Taskflow instellingen - Taak status aanpassen bij inlezen van documenten

Met Taskflow-instellingen bepaal je welke acties AdminPulse automatisch uitvoert wanneer een document wordt herkend, en eventueel wanneer het document ook ondertekend is. Zo kan je taken automatisch aanpassen zonder manuele opvolging. 1. Hoe werkt Taskflow? 2. Link tussen document en taak 3. Aanbevolen instellingen 4. Voorbeelden Taak op klaar zetten na inlezen BTW-ontvangstbewijs Intracom aangifte op niet van toepassing zetten BTW saldo invullen

Hoe werkt Taskflow?

Om Taskflow correct in te stellen, is het belangrijk dat je begrijpt hoe de herkenning van documenten en het aanpassen van taken samenhangen.

1. Start gebeurtenis: dit is steeds de herkenning van een document, of het uitlezen van een bepaald gegeven uit een document.
2. Document moet ondertekend zijn: vink deze instelling aan als de (deel)taak pas van status mag wijzigen als het document getekend is.
3. De taak: je bepaalt van welke (deel)taak de status aangepast moet worden als de gebeurtenis (1) plaatsvindt. Bijkomend kan de (deel)taak gemarkeerd worden als "geblokkeerd" of "niet van toepassing". Je kan er ook voor kiezen om de status niet te veranderen.
4. De referentiedatum: op basis van de referentiedatum van het herkende document wordt een zoekbereik gedefinieerd:
   • BTW- en Intracom-aangiftes: de referentiedatum is de laatste dag van de periode waarop het document slaat.
   • BTW klantenlisting: de referentiedatum is de laatste dag van het kalenderjaar waarop de listing slaat.
   • Vennootschapsbelasting: de referentiedatum is de laatste dag van het boekjaar waarop de belasting slaat.
   • Personenbelasting: de referentiedatum is de laatste dag van de belastbare periode.
5. Begin- en einde van het zoekgebied: je bepaalt een zoekgebied op basis van de referentiedatum van het herkende document. AdminPulse gaat op zoek naar een taak waarvan de deadline in dit zoekgebied valt. 
   
   Is de documentdatum bijvoorbeeld 30/06 en kan je taak een deadline hebben van juni tot augustus, dan zet je bij Begin zoekgebied "30" (dus niet "-30") en bij Einde zoekgebied "62".

Als een bestand wordt opgeladen en automatisch wordt herkend, gaat AdminPulse op zoek naar een taak van het type dat aangegeven is in de Taskflow-instellingen.

Wordt er een taak gevonden met een deadline die in het gedefinieerde zoekgebied valt, dan past AdminPulse de status van die taak aan.

👉 Belangrijke aandachtspunten voor Taskflow

Noot 1: Een Taskflow wordt enkel gestart wanneer een document automatisch wordt herkend door AdminPulse. Als een documenttype manueel wordt toegewezen aan een document, zal dit niet de Taskflow triggeren.

Noot 2: Indien enkel de hoofdtaak werd gekozen en geen deeltaak, dan zal de Taskflow de status van alle deeltaken die nog moeten worden uitgevoerd aanpassen naar de gekozen status.

👉 Hoe gaat Taskflow om met taakstatussen?

Taskflow past de status van taken automatisch aan wanneer aan de ingestelde voorwaarden voldaan is. Daarbij houdt Taskflow rekening met de huidige status van de (deel)taak.

Staat een deeltaak al op klaar of niet van toepassing, dan zal Taskflow deze status niet wijzigen wanneer je later een document uploadt.

Wat kan Taskflow wel doen?

• Een taak van te doen naar in uitvoering zetten
• Een taak van te doen naar klaar zetten
• Een taak van in uitvoering naar te doen zetten
• Een taak van in uitvoering naar klaar zetten

Wat kan Taskflow niet doen?

• Een taak die al klaar of niet van toepassing is opnieuw op in uitvoering zetten
• Een taak die al klaar of niet van toepassing is opnieuw op te doen zetten

👉 Verwacht je dat een taak opnieuw actief wordt na het uploaden van een document, controleer dan eerst of de taak niet al op klaar of niet van toepassing staat.

Link tussen document en taak

Wanneer bij het herkennen van een document een Taskflow-instelling succesvol wordt uitgevoerd, wordt de status van de taak aangepast.

Het document is vanaf nu aan de betreffende taak gelinkt.

Doordat het document en de taak gelinkt zijn, kan je het document automatisch vanuit een taak mailen naar de klant, door het documenttype toe te voegen aan het e-mailsjabloon. (Hoe je dit doet: Vaste bijlage toevoegen aan factuur e-mail)

Aanbevolen instellingen voor Taskflows

Het zoekbereik is heel belangrijk. Het moet groot genoeg zijn, zodat de juiste taak gevonden wordt. Als het zoekbereik té groot is, kan ook de taak van de volgende periode gevonden en aangepast worden.

Gebruik daarom onderstaande aanbevelingen als richtlijn:

	Begin zoekgebied	Einde zoekgebied
BTW-aangifte: alles wat met de BTW-aangifte te maken heeft	0	30
BTW-listing	0	350
Alle andere	0	350

Taskflow toevoegen

1. Ga naar Instellingen > Taskflow instellingen
2. Klik op '+ Toevoegen'.
3. Er opent zich dan een venster waarin je bovenaan eerst de Start-gebeurtenis kiest, om daarna de bijbehorende instellingen in te vullen. Klik op OK om de instelling op te slaan.
4. Klik op 'OK'. Vanaf nu wordt de actie automatisch uitgevoerd.

Voorbeelden

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van Taskflow-acties die je kan instellen. Deze voorbeelden zijn gebaseerd op de taaksjablonen zoals ze bij de opstart meegeleverd worden. Aangezien taaksjablonen in AdminPulse vrij aangepast kunnen worden, kan het zijn dat je andere taken of deeltaken moet kiezen.

Taak op klaar zetten na inlezen BTW-ontvangstbewijs

Om een taak af te vinken wanneer een BTW-ontvangstbewijs werd ingeladen, kan je een instelling toevoegen zoals hieronder.

1. Start gebeurtenis 'BTW-ontvangstbewijs herkend', want deze actie mag voor elk ontvangstbewijs uitgevoerd worden.
2. Kies de hoofdtaak, de deeltaak en de nieuwe status. In dit geval zetten we de deeltaak 'BTW indienen' van de hoofdtaak 'BTW-aangifte' op klaar.
3. Begin zoekgebied: er wordt gezocht naar een taak vanaf de referentiedatum.
4. Einde zoekgebied: er wordt gezocht in een gebied van 30 dagen vanaf de referentiedatum.

Als je nog een andere deeltaak wil laten verzetten, voeg je nog een Taskflow-instelling toe met dezelfde start gebeurtenis.

Intracom aangifte op niet van toepassing zetten

AdminPulse kan uit de bedragen in de roosters van het BTW-ontvangstbewijs afleiden of er een Intracom-aangifte gedaan moet worden, en op basis daarvan de status van een taak veranderen.

1. Voor dossiers waarvoor geen Intracom-aangifte nodig is,
2. kan je de deeltaak 'Intracom aangifte' op klaar zetten,
3. én als niet van toepassing markeren. Zo zie je het verschil met relaties waarvoor de taak gewoon is uitgevoerd. 'Niet van toepassing' wordt aangegeven door de naam van de taak te doorstrepen.

BTW saldo invullen

Met deze instelling kan je het invulveld voor BTW-saldo automatisch laten invullen met het bedrag dat uitgelezen wordt uit het BTW-ontvangstbewijs. Je kiest daarvoor de Taskflow-actie 'Invullen BTW-saldo'.