Overzicht: Werken met het scherm Uren per medewerker

In het overzicht Uren per medewerker zie je per medewerker hoeveel uren er zijn verwacht en geregistreerd, en welke uren eventueel nog ontbreken binnen een gekozen periode. Dit scherm combineert tijdregistraties, afwezigheden, tijd voor tijd en thuiswerk in één duidelijk overzicht.

Je gebruikt dit overzicht vooral om:

• te controleren of medewerkers hun uren correct hebben geregistreerd,
• ontbrekende uren snel te signaleren,
• overuren en tijd voor tijd op te volgen en op te vullen,
• in te zoomen op specifieke dagen of medewerkers.

Dit is in de eerste plaats een controle- en opvolgingsscherm. Het is geen registratiescherm op zich, maar je kunt er wel registraties aanmaken wanneer dat nodig is.
Omdat dit scherm volledig gebaseerd is op bestaande registraties, is het niet bedoeld om informatie uit de toekomst te raadplegen. Wil je geplande afwezigheden bekijken, dan gebruik je het scherm Afwezigheden kalender (Hrm > Afwezigheden kalender).

💡 Belangrijk: overuren kunnen in AdminPulse niet worden geblokkeerd. Via dit overzicht kun je ze wel opvolgen, corrigeren en verrekenen met tijd voor tijd.

Wanneer is het overzicht ‘Uren per medewerker’ betrouwbaar?

Om correcte en volledige cijfers te zien in het scherm Uren per medewerker, is het belangrijk dat een aantal HRM-instellingen juist zijn ingericht. Ontbrekende of onjuiste instellingen kunnen leiden tot onvolledige of misleidende resultaten.

Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn:

• Uurroosters per medewerker
  Idealiter heeft iedere medewerker een uurrooster. Dit bepaalt de verwachte werktijd en is noodzakelijk om ontbrekende uren en overuren correct te berekenen.
• Afwezigheidstypes
  Alleen afwezigheidstypes die correct zijn ingesteld (zoals vakantie, ADV of ziekte) én waarvoor daadwerkelijk registraties zijn ingevoerd, worden in dit overzicht meegenomen.

👉 Voor een algemene introductie tot HRM in AdminPulse en het instellen van uurroosters en afwezigheidstypes, zie: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse

💡 Kloppen de cijfers niet? Controleer dan altijd eerst deze instellingen.

Daarnaast is het belangrijk dat tijd, afwezigheden en tijd voor tijd correct en volledig worden geregistreerd, zodat het scherm Uren per medewerker een betrouwbaar en volledig beeld kan geven.

Hoe is het scherm Uren per medewerker opgebouwd?

Het scherm bestaat uit een overzichtstabel waarin je per medewerker ziet hoeveel uren er zijn geregistreerd binnen de geselecteerde periode.

Elke rij in de tabel vertegenwoordigt één medewerker. De kolommen tonen de uren per dag, week, maand of jaar, afhankelijk van de gekozen groepering. Aan het einde van de rij zie je de totalen voor de geselecteerde periode.

Door op een medewerkerregel te klikken, kun je de rij openklappen. In de detailweergave zie je per medewerker meerdere detailregels met verschillende soorten uren, zoals:

• Verwachte werktijd
  • Gewerkte uren (bij het openklappen uitgesplitst per prijslijstitem en subklasse)
  • Afwezigheid (bij het openklappen uitgesplitst per type)
  • Tijd voor tijd
• Ontbrekende uren
• Overuren (alleen zichtbaar als er daadwerkelijk overuren zijn)
• Correcties overuren (alleen zichtbaar als er correcties zijn)
• Saldo overuren deze periode (alleen zichtbaar als er overuren zijn)
• Thuiswerk

💡 Via de kleine pijltjes bij sommige regels kun je verder in detail gaan en zien waarop uren precies zijn geregistreerd.

Betekenis van de verschillende uurtypes

Om het overzicht goed te kunnen interpreteren, is het belangrijk om het onderscheid tussen de verschillende soorten uren te begrijpen:

• Verwachte werktijd: het aantal uren dat een medewerker volgens zijn of haar uurrooster zou moeten werken in de geselecteerde periode.
  • Gewerkte uren: alle daadwerkelijk geregistreerde werkuren, inclusief eventuele opleidingsuren.
  • Opleidingsuren: alle uren die op opleidingen zijn geregistreerd.
  • Afwezigheid: uren die zijn geregistreerd als afwezigheid, zoals vakantie, ziekte of andere afwezigheidstypes.
  • Tijd voor tijd: uren die zijn geregistreerd als tijd voor tijd (opgenomen overuren). Deze uren verlagen het overurensaldo.
• Ontbrekende uren: het verschil tussen de verwachte werktijd en de som van gewerkte uren en afwezigheden. Deze uren geven aan dat er nog registraties ontbreken.
• Overuren: extra gewerkte uren boven op de verwachte werktijd volgens het uurrooster. Overuren worden automatisch berekend en alleen getoond wanneer ze daadwerkelijk aanwezig zijn.
• Correcties overuren: correcties die zijn toegepast op het overurensaldo. Deze kunnen positief of negatief zijn en worden alleen getoond als er daadwerkelijk correcties zijn ingevoerd.
• Saldo overuren deze periode: het saldo aan overuren dat nog over is binnen de geselecteerde periode. Dit verschijnt zowel als kolom in de totalen als als detailregel per medewerker wanneer er overuren in de periode zijn.
• Thuiswerk: uren waarop een medewerker vanuit huis werkt.

👉 Niet alle regels zijn altijd zichtbaar. Sommige uurtypes verschijnen alleen wanneer ze daadwerkelijk van toepassing zijn voor de medewerker en de gekozen periode.

Visuele aanduidingen in het overzicht

Het overzicht gebruikt verschillende visuele signalen om afwijkingen en bijzonderheden snel herkenbaar te maken.

• Ontbrekende uren
  Wanneer er uren ontbreken volgens het uurrooster, wordt dit visueel aangegeven in de tabel met een witte pijl omlaag in een rode cirkel. Dit helpt je om snel te zien waar nog registraties nodig zijn.
• Thuiswerk
  Dagen waarop een medewerker vanuit huis werkt, worden aangegeven met een huis-icoon. Dit kan gebaseerd zijn op registraties of op het uurrooster.
• Niet-werkdagen
  Feestdagen, weekenden en vrije dagen volgens het uurrooster worden als niet-werkdagen weergegeven. Voor deze dagen worden geen verwachte uren getoond. Weekenden hebben een grijze achtergrondkleur.

👉 Zie je geen aanduidingen? Dan betekent dit meestal dat er voor die periode geen afwijkingen zijn, of dat bepaalde gegevens niet van toepassing zijn.

💡 Ontbrekende uren en andere indicatoren zijn alleen zichtbaar wanneer er een uurrooster is ingesteld voor de medewerker.

Werken met periodes en groepering in het scherm Uren per medewerker

Bovenaan het scherm bepaal je voor welke periode en op welk detailniveau je de uren wilt bekijken. Dit heeft een grote invloed op wat je ziet en hoe gedetailleerd het overzicht wordt weergegeven.

Groepering kiezen

Je kunt de uren groeperen:

• Per dag: toont het meeste detail en is ideaal om ontbrekende registraties of afwijkingen op specifieke dagen te analyseren.
• Per week: geeft een samenvatting per week en is handig voor wekelijkse opvolging.
• Per maand: geschikt voor een globaal overzicht en rapportage.
• Per jaar: biedt een hoog-overzicht van trends over meerdere jaren.

👉 Hoe fijner de groepering, hoe meer detail je ziet. Voor controles of correcties op dagbasis werk je het best in de dagweergave.

Periode instellen

Via de velden Van en Tot bepaal je het datumbereik van het overzicht. Daarnaast kun je snel navigeren met de knoppen voor:

• vorige periode,
• huidige periode,
• volgende periode.

Wanneer je van groepering wisselt (bijvoorbeeld van maand naar dag), past AdminPulse de periode automatisch aan zodat je steeds een logisch en passend bereik te zien krijgt.

Filters gebruiken om snel inzicht te krijgen in het ‘Uren per medewerker’-scherm

Met de filters bovenaan het scherm kun je het overzicht verfijnen en je richten op specifieke medewerkers of situaties. Dit is vooral handig voor beheerders die met grotere teams werken.

💡 De knop Filters terugzetten om filters te resetten verschijnt zodra je één of meerdere filters hebt aangepast.

Beschikbare filters

• Alle gebruikers: Toon alle medewerkers, of kies één specifieke medewerker om alleen die persoon te analyseren.
• Medewerker type: Filter op basis van het veld Medewerker type in de medewerkerfiche (opties: Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair, Student).
• Teams: Beperk het overzicht tot één specifiek team.
• Eigen bedrijf (medewerkers): Werk je met meerdere Eigen Bedrijven, dan kan je hier het relevante bedrijf selecteren. Je filtert dan op de medewerkers die behoren tot het geselecteerde Eigen Bedrijf.
• Medewerkerlabels (met): Toon alleen medewerkers die één of meerdere specifieke medewerkerlabels hebben.
• Type registratie: Met de knoppen Tijd, Afwezigheid, Tijd voor tijd en Opleiding kun je bepalen welke soorten registraties zichtbaar zijn in het overzicht. Zo kun je je analyse beperken tot één type, zonder afleiding van andere gegevens.

Daarnaast is er een schuifknop beschikbaar:

• Toon alleen medewerkers met ontbrekende uren: vink dit aan om je te richten op medewerkers waarvoor nog actie nodig is.

  💡 Deze filter is vooral handig bij maandelijkse of wekelijkse controles, omdat medewerkers zonder aandachtspunten automatisch uit beeld verdwijnen.

Acties vanuit het overzicht Uren per medewerker

Het overzicht Uren per medewerker is niet alleen bedoeld om cijfers te raadplegen, maar stelt je ook in staat om direct acties te ondernemen wanneer je afwijkingen ziet.

Wanneer je met je muis over een cel in de tabel gaat, verschijnt er een klein pijltje . Via dit openklapmenu krijg je toegang tot verschillende acties, afhankelijk van de situatie en je rechten.

Actie: Registratie overzicht openen

Via de optie Registratie overzicht openen in het openklapmenu ga je direct naar het volledige registratieoverzicht van de geselecteerde medewerker en periode.

Dit is handig wanneer je:

• meer detail wilt zien dan in het samengevatte overzicht past,
• wilt nagaan waarop uren precies zijn geregistreerd.

Actie: Toon dagoverzicht

Werk je in een week-, maand- of jaarweergave, dan kun je vanuit een cel inzoomen naar dagweergave via de optie ‘Toon dagoverzicht’ in het openklapmenu.

De groepering wordt dan automatisch aangepast en je ziet meteen de onderliggende dagen die bij die periode horen.

💡 Gebruik deze functie als je vanuit een globaal overzicht snel naar concrete dagen wilt gaan, zonder handmatig filters aan te passen.

Acties: ontbrekende uren begrijpen en aanvullen

Ontbrekende uren ontstaan wanneer het aantal geregistreerde werk- en afwezigheidsuren lager is dan de verwachte werktijd volgens het uurrooster.

Wanneer er ontbrekende uren zijn, wordt dit in het overzicht visueel aangeduid met een witte pijl in een rode cirkel. Dit is één van de belangrijkste signalen in dit scherm.

Ontbrekende uren aanvullen

Voor medewerkers met ontbrekende uren kun je deze laten aanvullen via het openklapmenu in het overzicht:

• Ontbrekende uren opvullen met werk
• Ontbrekende uren opvullen met tijd voor tijd

💡 Deze opties zijn alleen zichtbaar wanneer:

• er daadwerkelijk ontbrekende uren zijn,
• de medewerker een uurrooster heeft,
• je de juiste rechten hebt om registraties toe te voegen.

👉 Gebruik deze opties met zorg. Aanvullen is vooral bedoeld om administratieve gaten te dichten, niet om onjuiste registraties te verhullen.

Een uitgebreid artikel over het aanvullen van uren vind je hier: Ontbrekende uren: opvolgen en opvullen met tijd voor tijd of werk

Actie: Thuiswerk aanpassen

Thuiswerkuren worden in het overzicht apart weergegeven en aangeduid met een huis-icoon.

Wil je de werklocatie toevoegen, kies dan de optie Thuiswerk in het openklapmenu. Wil je thuiswerk aanpassen naar werken op kantoor, dan kan dat via hetzelfde openklapmenu met de optie Hele dag op kantoor.

  

In de dagweergave kun je het aantal thuiswerkuren direct aanpassen via de detailregel:

1. klik op de thuiswerkuren,
2. pas het aantal uren aan.

De wijziging wordt meteen opgeslagen.

👉 Thuiswerk kan alleen worden aangepast in dagweergave. In week-, maand- en jaarweergave is dit niet mogelijk.

💡 Je kunt standaard alleen je eigen thuiswerk aanpassen, tenzij je over aanvullende beheerdersrechten beschikt.

Acties: registraties, afwezigheden en tijd voor tijd toevoegen vanuit het scherm Uren per medewerker

Merk je dat er registraties ontbreken, dan kun je die direct vanuit dit overzicht toevoegen. Dat kan via de knop en het menu bovenaan het scherm, of in het overzicht zelf via het openklapmenu.

Voor jezelf

Bovenaan het scherm

Klik bovenaan het scherm op + Registratie toevoegen om een tijdregistratie toe te voegen. Via het pijltje naast de knop kun je ook kiezen voor Afwezigheid toevoegen of Tijd voor tijd toevoegen. Meer details vind je hier: FAQ - Hoe voeg je afwezigheden toe?

In het overzicht

Open het openklapmenu in je eigen rij en kies de optie Registratie toevoegen, Afwezigheid toevoegen of Tijd voor tijd toevoegen.

Voor een andere medewerker

Heb je de juiste rechten, dan kun je ook registraties toevoegen voor andere medewerkers.

Bovenaan het scherm

1. Selecteer eerst de juiste medewerker via Alle gebruikers.
2. Klik op het pijltje naast + Registratie toevoegen.
3. Kies het gewenste type registratie en vul de gegevens in.

Meer informatie vind je hier: FAQ - Hoe kan ik een registratie, afwezigheid of tijd voor tijd toevoegen voor een andere gebruiker?

In het menu in het overzicht zelf

Open het openklapmenu in de rij van een collega en kies de optie Registratie toevoegen, Afwezigheid toevoegen of Tijd voor tijd toevoegen.

👉 Zie je deze opties niet? Dan heb je mogelijk niet de juiste rechten, of er is geen specifieke medewerker geselecteerd.

💡 Zie je een nieuwe registratie niet meteen verschijnen? Ververs dan de pagina of pas tijdelijk een filter aan.

Via de globale acties

Je kan ook voor meerdere medewerkers tegelijk de ontbrekende uren opvullen met recup. Dit doe je als volgt: 

1. Selecteer in het rapport de medewerkers voor wie je de ontbrekende uren wilt opvullen met recup
2. Klik bovenaan op de Globale acties en kies voor Ontbrekende uren opvullen met recup
3. Vul de volgende gegevens aan: 
   • Van-tot: AdminPulse zal voor de ingegeven periode de ontbrekende uren opvullen 
   • Relatie: hier kies je op welke relatie de registatie zal gemaakt worden, je kan kiezen tussen:
     • Eigen bedrijf van de medewerker: AdminPulse neemt dan het Eigen Bedrijf dat ingesteld staat bij de medewerker (dit kan je ook nagaan via de Algemene Instellingen > Medewerkers)
     • Selecteer een specifieke relatie: voor alle medewerkers die je selecteerde zal de registratie op deze specifieke relatie gebeuren
   • Wat: kies hier voor je prijslijstitem voor Recup
     

👉De knop van de Globale acties wordt pas actief zodra je in het rapport een medewerker selecteert. 

💡Heeft een medewerker niet genoeg overuren om al de ontbrekende uren op te vullen? Dan zal AdminPulse de ontbrekende opvullen totdat er niet genoeg saldo meer over is om nog een volledige dag te kunnen opvullen.

💡Je kan toelaten dat het saldo van de overuren negatief mag gaan. Dit doe je via de setting Negatieve recup toegestaan in de Algemene Instellingen. 

Overuren en tijd voor tijd opvolgen

In het overzicht Uren per medewerker kun je niet alleen ontbrekende uren opvolgen, maar ook overuren en tijd voor tijd analyseren.

Overuren ontstaan wanneer een medewerker meer uren registreert dan de verwachte werktijd volgens het uurrooster. Deze overuren worden automatisch berekend en opgenomen in het overzicht.

💡 Start je met de opvolging van overuren, maar zijn er al overuren opgebouwd en wil je het huidige saldo invoeren? Dat kan eenvoudig via een correctie van het overurensaldo. Meer uitleg vind je hier: Correcties overuren.

👉 Let op: het is niet mogelijk om overuren te blokkeren in AdminPulse. Je kunt ze wél opvolgen, corrigeren en verrekenen met tijd voor tijd.

Saldo overuren deze periode (kolom)

In de totalen van het overzicht zie je het saldo overuren voor de geselecteerde periode als kolom. Dit laat zien hoeveel overuren er in die specifieke dag, week, maand of jaar zijn opgebouwd. Deze kolom verschijnt alleen wanneer er overuren zijn in de geselecteerde periode.

Daarnaast zie je het saldo overuren deze periode ook als detailregel wanneer je de details van een medewerker openklapt. Zo krijg je per medewerker inzicht in de overuren voor de geselecteerde periode.

Dit saldo is vooral nuttig om:

• kortetermijnafwijkingen op te volgen,
• te controleren of recente registraties correct zijn,
• overuren per periode te rapporteren.

Voorbeeld:

In onderstaand voorbeeld roep je de gegevens op voor juli: in juli is het saldo 1 uur overuren. In augustus is het saldo 2 uur overuren. Saldo overuren (alles) is steeds 3 uur.

Saldo overuren (alles) (kolom)

Naast het saldo per periode toont het overzicht ook het totaalsaldo overuren van een medewerker. Dit is het cumulatieve saldo over alle jaren heen.

Dit totaalsaldo houdt rekening met:

• opgebouwde overuren,
• opgenomen tijd voor tijd,
• eventuele correcties die handmatig zijn ingevoerd.

Saldo overuren (alles): het overurensaldo dat in dit rapport wordt getoond, wordt berekend met deze formule:

Saldo overuren = (Overuren - Tijd voor tijd +- Correcties) over alle jaren

💡 Dit totaalsaldo verandert niet wanneer je van periode wisselt. Het blijft een globaal overzicht van de opgebouwde overuren van de medewerker.

👉 Let op: het is niet mogelijk om overuren te blokkeren in AdminPulse. Je kunt ze wel opvolgen, corrigeren en verrekenen met tijd voor tijd.

Exporteren naar Excel

Via de knop Exporteren naar Excel kun je het volledige overzicht downloaden als Excel-bestand.

De export:

• gebruikt exact dezelfde filters en periode als het scherm,
• wordt op de achtergrond aangemaakt,
• bevat alle zichtbare medewerkers en totalen.

💡 Zodra het bestand klaar is, krijg je een melding en kun je het openen of opslaan.

👉 Afhankelijk van de gekozen periode en het aantal medewerkers kan het even duren voordat de export beschikbaar is.

Belangrijke aandachtspunten en beperkingen

Tot slot is het belangrijk om rekening te houden met een aantal algemene aandachtspunten bij het gebruik van het ‘Uren per medewerker’-scherm:

• Niet alles is altijd zichtbaar
  Sommige regels en kolommen verschijnen alleen wanneer ze daadwerkelijk van toepassing zijn. Dit geldt voor:
  • Ontbrekende uren
  • Afwezigheid
  • Tijd voor tijd
  • Overuren
  • Correcties overuren
  • Saldo overuren deze periode (kolom)
• Rechten bepalen wat je ziet en kunt doen in het ‘Uren per medewerker’-scherm
  Je kunt standaard alleen je eigen registraties aanpassen. Voor acties op andere medewerkers zijn extra rechten nodig.
• Uurroosters zijn cruciaal
  Zonder uurrooster kan AdminPulse geen verwachte werktijd, ontbrekende uren of overuren correct berekenen.
• Thuiswerk aanpassen is beperkt
  Thuiswerkuren kun je alleen aanpassen in de dagweergave, niet in week-, maand- of jaarweergave.
• Aanvullen vraagt voorzichtigheid
  Het opvullen van ontbrekende uren is bedoeld als administratieve hulp, niet als vervanging van correcte registraties.

💡 Gebruik dit overzicht bij voorkeur als vast controlemoment, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, om afwijkingen tijdig op te merken en bij te sturen.