gegevens, maar vervangt geen inhoudelijke controle.
👉 Controleer de opgehaalde informatie altijd en pas ze aan waar nodig. - AI kan standaard door alle gebruikers worden gebruikt, behalve gebruikers met de standaardrol ‘Enkel registreren’.
Werk je met rollen op maat, dan kan je via de functionaliteit ‘AI’ de toegang beperken.
💡 Goed om te lezen
- Meer info over het fiscale luik van een relatiedossier lees je in dit artikel: Het relatiedossier – sectie FiscaalÂ
- Meer info over AI-credits en mogelijke toekomstige kosten lees je hier: Credits en kosten: wat mag je verwachten?
- Hoe je documenten uploadt naar AdminPulse, lees je hier: Documenten toevoegen
- Meer info over de globale actie voor documenten lees je hier: Documenten - Globale acties