Met de documentkoppeling tussen TwinnTax en AdminPulse laat je fiscale documenten uit TwinnTax automatisch doorstromen naar AdminPulse. In AdminPulse kan je deze documenten als startgebeurtenis in een taskflow gebruiken om onder meer deeltaken en taakvelden voor de personenbelasting (PB) automatisch bij te werken.
In dit artikel lees je hoe je de documentsynchronisatie instelt, welke documenten worden doorgestuurd, hoe AdminPulse ze verwerkt en welke TwinnTax-documenten je voor de PB-flow kan gebruiken.
Voor je begint: onderscheid de twee TwinnTax-koppelingen
Voor TwinnTax en AdminPulse bestaan twee afzonderlijke koppelingen. Ze werken in een andere richting en verwerken andere informatie:
| Koppeling | Richting | Doel | Waar stel je de koppeling in? |
|---|---|---|---|
| Documentsynchronisatie | TwinnTax → AdminPulse | Fiscale documenten naar AdminPulse doorsturen | In TwinnTax |
| Admin-Connect-integratie | AdminPulse → TwinnTax | Het laatst gekende saldo van de BTW-provisierekening ophalen | In AdminPulse |
👉 Dit artikel gaat over de documentsynchronisatie vanuit TwinnTax naar AdminPulse. Wil je het saldo van de BTW-provisierekening automatisch ophalen? Lees dan TwinnTax-integratie: BTW-provisierekening automatisch invullen in taken.
De documentsynchronisatie instellen in TwinnTax
De koppeling voor het doorsturen van documenten configureer je in TwinnTax. Daar bepaal je welke documenten naar AdminPulse worden doorgestuurd en aan welk documenttype ze worden gekoppeld.
Raadpleeg de documentatie van TwinnTax voor de stappen om de koppeling en documentmapping in te stellen:
-
TwinnTax-Admin-Pulse-koppeling aanmaken
Hier lees je hoe je de koppeling tussen TwinnTax en AdminPulse aanmaakt. -
De documenten van uw keuze koppelen
Hier lees je hoe je documenten koppelt, waarop je moet letten en hoe de synchronisatie verloopt. Bovenaan het artikel vind je ook een interactieve stap-voor-stapdemo.
Bepalen welke documenten worden doorgestuurd
In de documentmapping van TwinnTax bepaal je per documenttype hoe TwinnTax het document naar AdminPulse doorstuurt. Je hebt drie mogelijkheden:
-
Een AdminPulse-code instellen: TwinnTax stuurt het document naar het gekozen documenttype in AdminPulse, samen met metadata zoals het type, de datum en de classificatie.
AdminPulse voert voor dit document geen documentherkenning meer uit. - Code -1 instellen: TwinnTax stuurt het document door zonder documenttype of metadata. AdminPulse voert zelf de documentherkenning uit en kan gegevens zoals de documentdatum, het btw-saldo en de Intracom-informatie uitlezen. Gebruik deze optie wanneer AdminPulse gegevens uit het document moet uitlezen.
- Het veld leeg laten: TwinnTax stuurt dit documenttype niet door naar AdminPulse.
👉 Wanneer je een mapping activeert of wijzigt, stuurt TwinnTax zowel nieuwe als bestaande documenten van dat type door naar AdminPulse.
Documenten uit TwinnTax verwerken in AdminPulse
De documentsynchronisatie zorgt ervoor dat de gekozen documenten in AdminPulse terechtkomen. De synchronisatie alleen wijzigt geen taken, deeltaken of taakvelden. Wil je een taak automatisch laten bijwerken wanneer een document binnenkomt? Dan moet je hiervoor in AdminPulse een taskflow instellen en vervolgens bepalen wat AdminPulse doet wanneer een bepaald documenttype binnenkomt.
Een taskflow kan bijvoorbeeld:
- een deeltaak op Klaar, In uitvoering of Niet van toepassing zetten;
- een taakveld invullen met gegevens die AdminPulse uit het document heeft uitgelezen.
Welke acties mogelijk zijn, hangt af van het documenttype, de beschikbare gegevens en de ingestelde taskflow. De documentmapping in TwinnTax bepaalt of TwinnTax het documenttype en de metadata meegeeft of AdminPulse het document zelf moet herkennen.
👉 Voor PB - Berekening is dit verschil belangrijk. Geeft TwinnTax het documenttype mee, dan kan de taskflow de status aanpassen, maar leest AdminPulse het PB-saldo niet uit. Wil je ook het bedrag en het taakveld terug te krijgen of te betalen automatisch invullen? Stel in TwinnTax dan code -1 in, zodat AdminPulse het document zelf herkent.
💡 Een volledig overzicht van de PB-documenten, startgebeurtenissen en voorwaarden vind je in Automatiseer de opvolging van je PB-taken op basis van inkomende documenten.
TwinnTax-documenten als startgebeurtenis voor PB-taskflows
De tabel toont welk document of welke actie in TwinnTax aanleiding geeft tot de automatisering, welk documenttype het document in AdminPulse krijgt en welke startgebeurtenis je in de taskflow kiest.
De startgebeurtenis is het document waarop de taskflow reageert. Daarna stel je afzonderlijk in welke taak of deeltaak AdminPulse moet bijwerken en welke status die moet krijgen.
| Document of actie in TwinnTax | Documenttype in AdminPulse | Startgebeurtenis in de taskflow | Aanwezig in de standaard PB-taaksjablonen? |
|---|---|---|---|
| PB-vergelijking TwinnTax stuurt dit document door wanneer de vragenlijst is verstuurd. |
PB - Voorbereidingsdocument | PB - Voorbereidingsdocument | Nee. Voeg de taskflow zelf toe en kies de deeltaak en status. |
| Ingevulde PB-vragenlijst | PB - Vragenlijst | PB - Vragenlijst | Nee. Voeg de taskflow zelf toe en kies de deeltaak en status. |
| PB-project | PB - Berekening | PB - Berekening | Nee. Voeg de taskflow zelf toe en kies de deeltaak en status. |
| Ondertekende PB-berekening via Penneo | PB - Berekening | PB - Berekening met Document moet ondertekend zijn | Nee. Voeg de taskflow zelf toe en kies de deeltaak en status. |
| PB-ontvangstbewijs Bevestiging van de indiening |
PB - Ontvangstbewijs (PDF) | PB - De aangifte is ingediend (ontvangstbewijs) | Ja. De taskflow zet de deeltaak PB bevestigen op Klaar. |
👉 Een taskflow maakt zelf geen taak of deeltaak aan. De bijbehorende PB-taak moet bestaan en een deadline hebben die binnen het ingestelde zoekgebied valt.
Doorstroomtijd van documenten
Documenten uit TwinnTax verschijnen niet altijd onmiddellijk in AdminPulse. Houd rekening met deze indicatieve doorlooptijden:
- Overheidsplatform → TwinnTax: meestal ongeveer 24 uur, maar dit kan oplopen tot maximaal 2 dagen.
- Classificatie en doorsturen naar AdminPulse: nadat het document in TwinnTax beschikbaar is, kan de classificatie nog tot ongeveer 24 uur duren. TwinnTax stuurt het document pas daarna naar AdminPulse door.
💡 Heb je documenten sneller nodig tijdens een drukke aangifteperiode? Dan kan je in TwinnTax de robot manueel starten. De meest recente gegevens zijn dan meestal enkele uren later beschikbaar in TwinnTax. Houd er rekening mee dat de classificatie en het doorsturen naar AdminPulse daarna nog extra tijd kunnen vragen.
Waarom wordt een document niet doorgestuurd?
Verschijnt een document niet in AdminPulse? Controleer dan in TwinnTax of:
- de koppeling met AdminPulse actief is;
- de mapping voor het documenttype is ingesteld;
- de documentcode niet leeg is;
- het document correct zichtbaar is in TwinnTax;
- de classificatie afgerond is en de verwachte doorlooptijd verstreken is;
- de logs van TwinnTax geen verbindingsfout tonen.
Raadpleeg voor de meest recente informatie ook het artikel De documenten van uw keuze koppelen.
💡 Goed om te lezen
Lees de volgende artikels voor meer informatie over:
- TwinnTax-integratie: BTW-provisierekening automatisch invullen in taken
- Meer info over het aanmaken en gebruiken van taskflows: Taskflow instellingen - Taak status aanpassen bij inlezen van documenten
- Taskflow gebaseerd op getekend document
- Automatiseer de opvolging van je PB-taken op basis van inkomende documenten