Les compteurs d’absences vous permettent de suivre le nombre de jours ou d’heures d’absence (comme les congés ou les jours d'RTT) qu’un employé peut encore prendre. Dans cet article, vous découvrirez ce que sont les compteurs d’absences, quand les utiliser, comment les configurer et comment AdminPulse calcule les valeurs des compteurs.

👉 Cet article s’adresse principalement aux administrateurs qui configurent les paramètres GRH et sont responsables du suivi des absences.

Pour une introduction générale aux fonctionnalités GRH d’AdminPulse, consultez d’abord : Aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse

En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez la gestion des absences étape par étape

Que sont les compteurs d’absences ?

Un compteur d’absences permet de suivre le solde d’un type d’absence spécifique par employé. Vous utilisez par exemple des compteurs pour :

les congés légaux
le report de congés
les jours fériés de remplacement
les jours de réduction du temps de travail (RTT)

Chaque compteur d’absences fonctionne avec :

une valeur de départ (par exemple 20 jours de congés légaux),
un solde qui diminue automatiquement lorsqu’un employé enregistre des absences.

👉 AdminPulse n’est pas un système GRH complet. La plateforme offre un cadre flexible et générique, mais vous restez responsable de l’application et du suivi des règles légales et internes.

Quand utiliser des compteurs d’absences ?

Vous décidez vous-même pour quelles absences utiliser un compteur. Les compteurs d’absences sont surtout adaptés aux absences assorties d’un droit limité, que vous souhaitez suivre via un solde.

Les absences pour maladie ne font en général pas l’objet d’un compteur, car elles ne sont pas liées à un solde prédéfini. Pour plus d'informations à ce sujet : FAQ - Comment enregistrer une absence pour maladie dans AdminPulse ?

💡 Vous pouvez utiliser plusieurs compteurs pour suivre des exceptions ou des situations temporaires, par exemple un compteur distinct pour des congés reportés.

Que faut-il configurer au préalable avant de travailler avec des compteurs ?

Avant de commencer à utiliser les compteurs d’absences, il est important que les paramètres GRH de base soient correctement configurés. Ces paramètres ont un impact direct sur la manière dont les compteurs sont calculés et affichés.

Consultez donc d’abord la configuration GRH générale décrite dans : Aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse

Paramètres GRH généraux

Vérifiez en particulier les paramètres suivants sous Paramètres > Paramètres généraux > section : Paramètres de Grh (par propre entreprise) :

Heures de travail par jour
Vous définissez ici le nombre d’heures que compte une journée de travail standard dans votre bureau. Par exemple, une semaine de 40 heures correspond généralement à 8 heures par jour. Une semaine de 38 heures équivaut à 7 h 36 par jour.
AdminPulse utilise ce paramètre pour :
- convertir correctement les jours en heures et inversement,
- calculer les absences lorsqu’aucun calendrier n’est défini,
- convertir les valeurs de départ des compteurs d’absences en heures.
Exemple : si vous saisissez une valeur de départ de 20 jours de congés légaux, cela correspond à :
- 160 heures avec une durée de travail de 8 heures par jour,
- 152 heures avec une durée de travail de 7 h 36 par jour.
- Si vous demandez une demi-journée de congé sans calendrier, AdminPulse convertit automatiquement cette demi-journée en heures sur la base de ce paramètre (respectivement 4 h ou 3 h 18).
Propre entreprise standard pour les absences
Une absence est toujours enregistrée sur une relation de type Propre entreprise. Si vous disposez de plusieurs relations de ce type, vous pouvez définir ici celle qui est sélectionnée par défaut.
Cela simplifie l’enregistrement des absences pour les employés, car ils ne doivent pas la sélectionner à chaque fois.

Calendriers des employés

Pour un calcul correct et réaliste des compteurs d’absences, il est fortement recommandé de disposer d’un calendrier à jour par employé.

Avec calendrier : AdminPulse calcule sur la base des heures de travail effectivement planifiées par jour.
Sans calendrier : AdminPulse utilise la durée de travail par jour définie dans les paramètres Grh (voir ci-dessus).

👉 Si le calendrier d’un employé change en cours d’année, cela a un impact direct sur le calcul de ses compteurs d’absences.

Vous trouverez plus d’informations sur la configuration et la gestion des calendriers dans : Aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse

Configurer des absences avec compteur

Dans AdminPulse, vous choisissez vous-même quels types d’absences vous souhaitez suivre à l’aide d’un compteur. Pour cela, vous créez un article dans la Liste de prix pour chaque type d’absence.

Pour chaque type d’absence, vous pouvez ensuite décider d’y associer ou non un compteur d’absences.

Configurer une absence avec compteur via la liste de prix

Les types d’absences se gèrent via Enregistrement > Liste de prix, dans la section Absence. Vous y créez une sous-classe distincte par type d’absence, comme les congés, les RTT ou les jours fériés de remplacement.

Si vous souhaitez utiliser un compteur pour une absence, cochez pour ce type d’absence l’option 'Compteur d’absences'.

Accédez à Enregistrement > Liste de prix.
Ouvrez la section Absence ou créez une nouvelle sous-classe pour un type d’absence.
Donnez un nom clair au type d’absence (par exemple Congés ou RTT).
Cochez 'Compteur d’absences' si vous souhaitez suivre le solde.

Dès que vous cochez cette option, le compteur apparaît automatiquement comme colonne dans l’écran Grh > Compteurs d’absences.

Une absence avec compteur fonctionne toujours avec une valeur de départ. Chaque absence enregistrée diminue automatiquement le solde du compteur correspondant.

Désactiver un compteur

Si vous ne souhaitez plus suivre une absence à l’aide d’un compteur, vous pouvez décocher l’option 'Compteur d’absences' dans la Liste de prix.

👉 Attention : lorsque vous désactivez un compteur, celui-ci est supprimé pour tous les employés, y compris l’historique complet du compteur. Pour limiter l’impact, il est recommandé d’effectuer cette action avant le début d’une nouvelle année.

Comment les compteurs d’absences sont-ils calculés ?

La manière dont un compteur d’absences est diminué dépend des paramètres de l’employé. AdminPulse calcule les absences différemment selon qu’un calendrier est défini ou non.

Calcul avec calendrier

Lorsqu’un calendrier est défini pour un employé, AdminPulse se base sur les heures de travail planifiées par jour, telles que configurées dans la fiche employé (via Paramètres > Employés > fiche de l’employé > bouton 'Modifier le calendrier').

Il est recommandé de maintenir les calendriers aussi réalistes et à jour que possible afin de garantir un calcul correct des compteurs d’absences.

Exemple : si un employé ne travaille que 3 heures le mercredi matin, une absence ce jour-là réduira le compteur de 3 heures.

Calcul sans calendrier

Si aucun calendrier n’est défini pour un employé, AdminPulse se base uniquement sur la durée de travail par jour définie dans les paramètres GRH généraux.

Dans ce cas, une journée complète d’absence correspond toujours à cette durée de travail fixe, indépendamment du nombre d’heures que l’employé aurait normalement travaillées ce jour-là.

L’écran Compteurs d’absences

En tant qu’administrateur, vous utilisez l’écran Grh > Compteurs d’absences pour consulter, suivre et gérer les compteurs d’absences des employés. Vous y retrouvez un aperçu par employé et par type d’absence pour lequel un compteur est activé.

Aperçu de l’écran Compteurs d’absences

L’aperçu se présente sous forme de tableau :

Chaque ligne correspond à un employé.
Chaque colonne correspond à une absence suivie par un compteur (par exemple congés ou RTT).
La valeur affiche le solde actuel, éventuellement accompagné de la valeur de départ.

Selon vos paramètres, les compteurs sont affichés en jours ou en heures.

Filtres et options d’affichage dans l’écran Compteurs d’absences

En haut de l’écran, vous trouverez différents filtres et boutons à bascule. Ils vous permettent d’affiner l’aperçu et de vous concentrer rapidement sur les informations pertinentes.

Employé : utilisez ce filtre pour limiter l’aperçu à un employé spécifique. Pratique si vous souhaitez vérifier ou adapter le solde d’une seule personne.
Absence : filtrez sur un type d’absence (comme congés ou RTT). Vous voyez ainsi, en un coup d’œil, le solde de ce compteur pour tous les employés.
Année : sélectionnez l’année pour laquelle les compteurs doivent être affichés. Les compteurs d’absences sont gérés par année.
Type d’employé : ce filtre s’appuie sur le champ Type d’employé de la fiche employé (options : Employé interne, Employé externe, Indépendant, Stagiaire et Étudiant).
Tags d’employés (avec) : filtrez les employés portant un certain tag (par exemple une équipe, une fonction ou un groupe). Cette option est particulièrement utile dans les structures plus importantes.
Propre entreprise : si vous travaillez avec plusieurs relations de type Propre entreprise, vous pouvez filtrer ici pour consulter les compteurs par entreprise.

En plus de ces filtres, vous disposez de deux options d’affichage importantes sous forme de boutons à bascule :

Afficher les absences en jours : ce bouton détermine si les compteurs sont affichés en jours ou en heures.
Ne montrer que les employés ayant un solde restant : lorsque ce bouton est activé, vous ne voyez que les employés ayant encore un solde positif sur au moins un compteur.

💡 Ce bouton est particulièrement pratique en combinaison avec le filtre Absence, par exemple pour repérer rapidement les employés qui doivent encore prendre des jours de congé.

Initialiser des compteurs pour plusieurs employés

L’initialisation d’un compteur permet de définir une valeur de départ pour un compteur d’absences. Cette action se fait généralement au début d’une nouvelle année, mais elle peut aussi être nécessaire si des calendriers ou des accords changent.

Action globale : initialiser le compteur

Grâce à une action globale, vous pouvez définir des compteurs pour plusieurs employés à la fois.

Accédez à Grh > Compteurs d’absences.
Sélectionnez un ou plusieurs employés dans l’aperçu.
Cliquez sur Action globale et choisissez Initialiser le compteur.
Dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre, définissez les options souhaitées.
Cliquez sur OK pour enregistrer.

Choix dans l’écran d’initialisation

Dans la fenêtre pop-up Initialiser le compteur, vous définissez la manière dont le compteur est créé ou adapté.

Année : choisissez l’année pour laquelle vous souhaitez initialiser le compteur. Les compteurs d’absences sont toujours gérés par année.
Article de la liste de prix : sélectionnez le type d’absence pour lequel vous initialisez le compteur, par exemple Congés ou RTT.
Action
Vous avez trois possibilités :
- Définir la valeur de départ (heures)
- Définir la valeur de départ (jours)
- Copier de l’année précédente
Lors de la définition d’une valeur de départ, vous indiquez le nombre de jours ou d’heures qui doit servir de valeur initiale pour les employés sélectionnés.
Remplacer le compteur s'il existe déjà : cochez cette option s’il existe peut-être déjà un compteur pour l’année et le type d’absence choisis, et que vous souhaitez le remplacer par la nouvelle valeur de départ.
Supprimer les corrections existantes : cette option efface les corrections manuelles sur le compteur. Utilisez-la uniquement si vous êtes certain que ces corrections ne sont plus pertinentes.

👉 Si des absences ont déjà été enregistrées pour l’année sélectionnée, AdminPulse en tient automatiquement compte et adapte le solde sur la base des enregistrements existants.

Actions par employé et par compteur

En plus des actions globales, l’écran Grh > Compteurs d’absences vous permet aussi d’effectuer différentes actions par employé et par compteur. Ces actions servent principalement à définir des valeurs de départ, effectuer des corrections ou consulter des détails.

Définir manuellement une valeur de départ (par employé)

Si un employé n’a pas encore de valeur de départ pour un compteur, un signe plus (+) apparaît dans la colonne de l’absence concernée.

Via ce signe plus, vous pouvez définir rapidement une valeur de départ pour un employé spécifique, sans passer par une action globale.

👉 Dès que vous avez saisi une valeur de départ, ce compteur apparaît également sur le widget 'Compteurs d’absences' sur la page d’accueil de l’employé.

Actions sur une valeur de compteur

Dès qu’un compteur a une valeur, vous pouvez effectuer des actions supplémentaires en :

cliquant sur la valeur du compteur, ou
cliquant sur la flèche à côté de la valeur (qui s’affiche lorsque vous passez la souris sur la valeur).

Selon l’action choisie, vous pouvez :

ouvrir l’aperçu des enregistrements,
consulter les détails du compteur,
ou supprimer le compteur.

Consulter les détails et l’historique d’un compteur

Choisissez Ouvrir détails pour afficher la fenêtre de détails d’un compteur. Vous y voyez l’historique complet du compteur.

L’historique affiche notamment :

tous les enregistrements et initialisations,
le solde avant et après chaque modification,
les éventuelles corrections manuelles et leurs remarques.

Introduire des corrections sur un compteur

En bas de la fenêtre de détails, vous pouvez introduire une correction manuelle sur le compteur.

Vous pouvez :

introduire une correction positive pour ajouter du solde,
ou une correction négative pour diminuer le solde. Le solde ne peut pas devenir négatif : si une correction devait y conduire, le solde est ramené à 0.

Ajoutez toujours une remarque afin d’expliquer clairement la raison de la correction.

👉 Ceci est particulièrement important si plusieurs administrateurs travaillent avec les compteurs, afin que chaque modification reste traçable.

Actions sur un employé (actions de ligne)

Tout à droite de chaque ligne de l’aperçu, vous trouverez des icônes d’action liées à l’employé.

Ouvrir la fiche employé : vous accédez directement à la fiche de l’employé sélectionné.
Ouvrir l’aperçu des enregistrements : vous ouvrez l’aperçu des enregistrements de temps et d’absences de cet employé.

Que voit un employé ?

Les employés voient leurs compteurs d’absences dans un widget clair sur la page d’accueil. Ce widget affiche, pour chaque type d’absence, le solde actuel.

Seules les absences pour lesquelles une valeur de départ a été définie apparaissent dans ce widget.

Grâce au bouton à bascule 'Afficher les absences en jours', l’employé peut choisir d’afficher le solde en jours ou en heures.

Via le bouton '+ Ajouter une absence', l’employé peut enregistrer immédiatement une nouvelle absence. Le solde du compteur est alors mis à jour automatiquement. Il n’est pas possible d’enregistrer une absence si le solde est à 0.

Vous trouverez plus d’explications sur l’enregistrement des absences dans : FAQ - Comment ajouter une absence ?

Foire aux questions (FAQ)

Nous pouvons encore prendre nos congés de l’année dernière jusqu’au 31 mars. Quelle est la meilleure configuration ?
Travaillez avec un compteur séparé, par exemple Transfert congés. Initialisez ce compteur pour chaque employé avec le nombre correct de jours transférés. Vous assurez ensuite le suivi afin que ces jours soient pris à temps. S’il reste encore des jours après la date limite, vous pouvez ramener le compteur à 0 à partir du 1er avril via une correction.
Les employés ne peuvent prendre des jours fériés de remplacement qu’après la date du jour férié. Comment gérer cela ?
Si vous souhaitez appliquer cette règle strictement, vous pouvez créer un compteur séparé, par exemple Jours fériés de remplacement. Chaque fois qu’un jour férié tombe pendant le week-end, ajoutez une journée au compteur des employés concernés via une correction manuelle.
Pourquoi aucune information n’apparaît-elle sur le widget Compteurs d’absences sur la page d’accueil ?
Un compteur n’est affiché sur la page d’accueil que si :
- un compteur est activé pour cette absence dans la Liste de prix, et
- une valeur de départ a été définie pour ce compteur dans Grh > Compteurs d’absences.
Mon employé prend une absence de longue durée. Quelle est la meilleure approche ?
Si une absence de longue durée a un impact sur le calendrier (par exemple dans le cadre d’un crédit-temps), adaptez le calendrier de l’employé à partir de la date de début de l’absence. Vérifiez ensuite si le compteur d’absences doit également être adapté.
Le calendrier d’un employé change au cours de l’année. Cela a-t-il un impact sur le compteur de congés ?
Oui. Pour adapter correctement la valeur de départ du compteur de congés, vous devez réinitialiser le compteur. N’oubliez pas de cocher Écraser si le compteur existe déjà.

🎥 Découvrez la gestion des absences étape par étape

Dans cette courte vidéo, vous obtenez un aperçu clair de comment gérer les congés et absences :

Associé à