Aperçu : comment utiliser l’écran Gestion de la formation en tant qu’administrateur/trice

Le module Formations dans AdminPulse se compose de deux volets :

• Ce que vous, en tant qu’administrateur, pouvez faire : créer des formations, les attribuer, les suivre, contrôler les certificats et les clôturer.
• Ce que les employés peuvent faire : suivre une formation, éventuellement enregistrer leur temps, télécharger un certificat et la marquer comme complétée.

Pour chaque volet, un écran distinct est disponible dans AdminPulse :

• Grh > Gestion de la formation – pour les administrateurs
• Grh > Formations – pour les employés

Cet article se concentre sur la gestion. Pour en savoir plus sur ce que les employés peuvent faire, consultez l’article séparé : Aperçu : comment utiliser l’écran Formations en tant que collaborateur/trice

Pourquoi gérer les formations dans AdminPulse ?

AdminPulse est votre outil central de gestion de bureau. Il vous permet également de suivre facilement les formations, même si la formation elle-même se déroule via une plateforme externe. Avantages :

• Vous gardez une vue d’ensemble de qui suit quelle formation et enregistre combien de temps
• Vous respectez les obligations, par exemple en vue de la revue qualité de votre bureau
• Vous voyez si un certificat obligatoire a été téléchargé lorsque c’est nécessaire

Gestion des formations étape par étape

Les étapes ci-dessous sont une recommandation pour gérer les formations dans AdminPulse. En tant qu’administrateur, vous assurez ainsi un suivi optimal, de la création à la clôture.

• Étape 1 : Créer une formation – définissez les bases de la formation et indiquez si un certificat est requise
• Étape 2 : Attribuer des employés – invitez vos collègues à suivre une formation
• Étape 3 : Suivre la progression – visualisez par formation combien d’employés sont planifiés, en cours ou prêts
• Étape 4 : Gérer le statut – marquez une formation comme complétée, restaurez le statut ou annulez-la pour certains employés
• Étape 5 : Clôturer – clôturez définitivement la formation une fois tout terminé

Les actions liées à ces étapes seront expliquées plus en détail dans la suite de cet article.

Aperçu de l'écran de la gestion de la formation

L’écran Gestion de la formation (Grh > Gestion de la formation) est divisé en deux parties :

• En haut : des filtres pour retrouver rapidement des formations
• En dessous des filtres : la liste des formations correspondant à votre sélection

En haut à droite de l’écran, vous trouverez le bouton '+ Ajouter formation', qui vous permet de créer facilement une nouvelle formation.

Utiliser les filtres dans l’écran de gestion de la formation

Pour naviguer plus rapidement dans votre liste de formations, vous pouvez filtrer sur :

• Date : définissez manuellement une date de début et de fin
• Période : choisissez parmi des options prédéfinies comme Ce mois, Ce trimestre, une année spécifique ou Tous
• Statut : filtrez par exemple sur Planifié, En cours, Annulé ou Complété

Consulter les informations dans la liste des formations

Le tableau récapitulatif de l’écran Gestion de la formation comprend plusieurs colonnes, vous permettant de visualiser d’un coup d’œil les informations principales par formation :

• Nom : le titre de la formation
• Description : des informations complémentaires sur le contenu de la formation
• Quoi : le type de prestation de la liste des prix lié
• Type : interne ou externe
• Statut : Planifié, En cours, Complété ou Annulé
• Heures de formation prévues : la durée prévue de la formation
• Date de début et date de fin de la formation
• Obligatoire : indique si la formation est obligatoire. Les formations obligatoires sont signalées par une coche verte, les non obligatoires par une croix grise.
• Certificat requis : indique si les employés doivent télécharger un certificat pour que le suivi de la formation soit complet.
• Progression : indique combien d’employés ont déjà complété la formation par rapport au nombre d’employés attribués.
• Boutons d’action pour gérer la formation. Plus d’informations à ce sujet plus loin dans cet article.

Exporter les formations et les enregistrements de temps

Le bouton Exporter, situé à droite au-dessus du tableau récapitulatif des formations, vous permet de télécharger les données au format Excel.

Vous pouvez choisir entre deux options d’export :

• Exporter les formations : télécharge toutes les formations au format Excel.
• Exporter les enregistrements de temps : télécharge tous les enregistrements de formation au format Excel. Il s’agit des enregistrements de temps liés aux formations.

Vous pouvez ainsi contrôler, conserver ou traiter les formations et les heures de formation enregistrées en dehors d’AdminPulse.

Comment ajouter une formation ?

Pour ajouter une nouvelle formation, suivez ces étapes dans la page Grh > Gestion de la formation :

1. Cliquez en haut à droite sur '+ Ajouter formation'.
2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle vous entrez les informations suivantes :
   • Nom : saisissez le titre de la formation. La longueur maximale est de 100 caractères, espaces et signes de ponctuation compris.
   • Quoi : choisissez le type de prestation de la liste des prix 'Formation'.
   • Heures de formation prévues : indiquez le nombre d’heures prévues.
   • Type : précisez s’il s’agit d’une formation interne ou externe.
   • Statut : choisissez entre Planifié, En cours, Complété ou Annulé.
   • Date de début et date de fin : ces dates sont informatives, utilisées pour le filtrage et la planification.
   • Obligatoire : indiquez s’il s’agit d’une formation obligatoire.
   • Certificat requise : indiquez si les employés doivent télécharger une attestation ou un certificat pour cette formation. Si cette option est active, le suivi n’est complètement en ordre que lorsque le certificat a été téléchargé.
   • Description : ajoutez si vous le souhaitez des informations complémentaires sur le contenu de la formation.
3. Cliquez sur 'OK' pour enregistrer la formation.

Une fois sauvegardée, la formation apparaît dans la liste de la page Gestion de la formation. Vous pouvez alors inviter des employés à y participer.

💡 AdminPulse crée automatiquement un élément de liste de prix de type « Formation ». Cet article de la liste des prix est utilisé pour gérer les formations dans AdminPulse.

Comment gérer des formations existantes ?

Sur la droite de chaque formation dans l’aperçu, vous trouverez différents boutons d’action. Ils vous permettent de modifier la formation, d’ajouter des employés, d’accéder directement aux enregistrements liés ou de supprimer la formation.

Modifier une formation

Utilisez le bouton avec l’icône de crayon pour ajuster les données d’une formation. Vous pouvez modifier tous les champs définis lors de la création – tels que le nom, la durée, le type, le statut, la description ou le paramètre Certificat requis.

💡 Même si des employés sont liés à une formation, vous pouvez la modifier. Les changements n’ont pas d’impact sur les enregistrements déjà réalisés.

Supprimer une formation

Utilisez l’icône de corbeille pour supprimer définitivement une formation du système.

👉 Si du temps a déjà été enregistré sur cette formation, ces enregistrements seront conservés. Supprimer la formation n’aura pas d’impact sur eux.

Ajouter des employés à une formation

Cliquez sur l’icône des employés pour inscrire des employés à une formation. Cela se fait via la liste des employés affichée.

Vous pouvez filtrer la liste des employés selon différents critères. Filtres disponibles :

• Recherche par nom de l’employé
• Type d’employé
• Entreprise propre
• Tags d’employé
• Équipes
• Rôles

Vous avez ensuite deux options :

• Sélectionnez plusieurs employés via les cases à cocher et cliquez sur '+ Planifier la formation pour les employés sélectionnés'.
• Utilisez l’icône ‘plus’ à droite de la ligne de l’employé pour l’ajouter individuellement.

Une fois les employés ajoutés, ils apparaissent dans l’aperçu de la progression de la formation.

Suivre la progression des employés

Dans la colonne Progression, vous voyez combien d’employés attribués ont déjà complété la formation. Par exemple : 2/5 signifie que 2 employés sur 5 sont prêts.

Cliquez sur l’icône de dépliage au début de la ligne de la formation pour voir plus de détails. Dans l’aperçu, vous voyez par employé :

• Heures de formation enregistrées : le temps déjà enregistré pour cette formation
• Statut : le statut actuel de la formation pour cet employé
• Date accomplie : la date à laquelle l’employé a marqué la formation comme complétée
• Éventuels avertissements

💡 Vous voyez ici uniquement les employés attribués à cette formation.

Avertissements dans l’aperçu de la progression

AdminPulse affiche des avertissements afin que vous voyiez rapidement où une action est nécessaire.

• La date de fin approche : la date de fin de la formation tombe dans les deux semaines.
• La date de fin est dépassée : la formation n’est pas encore complétée, mais la date de fin est dépassée.
• Certificat manquant : la formation est complétée, mais aucun certificat n’a encore été téléchargée alors qu’elle est obligatoire.

💡 Passez votre souris sur l’icône d’avertissement jaune ou rouge pour voir quel avertissement s’applique.

👉 Pour une formation pour laquelle un certificat est obligatoire, le suivi n’est complètement en ordre que lorsque le certificat a été téléchargée.

Consulter et télécharger les certificats

Si un employé a téléchargé un certificat, vous le voyez dans l’aperçu de la progression de la formation grâce à l’icône de pièce jointe . Cliquez dessus pour télécharger le fichier, le consulter ou le conserver.

Marquer une formation comme complétée par employé

Cliquez sur l’icône de coche à côté du nom de l’employé pour mettre le statut de la formation pour cet employé sur Complété.

👉 Un certificat est obligatoire ? Dans ce cas, la formation n’est complètement suivie que lorsque le certificat a également été téléchargée.

Corriger le statut « Complété »

Un employé a accidentellement marqué une formation comme Complété ? En tant qu’administrateur, vous pouvez corriger cela. Cliquez sur l’icône de restauration à côté de son nom pour remettre le statut de la formation sur En cours.

Annuler une formation par employé

Cliquez sur l’icône d'interdiction pour annuler la formation pour cet employé. Il sera alors désinscrit de la formation. Cette action est utile en cas d'inscription erronée ou d'annulation.

Clôturer une formation en tant qu’administrateur

Une fois que vous constatez qu'une formation est terminée, vous pouvez également modifier le statut de la formation elle-même. Pour cela, contrôlez la progression des employés attribués. Si un certificat est obligatoire, contrôlez aussi si les certificats nécessaires ont été téléchargée.

Cliquez sur l’icône de crayon pour modifier la formation et passez le statut à Complété.
La formation n'a finalement pas eu lieu ? Optez alors pour le statut Annulé.

Comment consulter les heures enregistrées ?

Vous souhaitez, en tant qu’administrateur, vérifier combien de temps vos employés ont déjà enregistré sur une formation ?
Depuis l’écran Gestion de la formation, vous pouvez cliquer sur l’icône de raccourci pour accéder directement à l’aperçu des enregistrements filtré. Vous consultez ainsi rapidement les enregistrements liés, par employé ou par formation.

💡 Vous pouvez aussi aller directement dans l’aperçu des enregistrements (Enregistrement > Aperçu). Utilisez les filtres en haut de la page, comme le type de prestation, la période et/ou l’employé. Dans la liste des résultats, vous pouvez ensuite filtrer la colonne Type pour afficher uniquement les enregistrements de type 'Formation'.

💡 Bon à lire

• Vous souhaitez savoir ce que les employés voient dans le cadre des formations ? Consultez l’article dédié à l’usage de l’écran Formations (Grh > Formations) : Aperçu : comment utiliser l’écran Formations en tant que collaborateur/trice
• Vous êtes à la recherche d’une formation sur AdminPulse ? Consultez l’article Formation à la carte