AdminPulse propose des fonctionnalités GRH de base pour le suivi des heures de travail et des absences. Vous pouvez ainsi, au sein d’un même environnement, non seulement planifier et enregistrer le travail, mais aussi suivre les heures de travail et les absences.

👉 Important à savoir : AdminPulse n’est pas un logiciel RH spécialisé. Les fonctionnalités RH sont conçues pour un suivi pratique et pour soutenir votre fonctionnement quotidien, mais elles ne remplacent pas une gestion complète du personnel.

👉 AdminPulse vous aide à suivre les absences et les soldes, mais n’applique pas automatiquement les règles légales. Vous restez responsable de l’application correcte des règles au sein de votre bureau. Les fonctionnalités RH sont volontairement génériques afin de convenir à différents types d’organisations.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu des possibilités du volet Grh dans AdminPulse. Pour des explications détaillées par écran, nous vous renvoyons vers des articles distincts.

Que pouvez-vous faire avec les fonctionnalités RH dans AdminPulse ?

En résumé, le volet Grh vous permet :

d’instaurer des calendriers par employé
d’enregistrer et de suivre les heures de travail
de suivre les heures supplémentaires
de gérer les absences et la récup
d’enregistrer le télétravail
de consulter des aperçus et des rapports

Limitations et points d’attention

Le volet Grh d’AdminPulse prend en charge le suivi des heures et des absences, mais ne remplace pas un système RH spécialisé.
Les règles légales relatives aux congés, aux reports ou aux exceptions ne sont pas appliquées automatiquement.
Les compteurs d’absences sont flexibles et génériques : vous déterminez vous-même comment et à quelles fins vous les utilisez.
Les modifications de paramètres (par exemple le nombre d’heures de travail par jour) ont un impact sur les calculs existants.

Rôles et responsabilités

Selon votre rôle par rapport à AdminPulse, vous utilisez les fonctionnalités RH différemment :

Administrateurs : configuration des paramètres de base et suivi.
Employés (administrateurs inclus) : enregistrement des heures de travail et des absences.

Le volet RH en tant qu’administrateur

En tant qu’administrateur, vous jouez un rôle central dans l’utilisation des fonctionnalités RH d’AdminPulse. Vous configurez les paramètres de base et veillez à ce que les heures de travail et les absences puissent être suivies correctement.

👉 Deux notions clés sont essentielles : le suivi du temps de travail et le suivi des absences.

Paramètres RH

La configuration de base de tout ce qui concerne les RH se fait via les paramètres. Allez dans Paramètres > Paramètres généraux > section Paramètres de Grh et vérifiez les réglages principaux. Vous pouvez y définir les éléments suivants:

Heures de travail par jour : détermine la manière dont AdminPulse convertit les heures et jours enregistrés vers du temps de travail et des absences.
Propre entreprise standard pour les absences : les absences et la récup sont techniquement liées à une relation du type 'Entreprise propre'.
Lors de la création d’un nouvel environnement AdminPulse, une relation du type 'Propre entreprise' est créée automatiquement et renseignée ici. Si vous travaillez avec plusieurs entreprises propres, vous pouvez en sélectionner une autre si nécessaire.
Enregistrements et absences autorisés à partir de : détermine à partir de quelle date les employés peuvent encoder des enregistrements et des absences.
Récup négative : indique si les employés peuvent prendre plus de récup qu’ils n’en ont accumulé.
Jours fériés : déterminent les jours pour lesquels aucune heure de travail n’est attendue (voir plus loin).

Créer et mettre à jour des calendriers pour le suivi des heures

Pour assurer un suivi et un reporting correct des heures prestées, un calendrier réaliste est essentiel.

S’il n’y a pas de calendrier défini, AdminPulse se base uniquement sur les heures de travail par jour définies dans les paramètres généraux Grh.

Vous pouvez définir un calendrier pour chaque employé. Ce calendrier détermine :

le nombre d’heures attendues par jour
l’existence éventuelle d’heures manquantes
les heures supplémentaires prestées
la récup accumulée ou prise

Les heures supplémentaires sont les heures qu’un employé preste au-delà des heures attendues. Elles sont calculées automatiquement sur base de : heures prestées + absences + récup − heures attendues.
Exemple : si une personne doit travailler 8 heures par jour et en preste 10, cela représente 2 heures supplémentaires.

La récup correspond au temps libre pris sur base des heures supplémentaires accumulées. La récup est enregistrée comme un type d’absence.
Exemple : avec 8 heures supplémentaires, vous pouvez prendre 1 jour de récup (pour une journée de travail de 8 heures).

Gérer le calendrier d’un employé

Suivez les étapes ci-dessous pour créer ou mettre à jour le calendrier d’un employé :

Allez dans Paramètres > Employés et ouvrez l’employé dont vous souhaitez modifier le calendrier.
Dans les détails de l’employé, vous trouverez le bouton 'Créer un calendrier' ou 'Modifier le calendrier'.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, indiquez les heures de travail standard par jour pour cet employé. AdminPulse affiche automatiquement :
- le total des heures par jour
- le total des heures sur une base hebdomadaire
Enregistrez le calendrier pour appliquer les modifications.

Configurer les absences et les compteurs d’absences (avec ou sans compteur)

En plus du suivi du temps de travail, AdminPulse permet également d’enregistrer et de suivre les absences, telles que les congés, la maladie ou les RTT.

Pour certaines absences, vous pouvez utiliser un compteur d’absences. Ce compteur est optionnel et permet de suivre un solde, par exemple le nombre de jours de congé ou d’heures de RTT restantes.

👉 Les compteurs d’absences servent à suivre des soldes et non à appliquer automatiquement des règles légales. Les règles et accords spécifiques restent à gérer par vos soins.

💡 La manière dont les absences sont déduites d’un compteur dépend du calendrier de l’employé. Sans calendrier, AdminPulse utilise les heures de travail par jour par défaut.

Vous déterminez vous-même les types d’absences disponibles via Enregistrement > Liste de prix. Une fois configurées, les employés peuvent les sélectionner lors de leurs enregistrements.
Pour une explication détaillée des compteurs d’absences, de leurs paramètres et de leurs calculs, consultez l’article dédié : Compteurs d'absences.

Jours fériés

Les jours fériés légaux sont intégrés par défaut dans AdminPulse. Aucun temps de travail n’est attendu ces jours-là.
Vous pouvez adapter la liste des jours fériés chaque année en fonction de l’organisation de votre bureau.

Si un enregistrement est tout de même ajouté un jour férié, les heures sont comptabilisées comme heures supplémentaires.

💡 Les jours fériés, il n’est pas nécessaire d’encoder un congé.

Plus d’informations : Configurer et gérer les jours fériés

Suivi et reporting

En tant qu’administrateur, vous pouvez suivre les heures de travail et les absences via différents écrans d’aperçu :

Heures par employé
Absences par employé
Calendrier des absences

💡 Chacun de ces écrans dispose d’un article distinct avec plus d’explications.

Heures supplémentaires

Vous débutez avec le volet RH dans AdminPulse et souhaitez encoder des soldes existants d’heures supplémentaires ? Cela peut se faire via les corrections dans AdminPulse .

💡 Attention : il n’est pas possible de bloquer les heures supplémentaires. Vous pouvez toutefois les suivre et les reporter.

Le volet RH en tant qu’employé(e)

Que pouvez-vous faire en tant qu’employé(e) ?

En tant qu’employé(e), vous enregistrez – selon ce que votre entreprise suit dans AdminPulse – les éléments suivants :

votre temps de travail
votre temps non travaillé sous forme d’absences et récup

AdminPulse compare ces enregistrements avec votre calendrier tel que défini dans AdminPulse et donc avec le temps de travail attendu.

💡 Ce n’est que si tous les enregistrements sont complets et corrects qu’AdminPulse peut fournir un reporting fiable. Des enregistrements manquants ou erronés donnent une image faussée.

Enregistrer vos absences et votre récup

Vous pouvez encoder vos absences et votre récup via différents écrans :

Nouvel enregistrement (Enregistrement > Nouvel enregistrement)
Aperçu (Enregistrement > Aperçu)
Calendrier des absences (Grh > Calendrier d'absences)

Vous ajoutez des absences ou de la récup via les boutons ou options de menu 'Ajouter une absence' ou 'Ajouter récup' dans ces écrans.

💡 Vous trouverez une explication détaillée dans l’article Comment ajouter une absence ?

Ajouter une absence ou de la récup pour un(e) collègue

Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez également ajouter des enregistrements, des absences ou de la récup pour vos collègues.

Plus d’informations dans l’article FAQ - Comment ajouter un enregistrement, une absence ou une récup pour un(e) collègue ?

Aperçu personnel sur la page d’accueil

Aperçu de vos enregistrements

Sur votre page d’accueil, vous voyez le widget 'Mes enregistrements'. Vous y obtenez en un coup d’œil :

vos heures enregistrées
les heures supplémentaires prestées
les éventuelles heures manquantes

Compteurs d’absences

Sur la page d’accueil, vous pouvez également consulter le solde de vos compteurs d’absences dans le widget 'Compteurs d’absences'.

Plus d’informations sur la page d’accueil : Aperçu : Page d'accueil

Voir quand vos collègues sont présents

Vous souhaitez savoir quand vos collègues travaillent ou sont absents ? Utilisez alors le Calendrier d'absences (Grh > Calendrier d'absences).

Selon vos droits, vous y verrez plus ou moins de détails concernant la présence, les absences et le télétravail de vos collègues.

💡 Bon à lire

Cet article vous donne un aperçu général des fonctionnalités RH dans AdminPulse. Pour approfondir certains sujets, vous trouverez ci-dessous des articles ciblés par thème.

Suivi et rapports

Vous souhaitez obtenir un aperçu détaillé, par employé, des heures prestées, attendues et manquantes par jour, semaine, mois ou année ? Lisez alors : Enregistrements par utilisateur
Vous souhaitez suivre, par employé, les soldes d’absences, les heures effectuées, les heures encodées, le temps de travail prévu et les heures manquantes ? Lisez alors : Absences par employé.
Vous souhaitez voir en un coup d’œil quand les employés sont présents ou absents ? Lisez alors : Aperçu : Calendrier d'absences.

Paramètres

Vous souhaitez comprendre le fonctionnement des compteurs d’absences et savoir comment les configurer ? Lisez alors : Compteurs d'absences.
Vous souhaitez savoir comment fonctionnent les jours fériés dans AdminPulse et comment les adapter ? Lisez alors : Configurer et gérer les jours fériés.
Vous souhaitez que les heures manquantes soient automatiquement complétées par de la récup ? Lisez alors : Remplir les heures manquantes avec récup.
Vous souhaitez enregistrer et suivre le télétravail au sein de votre bureau ? Lisez alors : Configurer et indiquer le télétravail.
Vous souhaitez regrouper les employés et filtrer plus rapidement dans les listes et les rapports ? Lisez alors : Tags d’employés : à quoi servent-ils et comment les utiliser ?.
Vous souhaitez suivre les formations et les formations continues ? Cela se fait via un module distinct pouvant être activé sur demande. Lisez alors : Aperçu : comment utiliser l’écran Gestion de la formation en tant qu’administrateur/trice.

Pour les employés

Vous souhaitez savoir comment enregistrer vous-même des absences et de la récup ? Lisez alors : Comment ajouter une absence ?.
Vous souhaitez ajouter des enregistrements, des absences ou de la récup pour un collègue ? Lisez alors : FAQ - Comment ajouter un enregistrement, une absence ou une récup pour un(e) collègue ?.

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