Wanneer een PB-document in AdminPulse binnenkomt, hoef je de bijhorende taak niet manueel bij te werken. Een taskflow kan de juiste taak zoeken, de status van een taak of deeltaak aanpassen, bepaalde taakvelden invullen en het document aan de taak koppelen.
Het kan gaan om een document dat een geconnecteerde applicatie doorstuurt, om een statuslijst die je zelf importeert, of om een document dat je manueel of via e-mail toevoegt. De verwerking hangt vooral af van hoe het documenttype wordt bepaald: de bron kan het type meegeven of AdminPulse kan het document zelf herkennen.
In dit artikel lees je hoe die automatisering werkt, welke documenten je voor de personenbelasting (PB) kan gebruiken, welke taskflows standaard aanwezig zijn en wat je nakijkt wanneer een taskflow niet werkt zoals verwacht.
Dit artikel is vooral bedoeld voor beheerders die PB-taskflows instellen of beheren.
Hoe werkt de automatisering?
De automatisering bestaat altijd uit dezelfde drie stappen:
- Het document komt in AdminPulse terecht. Via een geconnecteerde applicatie, via e-mail of omdat je het zelf toevoegt.
- AdminPulse bepaalt het documenttype. Ofwel geeft de geconnecteerde applicatie het documenttype mee, ofwel voert AdminPulse zelf de documentherkenning uit.
- De taskflow vertaalt dat documenttype naar een actie op de taak. Je bepaalt zelf welke taak of deeltaak AdminPulse bijwerkt en welke status die krijgt.
De derde stap gebeurt alleen als er voor de startgebeurtenis een taskflow bestaat. In de standaard PB-taaksjablonen van AdminPulse zijn al twee taskflows ingesteld. Andere taskflows voeg je zelf toe onder Instellingen > Taskflow instellingen. Zonder passende taskflow komt het document gewoon in AdminPulse terecht en verandert er niets aan je taken.
Een taskflow kan:
- een hoofdtaak of deeltaak op Te doen, In uitvoering of Klaar zetten;
- een deeltaak markeren als Niet van toepassing of als Geblokkeerd;
- een taakveld invullen met gegevens die AdminPulse zelf uit het document heeft uitgelezen;
- het document aan de taak koppelen, zodat je het meteen bij de taak terugvindt.
Bij statuslijsten gebeurt dat niet, omdat één bestand over veel klanten gaat.
💡 Wil je weten hoe je een taskflow precies aanmaakt en welke instellingen er allemaal zijn? Dat lees je in Taskflow instellingen - Taak status aanpassen bij inlezen van documenten.
Dit artikel gaat over het geheel: welke documenten je voor de PB-automatisatie kan gebruiken en wat er per bron verandert.
Hoe komt het documenttype in AdminPulse terecht?
Een document kan langs verschillende wegen binnenkomen. Voor de taskflow is vooral belangrijk of de bron het documenttype meegeeft of AdminPulse het document zelf herkent. Alleen bij documentherkenning kan AdminPulse ook gegevens uit het document uitlezen om taakvelden in te vullen.
| Bron | Hoe komt het document binnen? | Start de taskflow? | Kan AdminPulse taakvelden invullen? |
|---|---|---|---|
| Een geconnecteerde applicatie die het documenttype meegeeft | De applicatie stuurt het document automatisch door en geeft zelf het documenttype mee. Dat kan bijvoorbeeld met TwinnTax of Comax. | Ja | Nee. AdminPulse leest het document niet zelf uit. |
| Een geconnecteerde applicatie die geen documenttype meegeeft | De applicatie stuurt het document door zonder documenttype. AdminPulse voert de documentherkenning uit. TwinnTax kan op deze manier documenten doorsturen. | Ja | Ja |
| Een statuslijst, bijvoorbeeld uit BeanCounter of de PB-mandatenlijst | Je voegt de lijst zelf toe aan AdminPulse. AdminPulse herkent de lijst en verwerkt elke rij apart. | Ja, per rij en per klant | Ja, voor de PB-mandatenlijst |
| Manueel toevoegen in AdminPulse | Je sleept het document naar het documentenscherm of naar een taak en laat het documenttype leeg. | Ja | Ja |
| Manueel toevoegen mét een zelfgekozen documenttype | Je kiest bij het toevoegen zelf een documenttype of je past het documenttype achteraf aan. | Nee | Nee |
| Magic Mail | De bijlagen worden opgehaald wanneer de afzender een gekende medewerker van je kantoor of een toegelaten afzender is, en gaan dan door de documentherkenning. Is dat niet zo, dan worden de bijlagen niet toegevoegd. | Ja, wanneer de afzender gekend of toegelaten is | Ja |
| Een gesleept .msg- of .eml-bestand | Het e-mailbestand en de bijlagen gaan altijd door de documentherkenning. | Ja | Ja |
| Office 365- of Gmail-koppeling | De bijlagen gaan door de documentherkenning wanneer de afzender een gekende gebruiker van je kantoor of een toegelaten afzender is. | Ja, wanneer de afzender gekend of toegelaten is | Ja |
| Outlook add-in | De bijlagen gaan door de documentherkenning, tenzij je die optie in de add-in uitvinkt op het moment dat je de e-mail bewaart. | Ja, wanneer documentherkenning actief is | Ja |
👉 Gaat een document door de documentherkenning? Dan heeft de medewerker die het document toevoegt het recht Taken - Aanpassen nodig. Om het herkende document aan de taak te koppelen, is ook het recht Documenten - Aanpassen nodig. Deze rechtencontrole geldt niet voor documenten waarvoor een geconnecteerde applicatie het documenttype meegeeft of voor statuslijsten.
👉 Voor de PB is er één document waarbij de documentherkenning echt telt: de PB - Berekening. Alleen wanneer AdminPulse dat document zelf herkent, leest het ook het PB-saldo uit en kan het dat in taakvelden zetten. Krijgt AdminPulse het documenttype van de geconnecteerde applicatie mee, dan wijzigt de taskflow enkel de status. Hoe je die taakvelden instelt, lees je hieronder.
Het PB-saldo automatisch laten invullen
Herkent AdminPulse zelf een PB - Berekening, dan leest het ook het saldo uit het document. Een taskflow met startgebeurtenis PB - Berekening kan dat saldo in twee taakvelden zetten:
- Bedrag — het saldo, altijd als positief getal;
- Is bedrag terug te vorderen — aangevinkt wanneer de klant geld terugkrijgt, leeg wanneer hij moet bijbetalen.
👉 Voeg die twee taakvelden eerst toe aan de hoofdtaak van je PB-taaksjabloon. Bestaan ze daar niet, dan vult de taskflow ze niet in en krijg je daar geen melding van. De waarden komen altijd op de hoofdtaak terecht, ook wanneer je taskflow een deeltaak bijwerkt. Voeg je de velden later toe, dan blijven ze leeg op bestaande taken: de taskflow loopt niet opnieuw.
Je vindt de ingevulde waarden terug op de taak zelf, in een kolom in het Taak overzicht en in de geschiedenis van de taak. Je kan ze ook in een e-mailsjabloon gebruiken via de naam van het taakveld.
Het saldo wordt niet ingevuld wanneer:
- een geconnecteerde applicatie het documenttype meegeeft. Dan doet AdminPulse geen documentherkenning en leest het dus ook niets uit;
- het saldo 0 is of AdminPulse het bedrag niet kan lezen. De taakvelden behouden dan hun bestaande waarden.
👉 Komt er later een tweede PB - Berekening binnen voor dezelfde klant en periode, dan overschrijft AdminPulse de bestaande waarden — ook een bedrag dat je zelf had aangepast. In de geschiedenis van de taak zie je welke wijziging uit welk document kwam.
💡 Controleer het ingevulde bedrag. AdminPulse leest het uit de tekst van het document en dat lukt niet bij elk formaat van berekening.
Wanneer vindt de taskflow de juiste PB-taak?
Een taskflow werkt pas wanneer AdminPulse de juiste taak terugvindt. Daarvoor moet aan al deze voorwaarden voldaan zijn:
- AdminPulse kan de juiste relatie bepalen. Bij een koppeling stuurt de geconnecteerde applicatie mee over welke klant het gaat. Bij documentherkenning zoekt AdminPulse de relatie zelf, bijvoorbeeld op basis van het rijksregisternummer, het ondernemingsnummer of de naam in het document. Bij een statuslijst zoekt AdminPulse de relatie voor elke rij afzonderlijk op via het rijksregisternummer.
- De taak bestaat al. Een taskflow maakt zelf nooit een taak of deeltaak aan.
- De taak heeft een deadline die binnen het zoekgebied valt. AdminPulse vertrekt van de referentiedatum van het document en zoekt daarrond binnen het aantal dagen dat je in de taskflow instelt. Voor de meeste PB-documenten is die referentiedatum 31 december van het inkomstenjaar. Geeft de geconnecteerde applicatie het documenttype mee, dan gebruikt AdminPulse de documentdatum die de applicatie meestuurt; bij statuslijsten vertrekt AdminPulse van de datum van het bestand.
- Heb je in de taskflow een deeltaak gekozen? Dan telt de deadline van die deeltaak, niet die van de hoofdtaak.
- De huidige status laat de wijziging toe. Een hoofdtaak op Klaar wordt niet heropend. Hetzelfde geldt voor een deeltaak die op Klaar, Niet van toepassing of Niet uitgevoerd staat.
👉 Vindt AdminPulse geen passende taak, dan gebeurt niets. Je krijgt daar geen melding van. Het document staat wel in AdminPulse.
PB-documenten en hun startgebeurtenis
De startgebeurtenis is het document waarop de taskflow reageert. Daarna stel je afzonderlijk in welke taak of deeltaak AdminPulse moet bijwerken en welke status die moet krijgen.
Deze PB-documenten kan je als startgebeurtenis gebruiken:
| Documenttype in AdminPulse | Startgebeurtenis in de taskflow | Waarvoor gebruik je dit? | Aanwezig in de standaard-sjablonen van AdminPulse? |
|---|---|---|---|
| PB - Voorbereidingsdocument | PB - Voorbereidingsdocument | De belastingvergelijking of het voorbereidingsdocument is beschikbaar. | Nee |
| PB - Vragenlijst | PB - Vragenlijst | De ingevulde vragenlijst komt terug van de klant. | Nee |
| PB - Berekening | PB - Berekening | De berekening van de personenbelasting is klaar. AdminPulse vult ook het PB-saldo in bij automatische documentherkenning. Zie verderop in dit artikel. | Nee |
| PB - Berekening | PB - Berekening met Document moet ondertekend zijn | De klant heeft de berekening digitaal ondertekend. | Nee |
| PB - Aangifte | PB - Aangifte | De aangifte zelf. | Nee |
| PB - Voorstel vereenvoudigde aangifte | PB - Voorstel vereenvoudigde aangifte | Het voorstel van vereenvoudigde aangifte is binnengekomen. | Nee |
| PB - Ontvangstbewijs (PDF) | PB - De aangifte is ingediend (ontvangstbewijs) | De bevestiging dat de aangifte is ingediend. | Ja |
| PB - Ontvangsbewijs - niet inwoner (PDF) | PB - Ontvangsbewijs - niet inwoner (PDF) | De bevestiging dat de aangifte voor niet-inwoners is ingediend. | Nee |
| PB - Aanslagbiljet | PB - Aanslagbiljet | Het aanslagbiljet van de fiscus is beschikbaar. | Nee |
| PB - Bericht van wijziging | PB - Bericht van wijziging | De fiscus stuurt een bericht van wijziging. | Nee |
| PB - Aangifte bijlage | PB - Aangifte bijlage | Een bijlage bij de aangifte komt binnen. | Nee |
| PB - Fiscaal attest dividenden | PB - Fiscaal attest dividenden | Een fiscaal attest van uitgekeerde dividenden komt binnen. | Nee |
👉 PB - Aangifte en PB - Ontvangstbewijs (PDF) zijn verschillende documenttypes. Een document van het type PB - Aangifte start dus niet de taskflow van het ontvangstbewijs.
👉 Voor PB - Aangifte tussentijdse versie en PB - Vraag om inlichtingen bestaat er geen startgebeurtenis. Die documenten komen wel in AdminPulse terecht, maar je kan ze niet als vertrekpunt voor een taskflow gebruiken.
Welke taskflows zijn standaard ingesteld in de PB-taaksjablonen van AdminPulse?
AdminPulse levert bij het aanmaken van je omgeving een aantal PB-taaksjablonen mee. Daarin zijn al twee taskflows ingesteld. Alle andere taskflows uit dit artikel voeg je zelf toe aan je taaksjablonen.
- Het ontvangstbewijs van de aangifte. Wanneer AdminPulse een document van het type PB - Ontvangstbewijs (PDF) verwerkt, zet de startgebeurtenis PB - De aangifte is ingediend (ontvangstbewijs) de deeltaak PB bevestigen op Klaar.
- De PB-mandatenlijst. Die past de deadline en het soort aangifte van de PB-taak aan. Meer daarover in het volgende hoofdstuk.
Meer informatie over de standaard PB-taaksjablonen vind je in het artikel Taaksjabloon - PB - Personenbelasting.
👉 Werk je met eigen PB-taaksjablonen of met een omgeving die al bestond voordat deze AdminPulse-sjablonen beschikbaar waren? Kijk dan onder Instellingen > Taskflow instellingen na welke taskflows in jouw AdminPulse-omgeving effectief bestaan.
Werken met statuslijsten
Naast losse documenten kan AdminPulse ook statuslijsten verwerken. Dat is één bestand met veel klanten, waarbij elke rij een eigen status heeft. AdminPulse leest de lijst rij per rij, zoekt per rij de klant op via het rijksregisternummer en start voor elke rij de taskflow die bij die status hoort.
👉 Het rijksregisternummer is hier de enige sleutel. Staat het niet in het dossier van je klant, dan slaat AdminPulse die rij zonder melding over. Het lijstbestand zelf wordt niet aan de afzonderlijke taken gekoppeld.
Je exporteert deze lijsten en voegt ze zelf toe aan AdminPulse:
- Exporteer de lijst uit de applicatie waarin je werkt.
- Voeg het bestand toe in AdminPulse en laat het documenttype leeg.
- AdminPulse herkent de lijst, verwerkt elke rij en werkt de taken bij voor elke klant die AdminPulse via het rijksregisternummer terugvindt.
Je bepaalt dus zelf hoe vaak je de lijst binnenhaalt.
De PB-statuslijst van BeanCounter
Werk je met BeanCounter? Dan kan je de PB-statuslijst gebruiken om je hele PB-flow op te volgen. AdminPulse herkent zowel het Excel- als het CSV-bestand, ongeacht of de kolomtitels in het Nederlands, het Frans of het Engels staan. Je kiest in BeanCounter zelf welke kolommen je exporteert, maar de kolommen met de status, de vragenlijst en het rijksregisternummer van de aangever moeten zeker in het bestand staan.
Elke status in de lijst heeft een eigen startgebeurtenis. Je stelt dus per status een aparte taskflow in, met de deeltaak en de status die daarbij horen in jouw taaksjabloon.
| Status in BeanCounter | Startgebeurtenis in de taskflow |
|---|---|
| In te vullen | PB status - In te vullen |
| Vragenlijst aangemaakt | PB status - Vragenlijst aangemaakt |
| Vragenlijst verzonden | PB status - Vragenlijst verzonden |
| Wacht op vragenlijst goedkeuring partner | PB status - Wacht op vragenlijst goedkeuring partner |
| Vragenlijst ingediend | PB status - Vragenlijst ingediend |
| Te controleren | PB status - Te controleren |
| Gecontroleerd | PB status - Gecontroleerd |
| Wacht op goedkeuring | PB status - Wacht op goedkeuring |
| Goedgekeurd | PB status - Goedgekeurd |
| Afgekeurd door klant | PB status - Afgekeurd door klant |
| Wacht op automatische indiening | PB status - Wacht op automatische indiening |
| Ingediend | PB - De aangifte is ingediend (ontvangstbewijs) |
👉 De laatste rij valt op: de status Ingediend gebruikt dezelfde startgebeurtenis als het PB-ontvangstbewijs. Heb je die taskflow al ingesteld, dan werkt hij dus ook voor de BeanCounter-lijst.
De PB-mandatenlijst
Het Excel-bestand met je PB-mandaten en de status van de aangiftes werkt op dezelfde manier, maar doet iets anders. AdminPulse herkent deze lijst enkel als Excel-bestand, niet als CSV-bestand.
- de startgebeurtenis PB - Mandatenlijst - invullen deadline en soort aangifte wijzigt de deadline van de PB-taak naar de deadline uit het Excel-bestand en vult de taakvelden voor het soort aangifte en de indieningsdatum in;
- de startgebeurtenis PB - De aangifte is ingediend (ontvangstbewijs) werkt de rijen bij waarvan de aangifte is ingediend;
- staan er in één rij twee personen, dan zet AdminPulse ook de gemeenschappelijke aangifte aan op de partner-link. Dat gebeurt alleen wanneer beide personen in AdminPulse teruggevonden worden én er al een partner-link tussen hen bestaat. AdminPulse maakt die koppeling niet zelf aan.
Waar je best op let bij deze lijst:
- rijen zonder deadline in het Excel-bestand worden overgeslagen;
- de indieningsdatum wordt enkel ingevuld voor aangiftes die in de lijst als onderschreven staan;
- de deadline van taken die al op Klaar staan, wordt niet meer aangepast. Het soort aangifte en de indieningsdatum worden wél nog ingevuld, ook op taken die al afgewerkt zijn.
Het PB-ontvangstbewijs in Excel
Dien je in met een aangiftebestand? Dan krijg je van de overheid een Excel-bestand terug met het resultaat per aangifte. AdminPulse herkent ook die lijst, maar enkel als Excel-bestand. Er zijn drie mogelijke startgebeurtenissen:
- PB - De aangifte is ingediend (ontvangstbewijs)
- PB - De aangifte werd bewaard door iemand anders (ontvangstbewijs)
- PB - De periode van de aangifte is fout (ontvangstbewijs)
Rijen die in het bestand niet als ingediend staan, vind je met de bijhorende melding terug in het verwerkingsresultaat op het scherm Globale acties via het icoon. Daar kan je doorklikken naar de details van de verwerking. Dat overzicht verschijnt alleen wanneer de taskflow PB - De aangifte is ingediend (ontvangstbewijs) is ingesteld én er minstens één rij een taak heeft bijgewerkt.
Documenten manueel toevoegen
Ook documenten die je zelf toevoegt, kunnen een taskflow starten. Voorwaarde is dat je AdminPulse het documenttype laat bepalen.
- Ga naar het documentenscherm (Documenten > Documenten) of naar het onderdeel Documenten van de taak waarop je werkt.
- Sleep het bestand naar het scherm of klik op de knop om documenten toe te voegen.
- Kies geen documenttype. AdminPulse voert dan de documentherkenning uit, bepaalt zelf het documenttype, koppelt de relatie en start de taskflow.
Meer informatie over de verschillende manieren om documenten toe te voegen, vind je in Documenten toevoegen: opladen, koppelen en automatisch verwerken.
👉 Kies je bij het toevoegen zelf een documenttype, dan slaat AdminPulse de herkenning over en start er geen taskflow. Hetzelfde geldt wanneer je het documenttype achteraf aanpast: ook dan start de taskflow niet alsnog.
Houd er ook rekening mee dat AdminPulse niet elk bestand kan herkennen:
- de documentherkenning verwerkt geen afbeeldingsbestanden zoals .png, .jpg, .jpeg of .bmp. Gebruik daarom een PDF-bestand;
- bestanden groter dan 50 MB worden niet herkend;
- Excel-bestanden groter dan 10 MB worden niet herkend. Dat is belangrijk voor grote statuslijsten.
Reageren op een ondertekend document
Laat je documenten digitaal ondertekenen, bijvoorbeeld via Penneo? Dan kan AdminPulse ook reageren op het moment waarop de klant tekent. Elke taskflow heeft daarvoor de optie Document moet ondertekend zijn:
- Optie aangevinkt: de taskflow start alleen wanneer het document ondertekend is.
- Optie niet aangevinkt: de taskflow start bij elk document van dat type, ondertekend of niet.
Wil je twee verschillende stappen automatisch opvolgen, dan maak je twee taskflows met hetzelfde documenttype als startgebeurtenis: één zonder de optie voor het moment waarop het document beschikbaar is en één met de optie voor het moment waarop de klant getekend heeft. Voor de PB gebruik je daarvoor doorgaans PB - Berekening.
Om de taskflow na de ondertekening opnieuw te starten, moet het ondertekende document wel aan een relatie gekoppeld zijn. AdminPulse zoekt de taak daarna op basis van de datum van het document, niet op basis van de datum van ondertekening.
💡 Meer daarover lees je in Taskflow gebaseerd op getekend document.
Je taskflow werkt niet: wat nakijken?
Loopt een taak niet automatisch mee? Overloop dan deze punten:
- Staat het document in AdminPulse? Zo niet, controleer dan eerst de instellingen van de geconnecteerde applicatie of voeg het document zelf toe.
- Heeft het document het juiste documenttype? Kijk het documenttype na op het documentenscherm en vergelijk het met de tabel hierboven.
- Heb je het documenttype zelf gekozen of aangepast? Dan start de taskflow niet. Voeg het document opnieuw toe zonder documenttype.
- Kan AdminPulse de juiste relatie bepalen? Controleer bij losse documenten of het document aan de juiste relatie is gekoppeld. Bij statuslijsten zoekt AdminPulse de relatie voor elke rij afzonderlijk op via het rijksregisternummer, zonder het bestand aan die relatie te koppelen.
- Bestaat de taak al? Een taskflow maakt zelf geen taken aan. Kijk na of de klant een PB-taak heeft voor het juiste jaar.
- Ligt de deadline binnen het zoekgebied? Vergelijk de deadline met het zoekgebied dat in de taskflow is ingesteld. Staat er in de taskflow een deeltaak, kijk dan naar de deadline van die deeltaak.
- Stond de taak of deeltaak al in een finale status? Een hoofdtaak op Klaar wordt niet heropend. Hetzelfde geldt voor een deeltaak die op Klaar, Niet van toepassing of Niet uitgevoerd staat.
- Bestaat de taskflow wel? Kijk na onder Instellingen > Taskflow instellingen of er een taskflow bestaat voor dit documenttype en of daar het juiste taaksjabloon en de juiste deeltaak zijn gekozen.
- Staat de optie Document moet ondertekend zijn aan? Dan start de taskflow pas nadat het document ondertekend is.
- Heeft de medewerker de juiste rechten? Bij documenten die via de documentherkenning binnenkomen, heeft de medewerker die het document toevoegt het recht Taken - Aanpassen nodig. Om het document aan de taak te koppelen, is ook het recht Documenten - Aanpassen nodig.
- Wordt het PB-saldo niet ingevuld? Kijk na of de taakvelden Bedrag en Is bedrag terug te vorderen op het hoofdtaaksjabloon staan. Zonder die velden vult de taskflow niets in, ook niet wanneer de rest wel werkt.
👉 De verwerking gebeurt op de achtergrond. Na het toevoegen van een document kan het daarom even duren voor je de taak ziet wijzigen.
💡 Goed om te lezen
Lees de volgende artikels voor meer informatie over:
- Magic Mail: MagicMail instellen en gebruiken om e-mails en bijlagen op te slaan in Documenten
- Outlook add-in: Hoe installeer en gebruik je de Outlook add-in?
- Het gebruik van taskflows: Taskflow instellingen - Taak status aanpassen bij inlezen van documenten
- Taskflow gebaseerd op getekend document
- hoe de documentherkenning werkt en welke documenten worden herkend: Documentherkenning
- Taaksjabloon - PB - Personenbelasting
- TwinnTax:
- Penneo: Digitale handtekening: Penneo