Vous souhaitez envoyer des factures professionnelles au design personnalisé ? Dans cet article, vous découvrirez comment utiliser les modèles de factures : de l’ajout de substituants et de tableaux à l’application de couleurs, polices et autres éléments de votre charte graphique.
⏪ Pas encore familiarisé avec le fonctionnement général des modèles de factures ? Commencez par consulter l’aperçu général : Modèles de facture : vue d’ensemble de l’écran, les types et leur usage
⏪ Vous souhaitez d’abord apprendre à télécharger, remplacer et activer un modèle ? Lisez l'article précédent consacré à la gestion des modèles : Modèles de facture : actions clés pour la gestion
Utiliser des substituants dans vos modèles de factures
Dans AdminPulse, vous personnalisez librement l’apparence de vos factures ainsi que les informations qu’elles contiennent. Pour cela, vous utilisez des modèles de factures : il s’agit de documents Word avec une mise en forme fixe et des substituants.
Cliquez sur le bouton 'Substituants' (Paramètres > Modèles de factures > Substituants) pour accéder à la liste complète des substituants disponibles, avec leur description. Vous pouvez copier chaque substituant et le coller dans votre modèle Word.
Comment fonctionnent les substituants exactement ?
AdminPulse 'lit' votre modèle Word et remplace les substituants automatiquement par les données réelles dès que vous générez une facture.
Exemple : si vous utilisez le substituant {RelationName} dans votre modèle et que vous créez une facture pour le client “AP Tech SRL”, ce substituant sera automatiquement remplacé par “AP Tech SRL” à l’emplacement prévu.
L’image ci-dessous montre la section d’adresse d’un modèle avant insertion des données :
Voici le résultat une fois les substituants remplis automatiquement par AdminPulse :
Les substituants vous permettent d’afficher automatiquement les informations suivantes à l’endroit souhaité dans votre modèle :
- Les données de votre entreprise (adresse, e-mail, BCE, etc.)
- Les informations de votre client (nom, adresse, numéro de TVA, etc.)
- Les données de la facture (numéro, date, montant total, lignes de facture, etc.)
Afficher un tableau récapitulatif sur votre facture
En plus des données générales sur le client et le paiement, vous souhaitez sans doute offrir à ce dernier un aperçu clair de vos prestations, du temps consacré et du coût total.
Pour présenter ces informations de manière structurée, vous pouvez insérer un tableau avec des substituants dans Word. Vous choisissez vous-même les données à afficher. Par exemple, une liste de toutes les lignes de facture, avec pour chaque ligne une description, une quantité ou durée, et un prix hors TVA.
Comment configurer un tel tableau ?
Dans votre modèle Word, insérez un tableau classique avec les colonnes nécessaires pour afficher vos données. Par exemple : « Description », « Quantité », « Tarif », etc.
Pour indiquer à AdminPulse où commencer et arrêter l’ajout des lignes automatiques, vous utilisez deux substituants spécifiques :
-
{TableStart:XXX}— à placer dans la première cellule de la ligne -
{TableEnd:XXX}— à placer dans la dernière cellule de la même ligne
Entre ces deux substituants, insérez les substituants comme {Description}, {Quantity}, {UnitPrice}, {VatRate}, {TaxableAmount}, etc.
💡 Vous ne créez donc qu’une seule ligne dans Word. AdminPulse utilise cette ligne comme modèle et la répète automatiquement pour toutes les lignes de facture disponibles.
Ajouter une ligne d’en-tête au tableau
Pour améliorer la lisibilité de votre facture, ajoutez au-dessus de la ligne contenant les substituants une ligne d'en-tête. Il s’agit d’une ligne classique avec du texte fixe (sans substituants), comme « Description », « Quantité », « Prix unitaire », etc.
Cette ligne n’apparaît qu’une seule fois en haut du tableau et aide votre client à comprendre facilement le contenu de chaque colonne.
Exemple : tableau avec lignes de facture
Voici un exemple d’un tableau Word avec substituants :
Et voici comment le même tableau apparaît sur une facture générée avec les données remplies :
Quel type de données pouvez-vous afficher dans un tableau ?
Vous choisissez librement la liste à afficher dans votre tableau :
-
{TableStart:InvoiceLines}…{TableEnd:InvoiceLines}– toutes les lignes de facture -
{TableStart:TimeInvoiceLines}…{TableEnd:TimeInvoiceLines}– uniquement les lignes basées sur des enregistrements du type temps -
{TableStart:CostInvoiceLines}…{TableEnd:CostInvoiceLines}– uniquement les lignes basées sur des enregistrements du type produit/coût -
{TableStart:PaidAdvanceInvoiceLines}…{TableEnd:PaidAdvanceInvoiceLines}– uniquement des lignes de type acompte payé - ...
👉 Consultez la liste complète des types de listes pris en charge et des substituants disponibles ici : Modèles de facture : substituants pour les tableaux
💡 Il est aussi possible de combiner différents types de listes dans un même tableau, à l’aide de plusieurs blocs {TableStart:...} … {TableEnd:...}. Par exemple, vous pouvez d’abord afficher les prestations de type temps, ensuite les coûts, puis les acomptes. Cela rend votre facture plus lisible.
Dans l’exemple ci-dessous se trouve une combinaison de {TableStart:TimeInvoiceLines} … {TableEnd:TimeInvoiceLines} avec {TableStart:CostInvoiceLines} … {TableEnd:CostInvoiceLines} dans le même tableau.
Définir la mise en page de vos factures dans Word
Le modèle ne détermine pas seulement le contenu de votre facture, mais aussi son apparence visuelle. Chaque facture reflète ainsi votre identité visuelle et votre image professionnelle.
Tout ce que vous configurez dans le document Word — texte, couleurs, styles ou images — sera repris fidèlement dans la facture finale.
Quels éléments de mise en page pouvez-vous configurer dans Word ?
- Police d’écriture et taille
- Couleurs (du texte et de l’arrière-plan)
- Gras, italique, souligné
- Images et logos
- Alignement du texte et des tableaux
- ...
Le style appliqué à un substituant sera automatiquement appliqué aux données générées. Exemple : si vous mettez {InvoiceNumber} en gras et en vert dans Word, le numéro de facture apparaîtra en gras et en vert dans la facture générée.
👉 Remarque : lors de la conversion de Word en PDF, certaines mises en page peuvent être légèrement simplifiées. Les couleurs et les alignements sont généralement conservés, mais la disponibilité des polices dépend d’une liste limitée. Consultez cette page pour les polices compatibles : Liste de polices Microsoft
💡 Vous souhaitez tirer encore plus de profit de votre modèle Word ? Dans cet article, Modèles de facture : astuces pour la mise en page dans Word, vous découvrirez comment insérer votre logo, utiliser les en-têtes/pieds de page ou positionner les tableaux avec précision - tous les éléments nécessaires pour refléter fidèlement votre charte graphique.
💡 Bon à lire
- Lorsque vous créez ou modifiez un modèle de facture, il est utile d’avoir les articles de référence à portée de main :
Modèles de facture : substituants pour les informations générales de facture
⏭️ Modèles de facture : substituants pour les tableaux - Vous travaillez sur un modèle de détail de facture ? Les substituants spécifiques aux détails de facture se trouvent ici : Modèles de détails de facture : structure, tableaux et substituants
- Vous cherchez des modèles d’exemple ? Consultez alors l’article suivant : Exemples de modèles pour factures et détails de facture
- Des doutes sur la façon de modifier un document Word, insérer un logo ou optimiser la mise en page ? Consultez alors cet article : Modèles de facture : astuces pour la mise en page dans Word
- Vous souhaitez ajouter des conditions générales à vos factures ? Découvrez les options ici : FAQ – Comment ajouter des conditions à une facture ?
- Vous avez téléchargé et modifié un modèle, mais vous ne parvenez pas à le recharger ensuite ? Consultez : FAQ - Pourquoi est-ce que je reçois un message d’erreur lors du chargement de mon modèle de facture ?