Documenten toevoegen: uploaden, koppelen en automatisch verwerken

Je kunt op verschillende manieren documenten toevoegen in AdminPulse. Je kunt bestanden uploaden vanuit het centrale Documenten-scherm, vanuit een relatiedossier, via taken, to-do's, interacties, uitgaande e-mails of externe integraties.

Afhankelijk van de manier waarop je een document toevoegt, kan AdminPulse het document ook direct koppelen aan een relatie, taak, interactie of fiscaal gegeven.

De meeste documenten komen terecht in het centrale Documenten-scherm, ongeacht hoe je ze toevoegt. Dit is het centrale DMS-gedeelte (Document Management System) van AdminPulse, waar je documenten kunt uploaden, terugvinden, bekijken, bewerken en ordenen.

In dit artikel lees je op welke manieren je documenten kunt toevoegen, wanneer je een bestaand document kunt koppelen en wat er daarna met die documenten gebeurt.

⏮️ Lees ook het artikel Documentbeheer - Inleiding voor een algemene introductie tot het Documenten-scherm.

Een document uploaden of koppelen

Er is een verschil tussen een nieuw bestand uploaden en een bestaand document koppelen.

• Bij uploaden voeg je een nieuw bestand toe aan AdminPulse.
• Bij koppelen selecteer je een document dat al in AdminPulse staat en verbind je het bijvoorbeeld met een taak, interactie, relatie of fiscaal gegeven.

Koppel je een bestaand document? Dan wordt het document niet opnieuw geüpload en start er geen nieuwe documentherkenning.

Automatische herkenning na het uploaden

Na het uploaden probeert AdminPulse documenten automatisch te herkennen. AdminPulse kijkt daarbij onder andere naar het documenttype en, waar mogelijk, naar de relatie bij wie het document hoort.

Daarna krijgt elk document een status die je in het Documenten-scherm kunt raadplegen.

• Identificatie: AdminPulse probeert het type van het document te herkennen.
• Herkend: AdminPulse heeft het documenttype kunnen lezen en begrijpen, maar er is nog een actie van jou nodig om de verwerking af te ronden. Zodra je die actie uitvoert, verandert de status naar Verwerkt.
• In verwerking: AdminPulse heeft het document herkend en voert de bijbehorende actie automatisch uit. Deze status is tijdelijk en gaat snel over naar Verwerkt.
• Niet herkend: AdminPulse kon het document niet herkennen.
• Verwerkt: het document is herkend en verwerkt door AdminPulse, of een niet-herkend document is handmatig aangepast.

Meer informatie over ondersteunde bestandstypen en acties vind je in het artikel Documentherkenning.

Documenten toevoegen via het Documenten-scherm

Bestanden uploaden via de Drop zone

Via de Drop zone in het Documenten-scherm kun je één of meerdere bestanden uploaden. Je kunt ook een volledige map uploaden.

1. Open Documenten > Documenten.
2. Sleep één of meerdere bestanden naar de Drop zone.
   Of klik op bladeren en selecteer een of meerdere bestanden, of een volledige map.

Je kunt gewoon verder werken terwijl AdminPulse de bestanden uploadt.

💡 Als je eerst de juiste map of label selecteert en daarna het document naar de Drop zone sleept, voegt AdminPulse automatisch de bijbehorende labels toe. Meer informatie over labels en de mappenstructuur vind je in het artikel Documenten ordenen.

Bestanden uploaden met eigenschappen

Kies onderaan de Drop zone voor Geavanceerd opladen als je meteen eigenschappen wilt meegeven aan de bestanden die je uploadt.

Dit is handig wanneer je vooraf weet om welk type document het gaat, aan welke relatie het document moet worden gekoppeld of wanneer je één document direct aan meerdere relaties wilt koppelen.

1. Klik op Klik voor geavanceerd uploaden.
   
2. In het scherm dat wordt geopend, stel je de gewenste eigenschappen in:
   • Documentdatum (verplicht): de datum van het document zelf, bijvoorbeeld de datum op een factuur of akte. Dit is niet de uploaddatum.
   • Type: het documenttype, zoals Akte, Volmachtbrief of Contract. Als je geen type kiest, probeert AdminPulse het document automatisch te herkennen na het uploaden.
   • Handtekening: de handtekeningstatus van het document, bijvoorbeeld Handtekening nodig of Geen handtekening.
   • Relaties: koppel het document direct aan één of meerdere relaties. Zoek op naam en voeg de gewenste relaties toe.
   • Labels: ken één of meerdere labels toe om het document direct in de juiste map te plaatsen.
3. Sleep je bestanden naar het venster of klik op bladeren.
4. Bevestig om de bestanden te uploaden.

Wat gebeurt er na geavanceerd opladen?

Wat er na het uploaden gebeurt, hangt af van de eigenschappen die je hebt ingevuld.

• Type en/of relatie ingesteld: het document krijgt direct de status Verwerkt. Er is geen verdere actie nodig.
• Alleen documentdatum ingesteld, zonder type of relatie: het document gaat door de automatische herkenning en krijgt daarna de status Herkend of Niet herkend.

💡 Wil je meerdere documenten van hetzelfde type uploaden voor dezelfde relatie? Stel dan het type en de relatie in voordat je de bestanden toevoegt. De documenten worden dan allemaal in één keer als Verwerkt opgeslagen.

Documenten toevoegen in een relatiedossier

Documenten uploaden via het relatielint

Wil je documenten rechtstreeks aan een specifieke relatie koppelen? Klik dan in het relatielint, bovenaan in het relatiedossier, op Documenten opladen en voeg je bestanden toe.

Alle bestanden die je hier uploadt, worden automatisch aan die relatie gekoppeld. AdminPulse toont een bevestiging in het relatielint en een melding onderaan in het scherm.

Documenten toevoegen via fiscale gegevens in het relatiedossier

Bij elk fiscaal gegeven van een relatie, zoals een verzekering, lening, onroerend goed, voertuig of aftrekbare kostenpost, kun je documenten uploaden of koppelen. Dit doe je rechtstreeks vanuit het bewerkingsvenster van dat fiscale gegeven.

1. Open de sectie Fiscaal in het relatiedossier.
2. Maak een nieuw item aan, zoals een voertuig, lening, aftrekbare kost, verzekering of onroerend goed, via het groene plus-icoon. Je kunt ook een bestaand item openen en bewerken.
3. Ga in het venster naar het onderdeel voor documenten.
4. Upload een nieuw bestand via bladeren, sleep een document naar de drop zone of klik op Kies een document in AdminPulse om een bestaand document te koppelen.

Het document wordt gekoppeld aan het fiscale gegeven en aan de relatie.

Kies je een bestaand document uit AdminPulse? Dan wordt dat document alleen gekoppeld aan het fiscale gegeven. Het wordt niet opnieuw geüpload en er start geen nieuwe documentherkenning.

Documenten toevoegen via taken

In een taak kun je documenten uploaden of een bestaand document uit AdminPulse koppelen.

Bestand uploaden in een taak

1. Open de taakdetails.
2. Ga naar het onderdeel Documenten.
3. Klik op bladeren of sleep je bestand naar de drop zone.

Het document wordt automatisch gekoppeld aan de taak en aan de relatie die aan de taak is gekoppeld. Na het uploaden start AdminPulse de automatische herkenning.

Bestaand document koppelen aan een taak

Staat het document al in AdminPulse? Dan hoef je het niet opnieuw te uploaden.

1. Open een taak.
2. Klik op Kies document een in AdminPulse.
3. Zoek en selecteer het gewenste document.

Omdat het document al in AdminPulse staat, start er geen nieuwe documentherkenning.

Documenten toevoegen via een to-do

Bij het aanmaken van een to-do kun je direct een bestand toevoegen of een bestaand document uit AdminPulse koppelen.

1. Maak een nieuwe to-do aan.
2. Upload een bestand via de drop zone of klik op Kies een document in AdminPulse om een bestaand document te koppelen.

Het document wordt gekoppeld aan de to-do. Kies je een bestaand document uit AdminPulse? Dan wordt het document niet opnieuw geüpload en start er geen nieuwe documentherkenning.

Documenten toevoegen via interacties

Bij het aanmaken of bewerken van een interactie, zoals een notitie, vergaderverslag of telefoongesprek, kun je een bijlage toevoegen of een bestaand document koppelen. Het document wordt opgeslagen als type Overig en automatisch gekoppeld aan de interactie en de bijbehorende relatie.

Bestand uploaden bij een interactie

1. Open een interactie of maak een nieuwe interactie aan.
2. Scrol naar het onderdeel Bijlagen.
3. Sleep je bestand naar de drop zone of klik op bladeren.

Bestaand document koppelen aan een interactie

1. Open een interactie.
2. Klik op Kies een document in AdminPulse.
3. Zoek en selecteer het gewenste document.

Kies je een bestaand document uit AdminPulse? Dan wordt het document niet opnieuw geüpload en start er geen nieuwe documentherkenning.

Bijlagen toevoegen aan een uitgaande e-mail

Bij het opstellen van een e-mail vanuit AdminPulse kun je bestanden meesturen als bijlage. Die bestanden worden opgeslagen als document en gekoppeld aan de e-mail.

1. Open het venster om een e-mail op te stellen, bijvoorbeeld vanuit een taak of een relatiedossier.
2. Ga naar het onderdeel Bijlagen.
3. Sleep een bestand naar de drop zone of klik op bladeren om een nieuw bestand te uploaden.

Je kunt ook een bestaand document uit AdminPulse toevoegen als bijlage via Kies een document in AdminPulse. In dat geval wordt het document niet opnieuw geüpload en start er geen nieuwe documentherkenning.

Documenten toevoegen via MagicMail

Met MagicMail kun je e-mails en hun bijlagen automatisch laten opslaan in AdminPulse door het Documenten-adres toe te voegen als ontvanger in CC of BCC.

👉 Niet alle bijlagen worden automatisch opgeslagen of herkend. Dat hangt onder andere af van de afzender en de instellingen onder Opties herkenning.

Meer uitleg over MagicMail, toegestane afzenders en documentherkenning vind je in het artikel MagicMail instellen en gebruiken om e-mails en bijlagen op te slaan in Documenten.

Documenten toevoegen via integraties

Naast de bovenstaande manieren kun je documenten ook toevoegen via externe tools die aan AdminPulse zijn gekoppeld.

• Outlook add-in: sla e-mails rechtstreeks vanuit Outlook op in AdminPulse, gekoppeld aan een relatie naar keuze. Meer informatie: Hoe installeer en gebruik je de Outlook add-in?.
• Externe koppelingen en API: documenten kunnen ook vanuit andere systemen worden toegevoegd via de AdminPulse API. Meer informatie: AdminPulse API.

Welke methode gebruik je wanneer?

Welke methode je het best gebruikt, hangt af van wat je met het document wilt doen.

• Algemene documenten uploaden: gebruik het centrale Documenten-scherm.
• Een document dat al in AdminPulse staat opnieuw gebruiken: gebruik Kies een document in AdminPulse vanuit een taak, interactie, e-mail of fiscaal gegeven. Zo voorkom je dubbele uploads.
• Documenten direct aan een relatie koppelen: upload ze vanuit het relatiedossier.
• Eén document direct aan meerdere relaties koppelen: gebruik Geavanceerd opladen in het Documenten-scherm.
• Documenten koppelen aan een fiscaal gegeven: voeg ze toe vanuit de sectie Fiscaal in het relatiedossier.
• Documenten koppelen aan een taak, to-do of interactie: voeg ze toe vanuit dat specifieke item.
• Bijlagen toevoegen aan een uitgaande e-mail: voeg ze toe tijdens het opstellen van de e-mail.
• E-mails en bijlagen automatisch bewaren: gebruik MagicMail, de Outlook add-in of de O365/Gmail-connectie.
• Bestanden uit andere systemen koppelen: gebruik een integratie, zoals SharePoint of de AdminPulse API.

Praktische aandachtspunten

💡 De maximale bestandsgrootte is 200 MB per bestand. Uitvoerbare bestanden en scripts, zoals .exe, .bat of .py, worden geblokkeerd.

💡 Bestanden tot 200 MB kun je uploaden, maar de automatische herkenning werkt alleen voor bestanden tot 50 MB. Is je bestand groter? Dan krijgt het direct de status Niet herkend en stel je zelf het type en de relatie in. Voor Excel-bestanden geldt een lagere grens van 10 MB voor automatische herkenning.

💡 Upload je een .zip-bestand? Dan kun je het rechtstreeks in AdminPulse uitpakken via de actieknop bij het document. Je kiest daarna of je het originele zip-bestand wilt bewaren of verwijderen.

💡 Niet alle documenten komen terecht in het centrale Documenten-scherm. Een uitzondering hierop zijn opleidingscertificaten. Die zijn alleen zichtbaar via de opleidingsmodule.