Je kan documenten op verschillende manieren toevoegen in AdminPulse. Je kan bestanden opladen vanuit het centrale Documenten-scherm, vanuit een relatiefiche, via taken, to-do's, interacties, uitgaande e-mails of externe integraties.
Afhankelijk van de manier waarop je een document toevoegt, kan AdminPulse het document ook meteen koppelen aan een relatie, taak, interactie of fiscaal gegeven.
De meeste documenten komen terecht in het centrale Documenten-scherm, ongeacht hoe je ze toevoegt. Dit is het centrale DMS-gedeelte (Document Management System) van AdminPulse, waar je documenten kan opladen, terugvinden, bekijken, bewerken en ordenen.
In dit artikel lees je op welke manieren je documenten kan toevoegen, wanneer je een bestaand document kan koppelen en wat er daarna met die documenten gebeurt.
⏮️ Lees ook het artikel Documentbeheer - Inleiding voor een algemene introductie tot het Documenten-scherm.
Een document opladen of koppelen
Er is een verschil tussen een nieuw bestand opladen en een bestaand document koppelen.
- Bij opladen voeg je een nieuw bestand toe aan AdminPulse.
- Bij koppelen selecteer je een document dat al in AdminPulse staat en verbind je het met bijvoorbeeld een taak, interactie, relatie of fiscaal gegeven.
Koppel je een bestaand document? Dan wordt het document niet opnieuw opgeladen en start er geen nieuwe documentherkenning.
Automatische herkenning na het opladen
Na het opladen probeert AdminPulse documenten automatisch te herkennen. AdminPulse kijkt daarbij onder andere naar het documenttype en, waar mogelijk, naar de relatie bij wie het document hoort.
Daarna krijgt elk document een status die je in het Documenten-scherm kan raadplegen.
- Identificatie: AdminPulse probeert het type van het document te herkennen.
- Herkend: AdminPulse heeft het documenttype kunnen lezen en begrijpen, maar er is nog een actie van jou nodig om de verwerking af te ronden. Zodra je die actie uitvoert, verandert de status naar Verwerkt.
- In verwerking: AdminPulse heeft het document herkend en voert de bijhorende actie automatisch uit. Deze status is tijdelijk en gaat snel over naar Verwerkt.
- Niet herkend: AdminPulse kon het document niet herkennen.
- Verwerkt: het document werd herkend en verwerkt door AdminPulse, of een niet-herkend document werd handmatig aangepast.
Meer info over ondersteunde bestandstypes en acties vind je in het artikel Documentherkenning.
Documenten toevoegen via het Documenten-scherm
Bestanden opladen via de Drop zone
Via de Drop zone in het Documenten-scherm kan je één of meerdere bestanden opladen. Je kan ook een volledige map opladen.
- Open Documenten > Documenten.
- Sleep één of meerdere bestanden naar de Drop zone.
Of klik op bladeren en selecteer één of meerdere bestanden, of een volledige map.
Je kan gewoon verder werken terwijl AdminPulse de bestanden oplaadt.
💡 Als je eerst de juiste map of label selecteert en daarna het document naar de Drop zone sleept, voegt AdminPulse automatisch de bijhorende labels toe. Meer uitleg over labels en de mappenstructuur vind je in het artikel Documenten ordenen.
Bestanden opladen met eigenschappen
Kies onderaan de Drop zone voor Geavanceerd opladen als je meteen eigenschappen wil meegeven aan de bestanden die je oplaadt.
Dit is handig wanneer je vooraf weet om welk type document het gaat, aan welke relatie het document gekoppeld moet worden of wanneer je één document meteen aan meerdere relaties wil koppelen.
- Klik op Klik voor geavanceerd opladen.
- In het scherm dat opent, stel je de gewenste eigenschappen in:
- Documentdatum (verplicht): de datum van het document zelf, bijvoorbeeld de datum op een factuur of akte. Dit is niet de uploaddatum.
- Type: het documenttype, zoals Akte, Volmachtbrief of Contract. Als je geen type kiest, probeert AdminPulse het document automatisch te herkennen na het opladen.
- Handtekening: de handtekeningstatus van het document, bijvoorbeeld Handtekening nodig of Geen handtekening.
- Relaties: koppel het document meteen aan één of meerdere relaties. Zoek op naam en voeg de gewenste relaties toe.
- Labels: ken één of meerdere labels toe om het document meteen in de juiste map te plaatsen.
- Sleep je bestanden naar het venster of klik op bladeren.
- Bevestig om de bestanden op te laden.
Wat gebeurt er na geavanceerd opladen?
Wat er na het opladen gebeurt, hangt af van de eigenschappen die je hebt ingevuld.
- Type en/of relatie ingesteld: het document krijgt meteen de status Verwerkt. Er is geen verdere actie nodig.
- Enkel documentdatum ingesteld, zonder type of relatie: het document gaat door de automatische herkenning en krijgt daarna de status Herkend of Niet herkend.
💡 Wil je meerdere documenten van hetzelfde type opladen voor dezelfde relatie? Stel dan het type en de relatie in vóór je de bestanden toevoegt. De documenten worden dan allemaal in één keer als Verwerkt opgeslagen.
Documenten toevoegen in een relatiefiche
Documenten opladen via het relatielint
Wil je documenten rechtstreeks aan een specifieke relatie koppelen? Klik dan in het relatielint, bovenaan in het relatiedossier, op Documenten opladen en voeg je bestanden toe.
Alle bestanden die je hier oplaadt, worden automatisch aan die relatie gekoppeld. AdminPulse toont een bevestiging in het relatielint en een melding onderaan in het scherm.
Documenten toevoegen via fiscale gegevens in de relatiefiche
Bij elk fiscaal gegeven van een relatie, zoals een verzekering, lening, onroerend goed, voertuig of aftrekbare kost, kan je documenten opladen of koppelen. Dit doe je rechtstreeks vanuit het bewerkingsvenster van dat fiscale gegeven.
- Open de sectie Fiscaal in de relatiefiche.
- Maak een nieuw item aan, zoals een voertuig, lening, aftrekbare kost, verzekering of onroerend goed, via het groene plus-icoon. Je kan ook een bestaand item openen en bewerken.
- Ga in het venster naar het onderdeel voor documenten.
- Laad een nieuw bestand op via bladeren, sleep een document naar het uploadgebied of klik op Kies een document in AdminPulse om een bestaand document te koppelen.
Het document wordt gekoppeld aan het fiscale gegeven en aan de relatie.
Kies je een bestaand document uit AdminPulse? Dan wordt dat document alleen gekoppeld aan het fiscale gegeven. Het wordt niet opnieuw opgeladen en er start geen nieuwe documentherkenning.
Documenten toevoegen via taken
In een taak kan je documenten opladen of een bestaand document uit AdminPulse koppelen.
Bestand opladen in een taak
- Open de taakdetails.
- Ga naar het onderdeel Documenten.
- Klik op bladeren of sleep je bestand naar het uploadgebied.
Het document wordt automatisch gekoppeld aan de taak en aan de relatie die aan de taak is gekoppeld. Na het opladen start AdminPulse de automatische herkenning.
Bestaand document koppelen aan een taak
Staat het document al in AdminPulse? Dan hoef je het niet opnieuw op te laden.
- Open een taak.
- Klik op Kies een document in AdminPulse.
- Zoek en selecteer het gewenste document.
Omdat het document al in AdminPulse staat, start er geen nieuwe documentherkenning.
Documenten toevoegen via een to-do
Bij het aanmaken van een to-do kan je meteen een bestand toevoegen of een bestaand document uit AdminPulse koppelen.
- Maak een nieuwe to-do aan.
- Laad een bestand op via het uploadgebied of klik op Kies een document in AdminPulse om een bestaand document te koppelen.
Het document wordt gekoppeld aan de to-do. Kies je een bestaand document uit AdminPulse? Dan wordt het document niet opnieuw opgeladen en start er geen nieuwe documentherkenning.
Documenten toevoegen via interacties
Bij het aanmaken of bewerken van een interactie zoals een notitie, vergaderverslag of telefoongesprek kan je een bijlage toevoegen of een bestaand document koppelen. Het document wordt opgeslagen als type Overig en automatisch gekoppeld aan de interactie en de bijhorende relatie.
Bestand opladen bij een interactie
- Open een interactie of maak een nieuwe interactie aan.
- Scroll naar het onderdeel Bijlagen.
- Sleep je bestand naar het uploadgebied of klik op bladeren.
Bestaand document koppelen aan een interactie
- Open een interactie.
- Klik op Kies een document in AdminPulse.
- Zoek en selecteer het gewenste document.
Kies je een bestaand document uit AdminPulse? Dan wordt het document niet opnieuw opgeladen en start er geen nieuwe documentherkenning.
Bijlagen toevoegen bij een uitgaande e-mail
Bij het opstellen van een e-mail vanuit AdminPulse kan je bestanden meesturen als bijlage. Die bestanden worden opgeslagen als document en gekoppeld aan de e-mail.
- Open het venster om een e-mail op te stellen, bijvoorbeeld vanuit een taak of een relatiefiche.
- Ga naar het onderdeel Bijlagen.
- Sleep een bestand naar het uploadgebied of klik op bladeren om een nieuw bestand op te laden.
Je kan ook een bestaand document uit AdminPulse toevoegen als bijlage via Kies een document in AdminPulse. In dat geval wordt het document niet opnieuw opgeladen en start er geen nieuwe documentherkenning.
Documenten toevoegen via MagicMail
Met MagicMail kan je e-mails en hun bijlagen automatisch laten opslaan in AdminPulse door het Documenten-adres mee te zetten als ontvanger in Aan, CC of BCC.
👉 Niet alle bijlagen worden automatisch opgeslagen of herkend. Dat hangt onder andere af van de afzender en de instellingen onder Opties herkenning.
Meer uitleg over MagicMail, toegelaten afzenders en documentherkenning vind je in het artikel MagicMail instellen en gebruiken om e-mails en bijlagen op te slaan in Documenten.
Documenten toevoegen via integraties
Naast de bovenstaande manieren kan je documenten ook toevoegen via externe tools die gekoppeld zijn aan AdminPulse.
- Outlook add-in: sla e-mails rechtstreeks op vanuit Outlook naar AdminPulse, gekoppeld aan een relatie naar keuze. Meer informatie: Hoe installeer en gebruik je de Outlook add-in?.
- Externe koppelingen en API: documenten kunnen ook vanuit andere systemen worden toegevoegd via de AdminPulse API. Meer informatie: AdminPulse API.
Welke methode gebruik je wanneer?
Welke methode je best gebruikt, hangt af van wat je met het document wil doen.
- Algemene documenten opladen: gebruik het centrale Documenten-scherm.
- Een document dat al in AdminPulse staat opnieuw gebruiken: gebruik Kies een document in AdminPulse vanuit een taak, interactie, e-mail of fiscaal gegeven. Zo vermijd je dubbele uploads.
- Documenten meteen aan een relatie koppelen: laad ze op vanuit de relatiefiche.
- Eén document meteen aan meerdere relaties koppelen: gebruik Geavanceerd opladen in het Documenten-scherm.
- Documenten koppelen aan een fiscaal gegeven: voeg ze toe vanuit de sectie Fiscaal in de relatiefiche.
- Documenten koppelen aan een taak, to-do of interactie: voeg ze toe vanuit dat specifieke item.
- Bijlagen toevoegen aan een uitgaande e-mail: voeg ze toe tijdens het opstellen van de e-mail.
- E-mails en bijlagen automatisch bewaren: gebruik MagicMail, de Outlook add-in of de O365-/Gmail-connectie.
- Bestanden uit andere systemen koppelen: gebruik een integratie, zoals SharePoint of de AdminPulse API.
Praktische aandachtspunten
💡 De maximale bestandsgrootte is 200 MB per bestand. Uitvoerbare bestanden en scripts, zoals .exe, .bat of .py, worden geblokkeerd.
💡 Bestanden tot 200 MB kan je opladen, maar de automatische herkenning werkt enkel voor bestanden tot 50 MB. Is je bestand groter? Dan krijgt het meteen de status Niet herkend en stel je het type en de relatie zelf in. Voor Excel-bestanden geldt een lagere grens van 10 MB voor automatische herkenning.
💡 Upload je een .zip-bestand? Dan kan je het rechtstreeks in AdminPulse uitpakken via de actieknop bij het document. Je kiest daarna of je het originele zip-bestand wil bewaren of verwijderen.
💡 Niet alle documenten komen terecht in het centrale Documenten-scherm. Een uitzondering hierop zijn opleidingsattesten. Die zijn enkel zichtbaar via de opleidingsmodule.