AdminPulse berekent op basis van je registraties hoeveel uren je op een dag hebt gewerkt. Deze uren worden vergeleken met de verwachte werktijd volgens je uurrooster. Zo bepaalt AdminPulse of je overuren hebt opgebouwd of dat er sprake is van ontbrekende uren.
Om deze verschillen administratief correct te verwerken, kun je ontbrekende uren laten opvullen: met tijd voor tijd of met werk (extra registraties).
In dit artikel lees je wat ontbrekende uren zijn, waar je ze kunt opvolgen en hoe je ze kunt laten opvullen.
Wat zijn ontbrekende uren en waar kun je ze opvolgen?
Ontbrekende uren ontstaan wanneer het totaal van je geregistreerde werkuren en afwezigheden lager is dan de verwachte werktijd volgens je uurrooster.
In onderstaand voorbeeld is er op sommige dagen iets langer gewerkt en op andere dagen iets korter dan voorzien in het uurrooster:
Je ziet ontbrekende uren in het scherm Uren per medewerker (Hrm > Uren per medewerker). Daar zie je per dag en per periode hoeveel uren er ontbreken en kun je, afhankelijk van je rechten, direct acties uitvoeren.
Daarnaast zie je ontbrekende uren ook in:
- het homepage-widget ‘Mijn registraties’: hier zie je ontbrekende uren voor vandaag, gisteren, deze week en deze maand. Vanuit dit widget kun je ook rechtstreeks een registratie toevoegen.
- de dagweergave: wanneer je een specifieke dag bekijkt in het scherm Registratie > Nieuwe registratie, zie je daar ook de ontbrekende uren voor die dag.
Ontbrekende uren opvullen: twee mogelijkheden in het scherm ‘Uren per medewerker’
Optie 1: Ontbrekende uren opvullen met tijd voor tijd
Met deze optie laat je AdminPulse ontbrekende uren opvullen door tijd voor tijd te registreren (opgenomen overuren). Hierdoor neemt je overurensaldo af.
Let op: AdminPulse gaat nooit onder nul. Ontbrekende uren worden dus alleen opgevuld zolang er voldoende overuren beschikbaar zijn.
Optie 2: Ontbrekende uren opvullen met werk
In plaats van ontbrekende uren op te vullen met tijd voor tijd, kun je ze ook opvullen met werk. AdminPulse maakt dan tijdregistraties aan om de ontbrekende uren vast te leggen.
👉 Let op: hierbij worden echte tijdregistraties aangemaakt. Gebruik deze optie om administratieve hiaten te corrigeren, niet om foutieve registraties te verbergen.
Stap-voor-stap: ontbrekende uren opvullen vanuit het scherm ‘Uren per medewerker’
De stappen zijn voor beide opties gelijk. In het menu kies je of je de ontbrekende uren wilt opvullen met tijd voor tijd of met werk.
- Ga naar het scherm Uren per medewerker (Hrm > Uren per medewerker).
- Ga naar de rij van de medewerker (voor jezelf, of voor een collega als je over de juiste rechten beschikt).
- Open in de kolom Totaal het uitklapmenu via het pijltje
.
- Kies Ontbrekende uren opvullen met tijd voor tijd of Ontbrekende uren opvullen met werk.
💡 Je kunt deze actie uitvoeren via de kolom Totaal voor een volledige periode om handmatig werk te beperken, of per dag/periode via individuele cellen in de tabel.
Het invoerscherm: betekenis van de velden
Na het kiezen van een optie opent een scherm waarin je de periode en details bevestigt.
Gemeenschappelijke velden
- Van – tot: de periode waarin de ontbrekende uren worden opgevuld.
-
Totale duur: het totale aantal ontbrekende uren in de gekozen periode. Via het kalendericoon kun je per dag bekijken hoeveel uren ontbreken.
- Eigen bedrijf: het eigen bedrijf waarop de registratie wordt geboekt.
Specifiek bij opvullen met tijd voor tijd
- Saldo overuren: het huidige totaal aan overuren van de medewerker.
- Saldo overuren na opslaan: het resterende overurensaldo nadat de ontbrekende uren zijn opgevuld.
- Wat: Tijd voor tijd (standaard ingevuld met 'Recuperatie').
Specifiek bij opvullen met werk
- Wat: kies het tijd-prijslijstitem waarop je de extra registratie wilt boeken.
Wat gebeurt er na het opslaan?
Na het opslaan maakt AdminPulse automatisch de benodigde registraties aan: tijd-voor-tijd-registraties bij opvullen met tijd voor tijd, of tijdregistraties bij opvullen met werk. Het resultaat zie je direct terug in het overzicht.
Belangrijke aandachtspunten bij tijd voor tijd
AdminPulse houdt één saldo bij van je overuren. Tijd voor tijd bestaat uit opgenomen overuren: deze worden van je overurensaldo afgeschreven.
Je tijd-voor-tijd-saldo loopt automatisch door naar het volgende jaar. Ongebruikte uren worden niet automatisch gereset of verwijderd door AdminPulse.
👉 Een verantwoordelijke of beheerder kan dit saldo indien nodig handmatig corrigeren, bijvoorbeeld aan het begin of einde van een jaar. Zie: Correcties overuren
Wie kan ontbrekende uren opvullen?
Om ontbrekende uren te kunnen opvullen, heb je de juiste rechten nodig. Deze rechten verschillen afhankelijk van voor wie je de uren wilt opvullen.
Standaard gebruikersrollen:
- Voor jezelf: alle standaardrollen kunnen ontbrekende uren voor zichzelf opvullen.
- Voor anderen: alleen de rollen Beheerder en Volledig gebruiker kunnen ontbrekende uren voor andere medewerkers opvullen.
Werk je met een aangepaste gebruikersrol, dan zijn de rechten afhankelijk van de instellingen van die rol:
- Voor jezelf: Registraties – Eigen registraties (aanmaken én aanpassen)
- Voor een andere medewerker: Registraties – Andere medewerkers (aanmaken én aanpassen)
FAQ
Zie je de optie Ontbrekende uren opvullen met tijd voor tijd of Ontbrekende uren opvullen met werk niet? Controleer dan of:
- je over de juiste rechten beschikt,
- de medewerker een uurrooster heeft,
- er daadwerkelijk ontbrekende uren zijn in de geselecteerde periode.
💡 Goed om te lezen
- Introductie en overzicht van HRM in AdminPulse: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse
- Meer uitleg over het scherm ‘Uren per medewerker’: Overzicht: Werken met het scherm Uren per medewerker