Avec les Équipes liées à une mission, vous déterminez quels collaborateurs peuvent voir cette mission et les données qui y sont associées. Cette possibilité est utile, par exemple, lorsque plusieurs services, comme le service juridique et le service comptable, travaillent pour la même relation sans devoir accéder aux mêmes missions et aux mêmes données.

Une équipe liée à une mission ne peut que restreindre davantage l’accès. Elle ne donne jamais accès à une relation qu’un collaborateur ne pouvait pas voir auparavant. Pour voir une mission cloisonnée, un collaborateur doit donc avoir accès à la relation et faire partie d’une équipe liée à la mission.

Dans cet article, vous découvrez comment lier des équipes à une mission, quelles données sont ainsi cloisonnées et comment les équipes de la relation et de la mission fonctionnent ensemble.

Avant de commencer

Cette fonctionnalité repose sur le fonctionnement général des équipes dans AdminPulse. Vous ne connaissez pas encore bien les équipes ? Lisez d’abord Équipes dans AdminPulse : comment organiser qui a accès aux relations ?.

Vous pouvez lier des équipes à une mission si :

votre cabinet utilise les missions ;
vous pouvez consulter les données de facturation de la relation ;
la mission n’est pas facturée via une autre relation ;
vous disposez de droits d’écriture pour les Factures provisoires.

Si l’une des trois premières conditions n’est pas remplie, l’icône en forme de roue dentée n’est pas disponible pour la mission. Si vous ne disposez pas des droits d’écriture pour les Factures provisoires, vous pouvez consulter les équipes configurées, mais pas les modifier.

💡 Vous pouvez uniquement sélectionner les équipes dont vous êtes vous-même membre, directement ou via une équipe parente.

👉 Vérifiez au préalable que les membres de l’équipe sélectionnée ont également accès à la relation. Lier une équipe à une mission ne donne jamais d’accès supplémentaire à la relation elle-même.

Lier des équipes à une mission

Vous liez des équipes à une mission via la planification de facturation du dossier relation :

Ouvrez le dossier relation et allez dans Facturation > Planification de facturation.
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée de la mission concernée. La fenêtre Paramètres de facturation s’ouvre.
Dans Équipes, sélectionnez une ou plusieurs équipes.
Vérifiez les équipes sélectionnées et cliquez sur Enregistrer.

Des équipes sont-elles liées à la mission ? Une icône d’information apparaît alors à côté d’Équipes. Elle vous permet de consulter les collaborateurs qui font partie des équipes sélectionnées. La fenêtre Employés qui ont accès tient uniquement compte des équipes liées à la mission. Un collaborateur repris dans cette liste ne voit la mission que s’il a également accès à la relation.

👉 Attention : vérifiez toujours la combinaison des équipes liées à la relation et à la mission. Un collaborateur ne voit une mission cloisonnée que s’il a accès à la fois à la relation et à la mission. Si la relation est, par exemple, uniquement accessible à l’Équipe A et que vous liez la mission uniquement à l’Équipe B, alors qu’aucun collaborateur n’a accès via les deux équipes, plus personne ne pourra voir la mission. La mission et les données associées ne sont pas supprimées, mais restent invisibles. Vous non plus, vous ne verrez plus la mission dans le dossier relation et ne pourrez donc plus y modifier les équipes. Seul un collaborateur ayant accès via les deux équipes pourra corriger la configuration. Si personne n’y a encore accès, contactez notre support.

Modifier les équipes de plusieurs missions en une seule fois

Vous souhaitez ajouter la même équipe à plusieurs missions ou l’en retirer ? Utilisez une action globale :

Allez dans Dossiers relations > Aperçu des planifications de facturation.
Sélectionnez les missions que vous souhaitez modifier.
Choisissez Action globale > Ajouter / supprimer une équipe.
Dans Action, indiquez si vous souhaitez ajouter ou supprimer une équipe.
Sélectionnez l’équipe concernée et confirmez.

AdminPulse traite la modification en arrière-plan. Si vous modifiez de nombreuses missions en une seule fois, cela peut prendre un certain temps avant que la modification soit visible partout.

💡 L’action globale modifie uniquement le lien entre l’équipe et les missions sélectionnées. Elle ne supprime pas l’équipe d’AdminPulse.

Qui a accès à une mission ?

L’accès d’un collaborateur à une mission dépend de son accès à la relation et des équipes liées à la mission :

Aucune équipe n’est liée à la mission : les collaborateurs qui ont accès à la relation peuvent voir la mission, selon leur rôle et leurs droits existants.
Une ou plusieurs équipes sont liées à la mission : seuls les collaborateurs qui font partie de l’une de ces équipes et qui ont accès à la relation peuvent voir la mission.
Équipes parentes : les collaborateurs membres d’une équipe parente ont également accès aux missions de la sous-équipe.

👉 Un collaborateur a-t-il obtenu l’accès à la relation via Employés autorisés ? Cela ne lui donne pas automatiquement accès à une mission cloisonnée. Il doit également faire partie d’une équipe liée à la mission.

💡 Les équipes déterminent quelles relations et missions un collaborateur peut voir. Elles ne modifient pas les actions que ce collaborateur peut effectuer dans AdminPulse. Les rôles et droits de facturation existants, dont Peut consulter les factures ?, restent donc d’application.

Quelles données sont cloisonnées ?

Dès que vous liez une ou plusieurs équipes à une mission, seuls les collaborateurs qui ont accès à la relation et qui font partie de l’une de ces équipes peuvent voir la mission et les données qui y sont associées. Cela concerne :

la mission elle-même, tant dans les aperçus que dans les menus de sélection ;
les programmations de tâches et les tâches liées à la mission ;
les enregistrements liés à la mission ;
les budgets de la mission ;
les données de facturation associées, comme les factures provisoires, les factures et les notes de crédit ;
les données de la mission dans les rapports et les filtres.

Les collaborateurs qui ne remplissent pas ces deux conditions ne voient pas ces données. La relation elle-même reste visible s’ils y ont accès.

Si vous ne voyez plus aucune mission d’une relation, vous ne pouvez plus sélectionner cette relation lors de la saisie d’un enregistrement. AdminPulse indique alors que vous ne disposez pas de droits suffisants pour voir l’une de ses missions.

👉 Les équipes liées à une mission n’ont aucune incidence sur les documents. Les documents sont liés à la relation et non à une mission spécifique. Les collaborateurs qui ont accès à la relation continuent donc à voir les documents dans le dossier relation.

Que se passe-t-il lorsque des factures provisoires sont fusionnées ?

Si vous fusionnez des factures provisoires de différentes missions, AdminPulse déplace les lignes de facturation et les enregistrements vers la facture provisoire de la mission principale. L’accès à l’ensemble de la facture provisoire fusionnée suit alors les équipes de cette mission principale.

👉 Les équipes diffèrent-elles entre les missions fusionnées ? Les données de facturation peuvent alors être visibles pour plus ou moins de collaborateurs que prévu. Si vous fusionnez, par exemple, une mission juridique liée à l’équipe Juridique avec une mission principale à laquelle aucune équipe n’est liée, les collaborateurs ayant accès à la relation et disposant des droits de facturation nécessaires peuvent voir les lignes de facturation et les enregistrements de la mission juridique via la facture provisoire fusionnée. Les enregistrements eux-mêmes restent toutefois cloisonnés dans les aperçus des enregistrements.

Avant de fusionner des factures provisoires, vérifiez donc quelles équipes sont liées à la mission principale. Utilisez de préférence les mêmes équipes pour les missions dont vous fusionnez les factures provisoires.

Exemple : cloisonner une mission juridique

Une relation comporte une mission comptable et une mission juridique. Les équipes Comptabilité et Juridique ont toutes deux accès à la relation.

Vous liez uniquement l’équipe Juridique à la mission juridique ? Les collaborateurs de l’équipe Comptabilité continuent alors à voir la relation, mais pas la mission juridique ni les données qui y sont associées.

💡 Bon à lire

Lisez également ces articles pour en savoir plus sur les équipes, les missions et les droits de facturation :

Consultez Équipes dans AdminPulse : comment organiser qui a accès aux relations ? pour savoir comment créer et gérer des équipes et les affecter à des relations.
Consultez Gérer plusieurs missions par relation pour savoir comment ajouter et gérer des missions.
Consultez Equipes - droits facturation pour savoir comment déterminer quels membres d’une équipe peuvent consulter les données de facturation.
Consultez Comment fusionner automatiquement des factures provisoires ? pour savoir comment la mission principale est déterminée et quelles données sont déplacées lors de la fusion.

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