🪄 Dit artikel gaat over AI-functies
Deze functionaliteit maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om gegevens uit documenten te halen en relatiedossiers te verrijken.
- AI-functies zijn momenteel gratis beschikbaar tijdens de testfase
- In de toekomst werken we met een prijsmodel op basis van credits
- AI staat niet standaard aan en wordt op aanvraag geactiveerd
💡 Wil je deze AI-functie gebruiken? Maak dan een supportticket aan om deze voor jouw omgeving te laten activeren.
Met AI kan AdminPulse informatie uit documenten uitlezen en deze gebruiken om automatisch gegevens aan te vullen in het relatiedossier, waaronder fiscale gegevens en identiteitsgegevens.
In dit artikel lees je welke documenten op dit moment worden ondersteund, hoe AI deze gebruikt om gegevens te verrijken en hoe je dit laat uitvoeren.
Wanneer is AI voor documenten vooral nuttig?
AI voor documenten is vooral interessant wanneer je regelmatig documenten ontvangt waarvan de informatie ook aan het relatiedossier moet worden toegevoegd.
Typische voorbeelden zijn:
- leningcontracten
- scans en foto’s van identiteitskaarten
In plaats van deze gegevens handmatig over te typen, helpt AI je om relevante informatie snel en gestructureerd in het relatiedossier te laten opnemen.
Dit zorgt voor:
- tijdsbesparing bij de administratieve verwerking
- minder fouten door handmatige invoer
- sneller beschikbare, correcte fiscale en identiteitsinformatie
👉 Je houdt daarbij altijd volledige controle:
je beslist zelf welke documenten je met AI laat verwerken en wanneer je de AI-actie start. De aangemaakte gegevens kun je achteraf ook nog aanpassen.
Wat doet AI met documenten in AdminPulse?
AI helpt je om relevante gegevens uit documenten te halen en op basis daarvan items aan te maken of aan te vullen in het relatiedossier.
Op dit moment ondersteunt AdminPulse deze typen:
-
Leningen
AI kan automatisch een lening aanmaken of bijwerken op basis van documenten van het type:- ContractÂ
- Hypotheek - Lening
- Contract - Leasing/renting
- Lening - Aflossingstabel
-
Identiteitskaarten
AI kan gegevens uit ID-scans en foto’s ophalen en gebruiken om identiteitsgegevens in het relatiedossier aan te vullen op basis van documenten van het type:- Identiteitskaart
-
Onroerende goederen
AI kan automatisch een onroerend goed aanmaken of bijwerken op basis van documenten van het type:- Onroerende goederen
- Contract - Huurovereenkomst
Waar kun je AI op documenten gebruiken?
Je kunt AI op documenten op verschillende plaatsen in AdminPulse gebruiken. Welke manier je kiest, hangt af van wat je op dat moment wilt doen.
-
Vanuit het fiscale onderdeel van een relatiedossier
Gebruik deze werkwijze wanneer je al weet voor welke relatie je een fiscaal item wilt aanmaken of wijzigen, zoals een lening of onroerend goed. -
Vanuit Documenten
Gebruik deze werkwijze wanneer het document al in AdminPulse staat en je van daaruit gegevens wilt laten uitlezen. -
Via een globale actie in Documenten
Gebruik deze werkwijze wanneer je meerdere documenten in één keer wilt verwerken.
👉 In alle gevallen blijft het juiste documenttype belangrijk. Het documenttype bepaalt welke gegevens AI uit het document probeert te herkennen.
💡 AI op documenten gebruik je altijd als een bewuste actie. Er wordt dus niets automatisch uitgelezen zonder jouw bevestiging.
AI gebruiken vanuit Documenten
Je kunt AI starten vanuit een document in AdminPulse. Gebruik deze werkwijze wanneer het document al is toegevoegd en je van daaruit gegevens wilt laten uitlezen.
Zo werkt het:
Upload het document en kies het juiste documenttype
Upload het document in AdminPulse, koppel het aan de juiste relatie en selecteer vervolgens het juiste documenttype.
👉 Deze stap is belangrijk: het gekozen documenttype bepaalt welke gegevens AI in het document herkent en verwerkt.
Voer de AI-actie uit
Na het uploaden en classificeren kun je de actie ‘Gegevens ophalen (AI)’ uitvoeren via de knop met het toverstaficoon.
Er verschijnt een pop-up met de melding dat deze AI-functie credits verbruikt. Meer informatie lees je hier: Credits en kosten: wat kun je verwachten?
AI analyseert daarna het document en gebruikt de herkende gegevens om:
- een nieuwe lening aan te maken
- een nieuw onroerend goed aan te maken
- identiteitsgegevens in het relatiedossier aan te vullen
💡 Bestaat er al een passende lening of een passend onroerend goed? Dan werkt AI dit bij in plaats van een nieuw item aan te maken:
- leningen op basis van referentie
- onroerende goederen op basis van het kadastraal perceelnummer
Controleer de resultaten en pas ze aan waar nodig
Controleer na de AI-actie altijd de resultaten. Zo houd je volledige controle over wat uiteindelijk in AdminPulse wordt opgeslagen.
Hoe je dat doet, hangt af van het type gegevens:
Leningen en onroerende goederen (fiscaal)
De aangemaakte of bijgewerkte gegevens verschijnen in de sectie Fiscaal van het relatiedossier. Via het informatie-icoon naast de lening of het onroerend goed kun je:
- gegevens aanvullen of wijzigen
- bepaalde informatie verwijderen of niet gebruiken
Zo beslis je zelf welke gegevens uiteindelijk bewaard blijven.
Identiteitsgegevens
Wanneer een ID-scan of foto via AI is verwerkt, worden de identiteitsgegevens van de relatie bijgewerkt.
Je kunt deze wijzigingen nakijken in de wijzigingsgeschiedenis van het relatiedossier.
AI gebruiken voor meerdere documenten via de globale actie
Wil je meerdere documenten in één keer verwerken? Gebruik dan in Documenten de globale actie ‘Gegevens ophalen met AI’.
Zo laat je relevante informatie uit meerdere geselecteerde documenten in één keer uitlezen en verwerken in de juiste relatiedossiers.
Ga als volgt te werk:
- Filter en selecteer de documenten die je wilt verwerken.
- Stel via de globale actie ‘Type wijzigen’ eerst het juiste documenttype in voor de geselecteerde documenten, bijvoorbeeld Identiteitskaart of Contract.
- Koppel daarna de juiste relatie via de globale actie ‘Relaties linken / verwijderen’ of doe dit één voor één.
- Voer vervolgens de globale actie ‘Gegevens ophalen met AI’ uit. AdminPulse leest dan de relevante gegevens uit en verwerkt deze in de gekoppelde relatiedossiers.
👉 Ook hier geldt: het juiste documenttype en de juiste relatie zijn nodig om de AI-actie goed te laten verlopen.
AI gebruiken vanuit het fiscale onderdeel van een relatiedossier
Maak of wijzig je een fiscaal item in een relatiedossier, dan kun je daar meteen een document aan koppelen en laten uitlezen met AI. Dat is handig wanneer je al weet bij welke relatie het document hoort.
Voorbeelden:
- je ontvangt een leningcontract en wilt meteen een lening aanmaken
- je ontvangt informatie over een onroerend goed en wilt die gegevens meteen verwerken
Ga als volgt te werk:
- Open het relatiedossier en ga naar de sectie Fiscaal.
- Maak een nieuw fiscaal item aan of open een bestaand item dat je wilt wijzigen.
- Voeg onder Documenten een document toe. Je kunt een nieuw bestand uploaden of een bestaand document uit AdminPulse koppelen.
- Controleer het documenttype en pas het aan als dat nodig is.
- Klik op het toverstaficoon om de gegevens met AI uit te lezen.
- Controleer de opgehaalde gegevens in het venster en pas ze aan waar nodig.
- Sla het fiscale item op.
Aandachtspunten bij AI op documenten
- AI helpt op dit moment alleen bij de ondersteunde documenttypen.
- Ontbreekt AI-herkenning voor een bepaald documenttype of scenario? Dan kun je dit melden via support.
- Een document kan maar één keer worden uitgelezen. Bij een nieuwe poging verschijnt de melding ‘Data extractie is al uitgevoerd’.
- Is AI bij het ophalen van informatie niet voldoende zeker, dan wordt die informatie niet toegevoegd aan het relatiedossier.
- De kwaliteit van het resultaat hangt onder andere af van:
- de leesbaarheid van het document
- de structuur van het bestand
- de kwaliteit van scans of foto’s
- AI helpt bij het verrijken van gegevens, maar vervangt geen inhoudelijke controle.
👉 Controleer de opgehaalde informatie daarom altijd en pas deze waar nodig aan. - AI kan standaard door alle gebruikers worden gebruikt, behalve door gebruikers met de standaardrol ‘Enkel registreren’.
Werk je met aangepaste rollen, dan kun je via de functionaliteit ‘AI’ de toegang beperken.
💡 Goed om te lezen
- Meer informatie over het fiscale onderdeel van een relatiedossier lees je in dit artikel: Het Relatiedossier - sectie Fiscaal
- Meer informatie over AI-credits en mogelijke toekomstige kosten lees je hier: Credits en kosten: wat kun je verwachten?
- Hoe je documenten uploadt naar AdminPulse, lees je hier: Documenten toevoegen
- Meer informatie over de globale actie voor documenten lees je hier: Documenten - Globale acties