Dans AdminPulse, des formations peuvent vous être attribuées. Leur suivi administratif se fait dans l’écran Grh > Formations. Cet écran vous donne, en un coup d’œil, un aperçu de toutes vos formations, de leur statut, des éventuels avertissements, des certificats et du temps déjà enregistré.

Dans cet article, vous allez découvrir comment :

consulter les formations qui vous sont attribuées,
enregistrer votre temps sur ces formations,
télécharger ou supprimer un certificat,
marquer une formation comme complétée, même sans enregistrement de temps,
et suivre votre progression jusqu’à la finalisation.

Que contient l’écran Formations ?

En haut de l’écran Formations (Grh > Formations), vous disposez de plusieurs filtres pour rechercher facilement parmi les formations qui vous ont été attribuées.
En dessous, selon les filtres appliqués, un tableau affiche les formations avec les informations clés pour chacune.

Quels filtres pouvez-vous utiliser dans l’écran Formations ?

Vous pouvez filtrer les formations de plusieurs façons :

Par date : définissez une période personnalisée ou utilisez un filtre rapide comme Ce mois, Ce trimestre ou une année spécifique.
Par statut : Annulé, Planifié, En cours ou Complété.

💡 Cliquez sur Réinitialiser les filtres pour effacer tous les filtres et lancer une nouvelle recherche.

Quelles informations retrouvez-vous dans le tableau d'aperçu des formations ?

Chaque ligne du tableau affiche les informations clés d’une formation :

Nom : le titre de la formation
Description : des informations complémentaires sur le contenu de la formation
Statut : Planifié, En cours ou Complété, selon votre avancement
Type : formation interne ou externe
Obligatoire : indique si la formation est obligatoire
Certificat requis : indique si vous devez télécharger une attestation ou un certificat pour cette formation
Heures de formation prévues : durée indicative prévue
Heures de formation enregistrées : temps déjà encodé
Date de début : début de la formation
Date de fin : fin prévue de la formation
Date accomplie : la date à laquelle vous avez marqué la formation comme complétée
Actions : boutons d’action pour, par exemple, enregistrer du temps, marquer une formation comme complétée, consulter les enregistrements, ouvrir les détails ou gérer un certificat

Quels boutons d’action se trouvent dans la colonne Actions ?

À droite de chaque ligne de formation, vous trouvez plusieurs boutons d’action. Ils vous permettent d’effectuer directement des actions sur cette formation.

Icône d’horloge : ajoutez un enregistrement de temps à la formation
Icône de coche : marquez la formation comme Complété, même si vous n’enregistrez pas de temps (supplémentaire). C’est par exemple utile pour les formations que vous suivez en dehors des heures de travail ou de votre propre initiative, selon les accords en vigueur dans votre bureau.
Icône de raccourci : ouvrez l’aperçu des enregistrements pour cette formation
Icône de loupe : ouvrez les détails de la formation
Icône de pièce jointe : téléchargez un certificat ou gérez un certificat existant, par exemple pour le télécharger ou le supprimer

💡 Les boutons que vous voyez dépendent du statut de la formation.

Avertissements dans l’écran Formations

AdminPulse affiche des avertissements avec des icônes à côté du statut d’une formation. Vous voyez ainsi rapidement où une action est nécessaire.

Date de fin approche : la date de fin de la formation tombe dans les deux semaines.
Date de fin dépassée : la formation n’est pas encore complétée, mais la date de fin est dépassée.
Certificat manquant : la formation est complétée, mais aucun certificat n’a encore été téléchargé alors que c’est obligatoire.

💡 Passez votre souris sur l’icône d’avertissement jaune ou rouge pour voir quel avertissement s’applique.

👉 Un certificat est requis ? Dans ce cas, le suivi n’est complètement en ordre que lorsque le certificat a été téléchargé.

Faire le suivi de vos formations assignées dans AdminPulse

Que pouvez-vous faire avec une formation assignée ?

Enregistrer du temps sur la formation
Télécharger ou supprimer un certificat si une attestation ou un certificat est nécessaire
Compléter la formation, avec ou sans enregistrement de temps
Adapter la date accomplie si la formation a été finalisée à une autre date
Suivre votre avancement

Comment évolue le statut d'une formation ?

Chaque formation passe automatiquement par trois statuts : Planifié → En cours → Complété.

Lorsqu’une formation est Planifiée, elle vous est attribuée.
Dès votre premier enregistrement de temps, le statut passe à En cours. Vous pouvez continuer à enregistrer du temps tant que la formation n’a pas été clôturée par l’administrateur.
Lorsque vous marquez la formation comme complétée, le statut est mis à jour en Complété. Vous pouvez le faire via un enregistrement de temps, mais aussi directement depuis l’écran Formations.

👉 Seul un administrateur peut, si nécessaire, remettre une formation complétée à l’état En cours.

Comment enregistrer du temps sur une formation ?

Vous pouvez enregistrer votre temps d'apprentissage pour garder une trace de votre participation.

Il existe plusieurs façons d’enregistrer du temps. Dans chaque cas, une fenêtre s’ouvre pour saisir les détails de l’enregistrement, comme la formation, la date et la durée.

Vous pouvez enregistrer du temps sur une formation à partir de :

Le bouton d'action avec icône d'horloge dans la colonne Actions du tableau d'aperçu des formations
L'aperçu des enregistrements (Enregistrement > Aperçu)
Cliquez sur la flèche à droite de + Ajouter et sélectionnez Ajouter formation.
L'écran d'encodage d'enregistrements (Enregistrement > Nouvel enregistrement)
En bas à droite de l'écran, cliquez sur Ajouter formation.
Le rapport des heures par employé (Grh > Heures par employé)
Cliquez sur la flèche à côté de + Ajouter un enregistrement et sélectionnez Ajouter formation.

👉 L’administrateur a clôturé la formation ? Dans ce cas, vous ne pouvez plus enregistrer de temps supplémentaire sur cette formation. Si du temps doit tout de même encore être ajouté, demandez à l’administrateur de rouvrir la formation.

Comment gérer un certificat pour une formation ?

Si un certificat est requis pour une formation, vous le voyez dans la colonne Certificat requis. Vous pouvez gérer le certificat via l’icône de pièce jointe dans la colonne Actions.

Ajouter un certificat : utilisez l’icône de pièce jointe pour ajouter une attestation ou un certificat.
Télécharger un certificat : si un certificat a déjà été ajouté, vous pouvez télécharger le fichier via le même bouton d’action.
Supprimer un certificat : via le même bouton d’action, vous pouvez aussi supprimer un certificat erroné ou obsolète.

Le certificat téléchargé est visible dans l’écran Formations et dans l’écran Gestion de la formation pour l’administrateur.

💡 Le certificat n’est pas visible dans le DMS (Documents > Documents).

Comment clôturer une formation en tant que collaborateur/trice ?

Vous pouvez marquer une formation comme complétée de deux manières :

Lors d’un enregistrement de temps, vous pouvez cocher la case Formation accomplie.
Depuis l’écran Formations, vous pouvez utiliser le bouton d’action avec l’icône de coche pour marquer directement la formation comme complétée, même si vous n’enregistrez pas de temps.

Lorsque vous marquez une formation comme complétée, le statut passe automatiquement à Complété.

Dans la colonne Date accomplie, vous voyez quand la formation a été marquée comme complétée. Vous pouvez adapter cette date si la formation a été finalisée à une autre date.

👉 Un certificat est requis ? Dans ce cas, la formation n’est complètement suivie que lorsque le certificat a également été téléchargé.

💡 Bon à lire

Vous êtes administrateur et souhaitez en savoir plus sur la gestion des formations ? Consultez cet article : Aperçu : comment utiliser l’écran Gestion de la formation en tant qu’administrateur/trice
Vous cherchez une formation sur AdminPulse ? Cet article vous donne plus d'informations : Formation à la carte

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